Hoe de kracht van sjablonen te bevrijden in 7 topproductiviteitstools

Over het algemeen bestaan ​​er softwaretoepassingen die het gemak bieden en het werk stroomlijnen. Ze bieden meestal een verscheidenheid aan efficiënte hulpmiddelen om u te helpen de productiviteit te verhogen.

Maar wat als ik je zou vertellen dat het niet uitmaakt welke app je gebruikt, het is waarschijnlijk dat je het niet optimaal gebruikt?

Haal meer uit uw dagelijkse tools ontgrendel de kracht van sjablonen.

Waarom sjablonen?

Neem bijvoorbeeld tekstverwerkers. Elke keer dat u een nieuw document maakt, begint u helemaal opnieuw. Dat is ideaal en noodzakelijk als je iets nieuws, innovatiefs of verss aan het creëren bent. Maar als u een document maakt dat een universeel ontwerp heeft, verspilt u gewoon tijd.

Ongeacht welke app u gebruikt en het maakt niet uit wat voor soort project u start, er is waarschijnlijk al een vooraf gemaakte sjabloon beschikbaar. Als dat niet het geval is, kunt u meestal uw eigen sjablonen maken om later een beroep op te doen.

Deze benadering van de dagelijkse productiviteit nemen Hoe 6 eenvoudige Evernote-sjablonen mijn dagelijkse productiviteit vergroten Hoe 6 eenvoudige Evernote-sjablonen mijn dagelijkse productiviteit stimuleren Maak aangepaste sjablonen in Evernote. Met deze sjablonen verhoogt u uw productiviteit op het werk en in uw persoonlijke leven. Laten we eens kijken hoe u snel uw eigen aangepaste Evernote-sjablonen kunt maken. Meer lezen kan je leven verbeteren door je tijd te besparen, je te helpen geweldig werk te maken en misschien zelfs door je te helpen nieuwe formules te ontdekken voor je dagelijkse taken waar je niet aan had gedacht.

Dus, wanneer u zich engageert om sjablonen te gebruiken, is het belangrijk om te weten wat een sjabloon de moeite van het maken van uw tijd in de eerste plaats maakt.

Hoe een goede sjabloon te spotten

De eerste stap om een ​​sjabloon te kiezen, is precies bepalen wat u nodig hebt. Waar ga je het voor gebruiken? Welke informatie gaat u opnemen??

Dit is natuurlijk ook afhankelijk van de app die je van plan bent te gebruiken. Dat brengt me bij mijn volgende punt:

Zorg ervoor dat u het volledige toepassingsgebied begrijpt van de toepassing waarvoor u de sjabloon ontvangt. Zorg ervoor dat u het volledige bereik van de sjabloon begrijpt Maak uw aangepaste PDF-sjabloon voor het plannen van alles Maak uw aangepaste PDF-sjabloon voor het plannen van alles Sjablonen zijn essentiële tijdbesparende apparaten die u kunt gebruiken voor bijna elke situatie in het leven. Wanneer de speciale situatie komt, kun je je eigen sjabloon maken? Het is eenvoudig. We laten u zien hoe. Meer lezen, ook.

Met andere woorden, wat voor soort dingen kunt u ermee doen? Zijn er wijzigingen of bewerkingen die u niet kunt uitvoeren? Aan welke beperkingen of beperkingen moet u zich blijven houden? Zijn er elementen die op een bepaalde manier moeten worden gepresenteerd??

Elke goede sjabloon is zowel flexibel als aanpasbaar. Je zou het in precies wat je nodig hebt kunnen vormen, als het dat nog niet is.

Op dit moment lijken deze tips gegeneraliseerd, maar je zult de waarde ervan begrijpen zodra je erin duikt en op zoek gaat naar een sjabloon. Vergeet niet om op te schrijven en te specificeren wat u eerst uit de sjabloon nodig heeft, en ga vandaar verder.

Sjablonen voor populaire apps

Vervolgens zullen we enkele voorbeeldsjablonen voor verschillende populaire apps bekijken. Let op het type gemarkeerde sjablonen en probeer hetzelfde te doen voor uw eigen apps - vooral als ze niet op de lijst staan.

Via effectieve sjablonen kunt u het ware potentieel van uw apps ontgrendelen en uw software-ervaring naar een hoger niveau tillen.

Asana

Asana, als u nog niet bekend bent, is een teamgebaseerd hulpprogramma voor projectbeheer. Wat nog belangrijker is, het is een hulpmiddel voor sociale organisaties voor kleine tot grote teams, compleet met inline chatten, interacties en meer.

