6 Dode eenvoudige tips om je persoonlijke workflow te verbeteren

Heeft u problemen om op de hoogte te blijven, ondanks het feit dat u beschikt over het beste gereedschap en een gestroomlijnde werkstroom? Misschien heb je dat nodig minder tools en een eenvoudiger workflow.

Up-to-date blijven over wat het web te bieden heeft is stressvol zoals het is. Het toevoegen van elk onderdeel aan uw workflow kan rampzalig zijn. Het gebruik van minder, slimmere bronnen om uw werk gedaan te krijgen, is geen slechte strategie. Laten we een paar mogelijke manieren bekijken waarop u het kunt gebruiken en hoe het de weg kan banen voor een beter tempo en stijl van werken.

1. Laat uw huidige tools multitasken

Het is verleidelijk om steeds meer apps en gadgets aan uw workflow toe te voegen om te profiteren van alle handige functies waarmee ze worden geleverd. Dit betekent alleen maar datadashs om bij te houden en ze in harmonie te laten werken.

Ik heb veel te veel apps op mijn telefoon. pic.twitter.com/87opchTINW

- Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28 februari 2016

Vraag jezelf af wat die nieuwe tools kunnen doen die je bestaande niet kan? Hoe kun je je huidige set tools krijgen om dezelfde functies uit te voeren die nieuwe tools beloven? Kan je agenda dubbelen als een takenlijst Herinneringen Maak van Google Agenda een ongelooflijke takenlijst Herinneringen Maak van Google Agenda een ongelooflijke takenlijst Houd je een takenlijst en een aparte agenda bij? Het introduceert wrijving omdat taken en planning afhankelijk van elkaar zijn. Google heeft dit nu opgelost door herinneringen aan Google Agenda op Android te introduceren. Lees verder ? Kan Gmail fungeren als uw RSS-lezer Hoe Gmail gebruiken als een RSS-lezer Hoe Gmail gebruiken als een RSS-lezer Een interessant alternatief voor Google Reader is te vinden in Google - een waarvan je weet dat die nergens heen gaat: Gmail. Met een paar stappen kunt u een deel van uw inbox omzetten in een RSS-lezer. Lees verder ? Kan Trello veranderen in uw geld tracker 10 Uniek gebruik van Trello Anders dan in Project Management 10 Uniek gebruik van Trello Anders dan in Project Management Trello is een genot voor de lijstliefhebber. De aanpak in Kanban-stijl was niet alleen bedoeld voor projectmanagement. Geloof ons niet? Kijk naar deze tien unieke toepassingen van Trello. Lees verder ?

Voordat u een nieuwe app installeert, zich aanmeldt voor een nieuwe service of een nieuwe gadget koopt, bekijkt u de hulpprogramma's die u al regelmatig gebruikt en bekijkt u hoe u deze kunt herbehandelen. Met deze aanpak hoeft u niet:

• Verspil geld aan nieuwe tools wanneer uw bestaande (reeds betaalde) hulpprogramma's het werk gratis kunnen uitvoeren
• Tijdverspilling bij het instellen van de nieuwe hulpmiddelen, het leren van uw weg eromheen en het importeren van gegevens erin

2. Verbied verslavende taken met uw hoofdcomputer

Zelfs als je afleiding-blokkerende apps gebruikt om weg te blijven van Facebook, Twitter, je inbox, feed-lezer, etc. wanneer je moet werken, blijft de verleiding om snel naar de nieuwste updates te kijken nog steeds aanwezig.

Waarom neem je de bron van de verleiding niet uit de vergelijking? Scheid het spel van het werk door activiteiten als Facebooking, e-mail controleren en feed lezen weg van uw primaire computer te verplaatsen. Beperk ze tot een secundaire gadget zoals uw tablet of een andere computer en gebruik uw primaire apparaat alleen voor werk.

3. Gebruik overal tekstbestanden

Toen Leo Babauta schreef dat hij alles in tekstbestanden opslaat, dacht ik dat die aanpak op geen enkele manier voor mij kon werken. Maar ik besloot toch om het te proberen.

