Eenvoudige tijd- en projectmanagementstrategieën die u thuis kunt gebruiken

Verlang je ernaar om veranderingen in je leven aan te brengen? Als je op het punt staat om een ​​nieuwe onderneming te starten, of het nu gaat om zelfontplooiing, een les die je wilt volgen of een huisverbeteringsproject, we hebben enkele oefeningen die je kans op succes vergroten..

Projecten plannen en beheren doen we allemaal min of meer intuïtief. Degenen die zijn blootgesteld aan professioneel projectbeheer kennen geavanceerde tools en methoden die worden gebruikt om projecten te initiëren en te beheren. Maar je hoeft geen pro te zijn om goed werk te leveren; je hebt alleen een strategische aanpak nodig.

De volgende oefeningen kunnen u helpen uw toekomst te visualiseren en stapsgewijze wijzigingen door te voeren om aan uw doelen te werken.

Wat is een project?

Voordat we beginnen, laten we definiëren wat een project is.

Een project is een tijdelijk onderneming met het doel om een concrete uitkomst, zoals een uniek product of een unieke service.

De bepalende kenmerken zijn tijdelijk en concrete uitkomst. Met andere woorden, een project heeft een begin en een einde, en tegen de tijd dat het voltooid is, hebben we idealiter het resultaat geproduceerd dat we hebben gedefinieerd bij het starten van het project. Dat gezegd hebbende, projecten kan iteratief zijn, dat wil zeggen dat u een mijlpaal bereikt, een nieuwe mijlpaal definieert en deze procesadvertentie eindeloos voortzet; deze “routine-” wordt vaak gevonden in softwareontwikkeling en kan ook van toepassing zijn op zelfontwikkeling.

Een dagelijkse routine, zoals het controleren van de mailbox op werkdagen of een gewoonte zoals tandenpoetsen of een ander repetitief proces, is geen project omdat het regelmatig is, niet tijdelijk en geen concreet resultaat oplevert. Het implementeren van een van deze als een gewoonte kan echter een project zijn.

Dus hoe ga je over het implementeren van een nieuw project?

The Jar of Life

Een nieuw project heeft ruimte in je leven nodig 7 Tijdmanagement Lessen die ik heb geleerd van Mountain Climbing 7 Timemanagementlessen die ik heb geleerd van Mountain Climbing Hoe je je tijd bestuurt van het eerste moment in de ochtend, tot het laatste moment dat je naar bed gaat, is heel erg zoals bergbeklimmen. Ik heb deze lessen op de harde manier geleerd. Lees verder . Wat als je al een volledig leven hebt? Je hebt waarschijnlijk een baan, een gezin, vrienden, hobby's, huisdieren, mogelijk andere verantwoordelijkheden die je tijd en aandacht vragen, en heel weinig tijd over hebben.

Hoe kun je tijd vrijmaken voor iets nieuws?

Helaas heb ik niet de antwoorden, maar misschien kan dit verhaal je een idee geven:

De boodschap om mee naar huis te nemen is dat je de hele tijd druk kan zijn zonder ooit iets te bereiken. Om dat te veranderen, moet je prioriteiten stellen! Je zult nog steeds tijd vinden voor de kleine dingen, terwijl je vorderingen maakt met de dingen die er echt toe doen.

Oefening 1: Analyseer uw pot met leven

Besteed enige tijd aan het reflecteren op je persoonlijke “pot van het leven”. Wat zijn de dingen in je leven die de rotsen, kiezels en zand voorstellen? Maak een lijst, identificeer uw prioriteiten en maak uw planning opnieuw. Plaats eerst je items met de hoogste prioriteit, rangschik andere belangrijke dingen om hen heen en ontdek uiteindelijk de gratis slots die je hebt voor al het andere. Is er ruimte voor nieuwe projecten?

Als je op zoek bent naar een leuke tijdmanagement-hack, probeer dan de Pomolego-techniek. Hoe LEGO's te gebruiken om je tijd beter te beheren LEGO's gebruiken om je tijd beter te beheren Ik denk dat ik de ultieme productiviteitstool heb gevonden: LEGO's. Ga niet weg! Laat het me uitleggen. Lees verder .