Hiermee kunt u contact houden met uw team, projecten creëren en organiseren en taken toewijzen aan teamleden. Je kunt projecten op verschillende manieren organiseren, met verschillende taken om een ​​geheel te vormen. Er zijn meerdere tools en functies om je ervaring te verbeteren. Iedereen kan bijvoorbeeld bestanden van cloudopslagservices bijvoegen, zoals Dropbox, of ze uploaden voor online toegang. Hiermee kunt u eenvoudig bestanden delen tussen teamleden.

In tegenstelling tot sommige andere apps in deze lijst, kunt u geen vooraf gemaakte sjablonen downloaden voor gebruik in Asana. Maar u kunt uw eigen sjablonen maken die u kunt gebruiken wanneer u ze nodig heeft.

Er zijn een paar manieren om dit te doen. U kunt vanuit het niets een sjabloon maken, met de volledige intentie om het vanaf het begin als sjabloon te gebruiken, of u kunt een bestaand project of taak omzetten in een sjabloon, zodat u de huidige structuur kunt opslaan.

Dit is geweldig voor taken zoals het maken van nieuwe checklists voor klanten, productmarketingcontent, kwaliteitsgarantieregelingen, onboardingmaterialen voor nieuwe medewerkers en meer. U kunt de huidige structuur of lay-out opslaan als basis om opnieuw te gebruiken en aan te passen voor toekomstige taken en projecten.

De volledige bron voor het werken met sjablonen in Asana is hier te vinden.

Asana is gratis te gebruiken voor teams van maximaal 15 personen, of $ 8,33 (jaarlijks gefactureerd) per lid voor grotere teams.

Canvas

Een van de beste dingen van Canva, een online hulpmiddel voor het bewerken en ontwerpen van afbeeldingen, is dat er een heleboel sjablonen beschikbaar zijn om mee te werken.

Canva is in feite de minder gecompliceerde Photoshop van modern grafisch ontwerp De 7 beste sites om gratis InDesign-sjablonen te vinden: boeken, folders, tijdschriften en meer De 7 beste sites om gratis InDesign-sjablonen te vinden: Boeken, Flyers, Tijdschriften en meer met behulp van een professionele Adobe InDesign-sjabloon in plaats van je eigen sjabloon te maken? Hier zijn de beste gratis sjabloon sites. Lees verder . Het is krachtig en er zijn talloze hulpmiddelen beschikbaar vanuit de app om de grafische afbeeldingen te maken die u nodig hebt voor blogposts, afdrukbronnen en meer. U kunt bestaande vormen, clipart, letterstijlen en visuele elementen gebruiken om precies het type afbeelding te maken dat u nodig hebt.

Het kiezen van een bestaande sjabloon om mee te werken in Canva is vreugdevol eenvoudig. Start de app en u krijgt een keuze uit verschillende opties.

Wat u misschien niet weet, is dat u met een Canva for Work-account uw eigen merksjablonen kunt maken en opslaan voor gebruik op elk gewenst moment. Dit is eenvoudig, want de opties staan ​​voor u klaar.

Er is een oplossing die u kunt gebruiken voor de standaardversie van Canva voor persoonlijk gebruik. De app slaat alle eerdere documenten die u hebt gemaakt automatisch op, op voorwaarde dat u zich hebt aangemeld. Zorg ervoor dat u dit doet, een nieuw document maakt en het vervolgens opvult met generieke afbeeldingen en inhoud.

Later kunt u het bestaande document bewerken door een kopie te maken en van daaruit te gaan. Het is net alsof u een aangepaste sjabloon heeft!

Canva Basic is gratis te gebruiken, maar er zijn beperkingen aan de inhoud die u in uw afbeeldingen kunt opnemen. U kunt individueel betalen om bepaalde grafische elementen te gebruiken vanuit de app en de kosten variëren.

Canva for Work is $ 12,95 per maand voor elke ontwerper van een team die toegang tot de tool nodig heeft, en die prijs wordt verdisconteerd naar $ 9,95 per maand als je op jaarbasis betaalt.

Kanbanize

Kanbanize, een populaire kanban en agile managementtool, heeft ingebouwde ondersteuning voor aangepaste kaarttypen en sjablonen.

De tool wordt gebruikt om werkprocessen te stroomlijnen door een gevisualiseerd voortgangsbord te bieden. Het is in wezen een digitale versie van het Kanban-proces. U maakt een projectbord dat net als een schoolbord of whiteboard fungeert. Vervolgens maakt u taakkaarten voor alle verschillende stappen die moeten worden uitgevoerd om uw project te voltooien - deze werken als plaknotities. Deze taakkaarten worden toegewezen aan individuele teamleden en helpen u bij te houden wat is voltooid en wat nog moet worden gedaan.