Na een beetje experimenteren, realiseerde ik me dat ik geen extra apps en services nodig heb voor het beheer van een aanzienlijk deel van mijn digitale leven, maar ik gebruik ze hoe dan ook omdat het is wat ik altijd heb gedaan.

Een gewoon tekstbestand doet het prima voor veel van uw gegevens die verspreid zijn over verschillende platforms, websites en apps.

Tekstbestanden zijn eenvoudig, lichtgewicht en cross-platform. U hoeft geen apps of fancy add-ons te installeren om ze te laten werken. U hoeft zich nergens voor in te schrijven. U hoeft niet om te gaan met compatibiliteitsproblemen tijdens het openen of delen van de gegevens die ze bevatten. Dit maakt tekstbestanden perfect voor het bijhouden van alles, van takenlijstjes voor het factureren van betalingen aan de boeken die u wilt lezen.

Een degelijke notitie-app 6 Moderne notitie-apps maken om je gedachten te ordenen 6 moderne notitie-apps maken om je gedachten georganiseerd te houden Ooit een gedachte weggenomen en wenste dat je het opgeschreven had? Het zal niet meer gebeuren wanneer je een van deze moderne apps binnen handbereik hebt. Meer lezen met een zoekfunctie is het enige dat u nodig hebt om met tekstbestanden om te gaan. Brownie wijst erop of het Markdown en synchronisatie van cloud-opslag ondersteunt. Zelfs het standaardblocnote dat bij je besturingssysteem wordt meegeleverd, werkt in een crisis. Ik gebruik Letterspace (OS X, iOS) voor het maken van notities en ik kan het niet genoeg aanbevelen.

Er zijn taken waarvoor je wel iets krachtigers nodig hebt dan een tekstbestand, maar die taken zijn waarschijnlijk minder dan je denkt. Ook werkt deze aanpak misschien helemaal niet voor u, maar het is nog steeds iets om over na te denken.

4. Kies voor niet-opdringerige hulpmiddelen

Hulpmiddelen die niet goed worden uitgevoerd of onhandige interfaces hebben, zijn vaak tijdrovend. Je moet veel tijd besteden aan het zoeken met verborgen gebruikersinterface, zoeken naar verborgen of niet-intuïtieve functies en het ongedaan maken van wijzigingen die je hebt aangebracht.

Dat is waar je de awesomeness van een niet-opdringerige tool zult waarderen - een die je laat focussen op de taak die voorhanden is zonder je af en toe te pauzeren om deze functie te vinden of te herinneren hoe die werkt.

We weten dat u in sommige gevallen misschien niet van uw tools zult profiteren, bijvoorbeeld in samenwerkingsverbanden. Maar kies op zijn minst waar je de keuzevrijheid hebt, hulpmiddelen die beloven om uit de weg te gaan als je ze eenmaal onder de knie hebt. Ze hoeven niet te simpel of minimalistisch te zijn. Ze moeten zich zo intuïtief voelen dat je gebruikt dat je vergeet dat je ze gebruikt.

Als je Evernote gebruikt maar de interface haat, is Alternote voor Mac ongelooflijk - vooral voor het schrijven in lange vorm.https: //t.co/ET3q0l2VS5

- Ryan Delk (@delk) 4 februari 2016

Natuurlijk kun je sommige apps gewoon te handig vinden om op te geven op basis van een slecht uitgevoerde interface. Het beste wat u in dit geval kunt doen is op zoek gaan naar een externe client met een soepelere interface.

5. Voorraad op sjablonen en snelkoppelingen

Datasjablonen, sneltoetsen op het toetsenbord en taakautomatiseringen verdienen alle lof die ze krijgen en het wordt tijd dat u ze tot een belangrijk onderdeel van uw workflow maakt. Het instellen ervan kan een beetje tijdrovend zijn, maar de mate waarin ze uw workflow soepel maken, maakt dit meer dan goed.

Ik heb bijvoorbeeld een sjabloon voor mijn artikelen ingesteld. Het bevat een leeg gedeelte om te experimenteren met titels, een lijst van generieke sectiekoppen (sectie 1, sectie 2, enzovoort) en een checklist met items waarnaar ik moet zoeken (verbroken koppelingen, ontbrekende afbeeldingen, enz.). De sjabloon eindigt met een leeg gedeelte voor notities.