Premortem versus Postmortem

Misschien heeft de Jar of Life-oefening je aangemoedigd om een ​​nieuw project na te streven of in het algemeen veranderingen in je leven aan te brengen. Nu weten we allemaal dat projecten kunnen mislukken. Interessant is dat onderzoek heeft aangetoond dat het in beeld brengen van een projectdefect voordat het zelfs is gestart, een manier kan zijn om mislukken te voorkomen in de eerste plaats. Deze techniek wordt een a genoemd premortem.

Onderzoek uitgevoerd in 1989 door Deborah J. Mitchell, van de Wharton School; Jay Russo, van Cornell; en Nancy Pennington, van de Universiteit van Colorado, ontdekte dat prospectieve terugblik - in de veronderstelling dat er zich al een gebeurtenis heeft voorgedaan - het vermogen vergroot om redenen voor toekomstige uitkomsten met 30% correct te identificeren. We hebben prospectieve terugblik gebruikt om een ​​methode te ontwikkelen, een premortem, die projectteams helpt om risico's vanaf het begin te identificeren.
Gary Klein, Harvard Business Review

Een premortem lijkt op een post-mortem, maar het is nog niet gebeurd. In plaats daarvan denken de teamleden dat het project is mislukt en komen met potentiële redenen voor het falen ervan en manieren om die bedreigingen weg te nemen.

In de video hieronder verklaart Nobel-laureaat Daniel Kahneman het idee van het premortem in de context van zaken, maar hetzelfde kan van toepassing zijn op uw privéleven.

Oefening 2: Voer een premortem uit voor uw project

Overweeg voor deze oefening dat je project mislukt is. Wat kunnen de mogelijke oorzaken zijn? Aarzel niet om uw partner, een familielid of een vriend te betrekken bij het voorstellen van dingen die ertoe kunnen leiden dat uw onderneming mislukt. Brainstorm Brainstorm op de juiste manier met Simple Mood Boards Brainstorm op de juiste manier met Simple Mood Boards Een mooi moodboard is een van de beste tools voor visueel brainstormen. Gebruik deze korte handleiding om uw ideeën over te brengen of probeer solo te brainstormen met een collage van inspirerende afbeeldingen. Lees meer, verzamel zoveel mogelijk redenen (obstakels) zoals je kunt bedenken, inclusief gekke en onwaarschijnlijke ideeën 8 Tips om te komen met winnende ideeën als je alleen brainstormt 8 tips om met winnende ideeën te komen als je alleen brainstormt Twee hoofden denken beter dan één, maar brainstormen gaat evenveel over het oplossen van individuele problemen als over de groep. Hier zijn enkele methoden om een ​​te bouwen “storm” van ideeën. Lees verder . Er zijn geen foute antwoorden en kritiek of redenering is niet toegestaan ​​tijdens brainstorming! Je hebt creatieve vrijheid.

Kies uit uw lijst de 10 meest waarschijnlijke redenen die u kunt beheersen en waardoor uw project kan mislukken. Beschrijf voor elk van deze obstakels een eenvoudige oplossing of strategie waarmee u uw project tot een succes kunt maken. Deze oefening zal u helpen op de goede weg te blijven en daadwerkelijk falen te voorkomen.

U kunt een van deze diagrammen gebruiken 8 Diagrammen van apps voor beter brainstormen bij de Go 8 Diagrammen voor beter brainstormen onderweg Het leven kan druk en chaotisch zijn. Deze mind mapping- en brainstorm-apps kunnen u helpen uw inspiraties en ideeën voor een beter denkproces bij te houden. Alles gewoon een scherm tikken. Lees meer om de resultaten van uw brainstorming te verzamelen en organiseren.

Een paar andere aanbevolen gratis brainstormhulpmiddelen zijn:

• Coggle
• Wisemapping
• Tekst 2 Mindmap
• Mind42

Prognose vs. Backcasting

Trends en prognoses zijn waardevolle hulpmiddelen om te voorspellen wat er waarschijnlijk gaat gebeuren en vervolgens te plannen hoe u zult reageren. Breng bijvoorbeeld een paraplu of een regenjas mee, als het weerbericht 5 apps die het weer aangenamer maken 5 apps die het weer vermakelijker maken Vind je het weer te saai? Bekijk deze apps voor Android, iOS en internet die het weer vermakelijker maken. Meer lezen voorspelt regen. Maar deze strategie faalt wanneer we moeten innoveren of plannen maken voor het onbekende.

Prognostiek belemmert ons om iets nieuws te creëren omdat het onze visie beperkt tot voorwaarden en trends die al bekend of gevestigd zijn. Daarom passen we intuïtief voortdurend andere strategieën toe voor planning en visievorming.