Normaal gesproken zou u taakkaarten en projectborden helemaal opnieuw moeten maken en alle individuele kenmerken, velden en details bewerken terwijl u bezig bent. Om dingen eenvoudiger te maken, kunt u met Kanbanize sjablonen van deze elementen maken.

Met dit hulpprogramma kunt u vooraf gemaakte sjablonen van taakkaarten wijzigen, zodat u ze niet steeds opnieuw hoeft te maken. Het is vooral handig als er kenmerken zijn die u regelmatig gebruikt en u kunt hetzelfde doen met projectborden om velden en kenmerken consistent te houden in meerdere projecten.

Het opzetten van een sjabloon in Kanbanize is vrij intuïtief, maar als u de voorkeur geeft aan gedetailleerde stappen, heeft de site ook eenvoudig te volgen instructies op de pagina Kaarttypen en sjablonen..

Kanbanize biedt een gratis proefversie voor maximaal 1000 acties. Daarna is het $ 9 per teamlid per maand (jaarlijks gefactureerd) voor kleinere teams van maximaal 20 gebruikers. Voor grotere organisaties is dit $ 15 per gebruiker per maand.

Google documenten

Google Documenten is een in de cloud gebaseerde tekstverwerker die buitengewoon veelzijdig is. Als u ooit Microsoft Word, OpenOffice of soortgelijke hulpprogramma's hebt gebruikt, is het bijna precies dat, met uitzondering van dat het een online app is. Er zijn ook mobiele en tabletversies van de tool, zodat u onderweg documenten kunt bewerken en er is een offline-functie voor wanneer u uw beveiligde wifi-bubbel moet verlaten.

Zoals de meeste tekstverwerkers, kunt u met de tool premadesjablonen downloaden voor het maken van documenten. Het soort sjabloon dat u nodig hebt, hangt duidelijk af van het project of de inhoud waaraan u wilt werken. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen voor agenda's, begeleidende brieven, cv's 3 Handige websites gratis Downloadbare CV-sjablonen 3 Handige websites gratis Downloadbare CV-sjablonen Lees meer, facturen, bedrijfsplannen, projecttijdlijnen en nog veel meer.

U vindt enkele van de beste vooraf gedefinieerde Google Documenten-sjablonen hier gemarkeerd 24 Google Documenten-sjablonen die uw leven gemakkelijker zullen maken 24 Google Docs-sjablonen die uw leven gemakkelijker zullen maken Sjablonen kunnen u veel tijd besparen. We hebben 24 tijdbesparende Google Documenten-sjablonen samengesteld voor werk, gezondheid, thuis en op reis. Ga door met uw projecten, in plaats van te worstelen met het samenstellen van documenten. Lees verder .

U kunt ook eenvoudig uw eigen sjabloon maken door een document met de basisinhoud op te slaan en dat bestand vervolgens later te kopiëren voor bewerking.

Hootsuite

Hootsuite is een super krachtige social marketing tool waarmee je sociale accounts kunt beheren en content kunt posten op verschillende sociale netwerken.

Wat het geweldig maakt voor bedrijven, groot en klein, is dat het verschillende beknopte analysetools biedt die passen bij de sociale content die u plaatst. U kunt betrokkenheidniveaus, weergaven, outreach-percentage en meer volgen.

Een van de uitstekende functies van Hootsuite - en dat zijn er veel - is dat je sjablonen van aangepaste sociale berichten kunt maken. Hiermee kunt u inhoud opnieuw gebruiken die u voortdurend zou posten. Dit is een functie die de meeste sociale netwerken missen, vooral vanuit het perspectief van veel bloggers en eigenaren van kleine bedrijven.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u de hele maand een promotie laat doorgaan waarvan u wilt dat uw sociale volgers hiervan op de hoogte zijn. In plaats van vanaf het begin een nieuwe sociale post te maken, elke keer dat u de promotionele inhoud wilt verzenden, kunt u het bericht opslaan als een sjabloon om later een beroep op te doen. Vervolgens kunt u in de loop van de maand die sjabloon openen en sociale posts plannen - elke keer hetzelfde of een beetje aangepast.

Als u zich afvraagt ​​hoe u sjablonen instelt, vindt u hier gedetailleerde instructies.

Hootsuite Pro, die maximaal 10 gebruikers toestaat, wordt $ 9,99 per maand gefactureerd per jaar. Hootsuite Business, dat is voor grotere teams, heeft geen prijs per gebruiker, dus u moet contact opnemen met het ondersteuningsteam voor meer informatie.

