Hoe om te gaan met Inbox overload en takenlijsten in e-mails

E-mailoverbelasting is tegenwoordig een groot probleem. Bovendien is e-mail niet alleen communicatie, het dicteert ook grotendeels uw takenlijst. Bovendien kunnen de constante meldingen een afleiding zijn. We hebben allemaal een manier nodig om e-mail te temmen.

Trucs om een ​​overvolle inbox te voorkomen 3 Gemakkelijke manieren om e-mailoverbelasting te stoppen vanuit het raken van uw inbox 3 eenvoudige manieren om e-mailoverbelasting te stoppen bij het raken van uw postvak IN E-mail heeft een reputatie als productiviteitsmisdadiger. Goed e-mailbeheer kan je helpen je inbox schoon te houden, maar zou het niet geweldig zijn als je er in het begin minder van hebt? Meer lezen is aan de orde van de dag. Wie kan er beter over praten dan een man die vanaf 2006 probeert Gmail te temmen? Andy Mitchell is de oprichter van ActiveInbox, een app om je Gmail-inbox te organiseren Je Gmail-postvak beter indelen Met ActiveInbox Je Gmail Inbox beter indelen Met ActiveInbox Lees meer .

E-mail in de ochtend: is dit een must, of moet je het gewoon voor later opruimen? Wat is de beste strategie om met e-mail om te gaan als je wakker wordt?

Andy: Ik heb hier jaren mee geworsteld.

• Als je het eerste e-mailbericht e-mailt, word je een hele ochtend leeggezogen (een beetje zoals het bekijken van een video op YouTube en vervolgens het volgen van gerelateerde video's in het konijnenhol).
• Maar als je het uitstelt, zul je waarschijnlijk iets kritisch missen of ergens in blijven hangen en er nooit meer op terugkomen.

Het antwoord is om beide te doen! Zij het in twee eenvoudige happen.

Maak eerst Inbox Zero met de aanpak van David Allen 5 Actiestappen voor het genezen van je postvak Nul E-mail Frenzy 5 Actiestappen voor het genezen van je postvak Zero E-mail Frenzy Inbox Zero is een van de populairste buzz-woorden. Om uw e-mailproblemen echt op te lossen, moet u verder gaan dan Inbox Zero en de onderliggende problemen aanpakken. Lees meer voor elke e-mail:

• Is het rommel? Verwijder het.
• Kan je binnen 2 minuten antwoorden? Doe het dan en verwijder het.
• Anders kunt u dit voor later doen. Met Gmail (met ActiveInbox) of Outlook kun je een prioriteitsstatus opgeven. (Misschien wil je meteen alle kritieke e-mails beantwoorden)

Waarom kiezen voor Inbox Zero? In de woorden van Merlin Mann ...

“Dat 'nul?' Het is niet het aantal berichten in je inbox - het is hoeveel van je eigen brein zich in die inbox bevindt. Vooral als je niet wilt dat het is.”

Het geeft je een schone start om door te gaan met je dag.

Actiepunt: Kies later op de dag een aantal lage energiepunten om de e-mails klaar te krijgen. Ik pleit voor de slaperige half uur na de lunch, en net voor het einde van de dag. Ga naar uw lijst met actie-e-mails en zoom er doorheen.

Moet e-mail iets zijn dat u altijd of periodiek controleert?

Andy: Ik denk dat als je de Inbox Zero-aanpak hierboven volgt, je elk uur of zo kunt controleren om op de hoogte te blijven van dringende dingen, maar alles wat tijd in meer periodieke blokken kost, uit te stellen.

Natuurlijk, als u in verkoop of klantenondersteuning werkt, hebt u geen keus - e-mail is uw leven!

Hoe categoriseer je e-mails tussen taken, belangrijke informatie en ander werk?

Andy: Ten eerste zijn er maar twee grote categorieën die ertoe doen: Is het een taak, of is het referentiemateriaal? Elke andere e-mail wordt gewoon verwijderd.

Taken kunnen vervolgens op status worden gegroepeerd. Bijv. hoge prioriteit, lage prioriteit, en “Wachten op”.

De “Wachten op” lijst is de meest krachtige, voor alles wat geblokkeerd is terwijl je wacht totdat iemand anders iets doet. Deze e-mails zijn normaal gesproken die in de diepte van onze e-mailclient zinken, en we vergeten volledig om op te volgen.

Actiepunt: Houd in Gmail een label bij; of in Outlook een vlag behouden; en als je een e-mail stuurt waarop je zeker een reactie wilt, markeer die dan. Vervolgens kunt u één keer per week uw Waiting For-lijst gebruiken en iedereen opjagen die nog niet heeft gereageerd.

Moet e-mail worden gebruikt als een takenlijst?

Andy: Ja!

Als er al taken in je Postvak IN komen, wat is dan het alternatief? Je zou ze vanuit je e-mail moeten kopiëren en plakken naar een ander systeem.