Ik heb deze sjabloon opgeslagen in de ingebouwde tekstuitbreiding van mijn Mac. Wat is Tekstuitbreiding en hoe kan dit u helpen tijd te besparen? Wat is Tekstuitbreiding en hoe kan het u helpen tijd te besparen? Als je jezelf maar een klein deel van de tijd kunt besparen die je aan het typen bent, kun je elke week uren tijd besparen. Dat is precies waar tekstuitbreiding voor is. Lees verder . Nu typ ik elke keer als ik klaar ben om een ​​nieuw artikel te beginnen rpt (een afkorting voor Regular Post Template) en klik op de spatiebalk. En er is een kant en klaar skelet van het artikel dat ik ga typen. Het is een verstandig beginpunt en is zoveel beter dan de gevreesde lege pagina Facing Writer's Block? Krijg de ideeën stroomt met deze 3 dagelijkse rituelen tegenover Writer's Block? Krijg de ideeën die samenvloeien met deze 3 dagelijkse rituelen Met slechts enkele reguliere activiteiten kunnen schrijvers hun voortdurende strijd om ideeën verminderen. Hier zijn drie van die rituelen die je een gestage stroom van ideeën kunnen geven voor je volgende creatieve stuk. Lees meer waar ik altijd voor kermde.

Ik heb ook een snelkoppeling voor het toevoegen van beeldcredits. Het geeft me een standaard HTML-codefragment dat de URL van de afbeelding, de eigenaar van de afbeelding en de bron van de afbeelding bevat. Het enige wat ik moet doen is die standaardgegevens vervangen door de relevante toeschrijvingsgegevens voor elke afbeelding die ik gebruik.

6. Zorg dat u een map of twee hebt voor tijdelijke gegevens

Mijn digitale gegevenshubs - mappen voor harde schijven, cloudopslag, inboxen - raken te snel vol met inkomende gegevens met een korte houdbaarheid, zoals bijlagen die ik download, screenshots die ik maak, e-mails over producten die ik bestel, enz..

Telkens als ik een belangrijk bestand of e-mail wilde, moest ik al die andere gegevens doorwaden die veel minder bruikbaar waren. Ik had het in geschikte mappen kunnen kanaliseren met een geautomatiseerd systeem of een heleboel IFTTT-recepten, maar dat leek me teveel moeite voor gegevens die niet eens nuttig of relevant zijn voor de lange termijn.

Nu dump ik die gegevens in een map met de naam Temp (tijdelijk) op de harde schijf van mijn Mac. Elk inkomend bestand dat ik ken zal na een paar dagen tot een maand niet bruikbaar zijn, ik sleep het naar de map Temp. Elke week bekijk ik snel deze tijdelijke map, sorteer bestanden op type en maak de map snel leeg door bulk bestanden te verwijderen die niet langer nuttig zijn.

Ik heb zelfs een Temp-map voor e-mails. Elke e-mail die ik erin stop, ik neem deze in zodra deze niet meer relevant is. Als ik bijvoorbeeld een orderbevestiging voor een online aankoop krijg, plaats ik deze in deze Temp-map. Ik verwijder die e-mail de dag dat ik het product ontvang.

Gebruik minder, slimmer gereedschap

Sommige mensen zijn professioneel in het omgaan met digitale chaos. Als dat niet het geval is, is het waarschijnlijk overdreven dat u uw hulpprogramma's en digitale activiteiten aanpast, optimaliseert en beheert. Is het dan niet logisch om minder van hen te tweaken, te optimaliseren en te beheren in de eerste plaats? Dat is de aanpak die het afgelopen jaar of zo voor mij heel goed heeft uitgepakt. Misschien is het ook voor jou geschikt. Geef het een kans en je zult het weten!

Wat zou u aanbevelen om te elimineren of te verminderen om een ​​beter beheersbare workflow te hebben? Vertel ons wat voor u heeft gewerkt.

Image Credits: lege kartonnen doos door omphoto via Shutterstock

Ontdek meer over: Time Management.