FreshBooks

Het runnen van een bedrijf, groot of klein, is geen gemakkelijke taak, vooral als het gaat om het beheren van de financiën. FreshBooks is een accountingtool dat rapporteert dat het gemiddeld twee volledige dagen per maand kan vrijmaken voor klanten die anders zouden worden uitgegeven aan het uitvoeren van reguliere boekhoudtaken.

Het is een QuickBooks-alternatief dat geweldig werkt en een minimale maar krachtige interface heeft.

Ik kan niet elke functie van de dienst bespreken, omdat ik hier de hele dag zou zijn - er is veel. Waar ik het over heb, is de uitstekende sjabloonondersteuning die de app biedt.

FreshBooks heeft al een vooraf gemaakte template-tool voor het genereren van facturen en schattingen. U kunt sjablonen rechtstreeks vanuit het paneel van uw accountbeheerder aanpassen. Hierdoor kunt u de tijd die u normaal aan het creëren van dit soort documenten besteedt, verkorten door vooraf de benodigde informatie en velden aan te passen. Op die manier, wanneer het tijd is om een ​​factuur te versturen De 5 beste gratis facturatie-apps voor freelancers en eigenaren van kleine bedrijven De 5 beste gratis facturatie-apps voor freelancers en eigenaren van kleine bedrijven We hebben de beste gratis factureringshulpmiddelen afgerond voor freelancers en eigenaren van kleine bedrijven. Kies degene die het beste bij je past. Meer lezen voor een klant, of schattingen genereren, u hoeft slechts een kleine hoeveelheid gegevens te bewerken.

FreshBooks is $ 39,95 per maand voor het Premium-abonnement, waarmee u een onbeperkt aantal klanten kunt factureren en een onbeperkt aantal facturen en rapporten kunt maken. Als u slechts 50 klanten of minder moet factureren, kunt u het Plus-abonnement nabouwen voor $ 24,95 per maand, wat een onbeperkt aantal facturen en rapporten biedt.

Zapier

Zapier is een krachtige tool die je kan helpen bij het automatiseren van taken Create Awesome Life Automations met Multi-Step Zaps Maak Awesome Life Automations met Multi-Step Zaps Zapier, de grootste concurrent van IFTTT, heeft aangekondigd dat het gebruikers nu de mogelijkheid biedt om meerdere acties te creëren automatiseringen genaamd multi-step zaps. Lees meer door een reeks triggers en acties te definiëren. Via de app maak je iets genaamd a “zap,” die als algemene regel of sjabloon dient voor de actie die u wilt uitvoeren.

De tool kan worden gebruikt om twee Zapier-ondersteunde apps met elkaar te verbinden om werk te voltooien.

U kunt bijvoorbeeld een zap of regel instellen waarmee Gmail-bijlagen automatisch worden opgeslagen in uw Dropbox-account. U kunt ook regels instellen voor het wekelijks maken van een Trello-kaart, het vullen van nieuwe rijen in Google Spreadsheets met RescueTime-samenvattingsrapporten en nog veel meer.

In wezen elke regel of actie die u in Zapier maakt is een sjabloon.

Deze tool is van onschatbare waarde voor bedrijfseigenaren en mensen die in snel veranderende omgevingen werken. U kunt een verscheidenheid aan taken automatiseren via meer dan 500 apps van derden, zoals Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote en meer.

Denk aan de hele tijd die u kunt besparen door alledaagse taken die u regelmatig uitvoert te automatiseren.

Zapier heeft een brede selectie van betalingslagen die variëren van Basic ($ 20 per maand) tot Business Plus ($ 125 per maand) en Infrastructuur ($ 250 per maand). Het aantal regels dat u kunt maken, is afhankelijk van het abonnement dat u kiest.

Welke sjablonen gaat u gebruiken??

Sjablonen kunnen, zolang ze effectief zijn, u veel tijd en moeite besparen. Hiermee kunt u algemene stappen overslaan in hulpprogramma's voor het maken van documenten en taken, zodat u meteen aan de slag kunt. Met alle hierboven genoemde apps - en vele die hier niet worden genoemd - kun je een sjabloon laden en specifieke velden bewerken om precies datgene te krijgen wat je nodig hebt.

We kunnen allemaal een beetje extra tijd gebruiken en door sjablonen te gebruiken, zul je jezelf dat precies veroorloven.

Dus, hoe gaat u sjablonen gebruiken om uw leven een beetje gemakkelijker te maken? Welke sjablonen u al gebruikt? Laat het ons weten in de comments hieronder!

Image Credit: Helloquence

Ontdek meer over: Office-sjablonen, productiviteit, tijdbeheer.