Dit is een enorme bron van tijdverspilling en verwarring, waarbij taken in verschillende systemen worden gedupliceerd. Om deze reden pleit David Allen “harde randen” (een item zou in slechts één lijst moeten voorkomen) om uw hersenen overzichtelijk en stressvrij te houden.

Het belangrijkste nadeel van normale e-mailclients is natuurlijk dat ze niet goed zijn in het afhandelen van die e-mailtaken. Vandaar dat het oorspronkelijke idee van ActiveInbox die e-mails waren zijn taken. Er is geen scheiding of duplicatie.

Actiepunt: [Noot van de redactie] Je kunt van Gmail een Trello-achtig taakbord maken met Sortd Gmail omzetten in een Trello-achtig taakbord met Sortering Gmail veranderen in een Trello-achtig taakbord met Sortering In het moderne personeel verandert je e-mail vaak in je takenlijst. Welnu, nu kunt u Trello-stijl organisatie recht krijgen in Gmail met een nieuwe Chrome-extensie, Sortd. Meer lezen, waarmee u het comfort van uw gewone inbox kunt krijgen en een taaklijst kunt toevoegen aan het proces.

Wat zijn enkele effectieve manieren om e-mail te gebruiken om taken te noteren?

Andy: Als je een taak wilt toevoegen die niet als e-mail is gestart, stuur je gewoon een e-mail naar jezelf! Dan moet je het markeren als een taak.

Met ActiveInbox kunt u het onderwerp van de e-mail vervangen door een taaknaam, een status & vervaldatum instellen, een controlelijst en notities toevoegen en deze onderdeel maken van een project. Het maakt van Gmail een volledige taakbeheerder.

Actiepunt: In Gmail kun je een e-mail met sterren markeren; met Inbox van Google kun je herinneringen toevoegen of een e-mail snoozen Google Inbox Review: een frisse neus Google Inbox Review: een frisse neus Gmail is een begrip op de e-mailafdeling, maar Google was er niet tevreden mee. Maak kennis met Google Inbox, een nieuwe manier om e-mail te benaderen. Lees verder .

Wordt onze inbox als takenlijst gewoon een systeem dat met de aandacht trekt?

Andy: Het is een systeem dat concurreert om onze aandacht, maar onze inbox doet dat al. Het is dus geen andere. Het feit dat je inbox al een takenlijst is, zonder dat je het in het bijzonder wilt hebben, is precies waarom je het je centrale takenlijst moet maken.

Het is altijd gemakkelijker om met de stroom mee te zwemmen. Je zou kunnen proberen om elders een takenlijst te onderhouden, maar als het merendeel van je taken afkomstig is van e-mail, wil je het blijven bestrijden, e-mails kopiëren en plakken in je andere task manager en schreeuwen naar collega's die je blijven e-mailen? Vecht niet! Maak e-mail de kern van uw takenlijst.

Actiepunt: [Noot van de redactie] Als je nog steeds een externe takenlijst wilt gebruiken, kun je met Todoist en Any.do taken rechtstreeks vanuit Gmail toevoegen.

Is e-mailefficiëntie een gezamenlijke of individuele verantwoordelijkheid? Wat is de etiquette die we allemaal zouden moeten volgen?

Andy: Als het gaat om etiquette, is het antwoord zeker, zeker in samenwerking. Zoals met al het andere in de samenleving, gaat het erom anderen te respecteren net als jezelf. [Noot van de redactie: op dezelfde manier zijn er een aantal e-mails die gegarandeerd beledigen, woedend zijn of irriteren. 6 manieren om te garanderen dat je beledigd, boos en geïrriteerd bent. Elke e-mail die je verzendt. 6 manieren om te garanderen dat je beledigd, kwaad en geïrriteerd bent Elke e-mail die je verzendt e-mails zijn taai. Het is heel moeilijk om over te komen wat je echt wilt zeggen in een e-mail, en de helft van de tijd dat mensen je bijna altijd verkeerd zullen begrijpen. Veel van het probleem komt ... Lees meer]

Hoewel ik ogenschijnlijk beleefd ben, denk ik aan e-mails die alleen maar zeggen “bedankt!” of “OK!” zijn een totale verspilling van tijd, en dus kwaad.

Maar als het gaat om hulpmiddelen voor samenwerking, is dat een andere zaak. E-mail is een inherente solo-ervaring. Ten minste om de planning van een team te coördineren, hebt u nog steeds uw projectmanager, CRM- en IM-tool nodig.

Actiepunt: Ik ben een fan van 3Sentences. Brevity bespaart iedereen tijd, zelfs wanneer u de e-mail in de toekomst opnieuw moet scannen. Terwijl e-mails die in de war zijn lui en grof zijn.

Stel Andy uw e-mailgerelateerde vragen!

Andy Mitchell zal de reacties lezen en zal alle vragen beantwoorden die je hebt over hoe om te gaan met je e-mail. Dit is je kans om dat vervelende probleem opgelost te krijgen!

Afbeeldingscredits: Cairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, Hoefi, OpenClip

Ontdek meer over: Tips per e-mail, Tijdbeheer, takenlijst.