U kiest bijvoorbeeld om een ​​onderwerp te studeren, een baan aan te vragen of naar een nieuwe plek te verhuizen (niet alleen) vanwege vroegere trends en ervaringen, maar ook omdat u een betere toekomst voor uzelf en anderen voor ogen heeft. Op basis van die visie ga je door met stappen in het heden om de toekomst te creëren waar je naar verlangt Coole onderzoeksprojecten die de toekomst kunnen veranderen Leuke onderzoeksprojecten die de toekomst kunnen veranderen Mega-bedrijven zoals Google, Microsoft, IBM en Intel zullen doorgaan om toekomstige generaties de wereld te geven die we ons nu alleen maar kunnen voorstellen? Deze spannende onderzoeksprojecten zeggen dat het een belofte is die ze zullen houden. Lees verder .

Een methode om een ​​strategie te ontwikkelen op basis van een toekomstvisie wordt genoemd backcasting (ook wel genoemd “achterwaartse toewijzing”). Het wordt meestal toegepast bij het plannen van duurzame ontwikkeling en innovatie.

Hier is de definitie van backcasting uit de Online Foresight Guide van de Europese Commissie:

Backcasting is een methode om normatieve [meer wenselijke toekomst] scenario's te ontwikkelen en hun haalbaarheid en implicaties te onderzoeken.

Oefening 3: Backcast van uw visie

Stel je voor deze oefening voor dat je je project met succes hebt voltooid. Alle verlangens en dromen die het hebben geïnspireerd zijn werkelijkheid geworden. Al je doelen zijn bereikt.

Schrijf een samenvatting van uw visie, alsof deze al uitgekomen is. Wees zo gedetailleerd mogelijk: waar ben je nu, hoe is je leven veranderd, wat zijn de dingen die je hebt bereikt, wat heb je geleerd, hoe voelt het?

Terugkijken op je pad van je gewenste toekomst, backcast de stappen die je hielpen om je visie te bereiken. Dit is een beetje een hersenkraker. Om het een beetje makkelijker te maken, kun je ook plannen vanaf het heden en je voorstellen dat je visie je er naartoe trekt als een magneet.

Maak een lijst van de stappen vanaf vandaag die u kunnen helpen uw visie te bereiken. Onthoud wat je hebt geleerd van de vorige oefeningen en probeer die informatie te integreren, indien mogelijk. Welke kansen grijpt u in om uw doelstellingen werkelijkheid te laten worden? Stel je weg van het heden naar de gewenste toekomst.

Geef een chronologische lijst van 10-15 stappen vanaf vandaag tot het voltooien van uw project. Focus op persoonlijke mijlpalen en kansen, niet op vooraf gedefinieerde evenementen. Wees specifiek als je jezelf deze vragen stelt.

• Hoe verwacht je persoonlijk te ontwikkelen?
• Wat verwacht u te leren en om uit dit project te komen?
• Welke kansen zult u creëren of benutten??

Overweeg het gebruik van een eenvoudige agile projectmanagementtool zoals Trello of zelfs een doe-het-zelf PDF-sjabloon Maak uw eigen PDF-sjabloon voor het plannen van alles Maak uw aangepaste PDF-sjabloon voor het plannen van alles Sjablonen zijn essentiële tijdbesparende apparaten die u kunt gebruiken voor bijna elke situatie in het leven. Wanneer de speciale situatie komt, kun je je eigen sjabloon maken? Het is eenvoudig. We laten u zien hoe. Lees Meer om uw backward mapping-stadia bij te houden.

Je weg vooruit

Alle drie de oefeningen gecombineerd, je hebt nu een vereenvoudigd plan voor je project 24 Google Docs-sjablonen die je leven gemakkelijker maken 24 Google Docs-sjablonen die je leven aangenamer maken Sjablonen kunnen je veel tijd besparen. We hebben 24 tijdbesparende Google Documenten-sjablonen samengesteld voor werk, gezondheid, thuis en op reis. Ga door met uw projecten, in plaats van te worstelen met het samenstellen van documenten. Lees verder . Het combineert elementen van timemanagement, risicobeheer, projectdefinitie en een strategie om uw doelstellingen te bereiken. Hopelijk zullen de oefeningen je ook dienen als motivator om vandaag aan de slag te gaan.

Heb je enig inzicht gehad tijdens het voltooien van deze oefeningen? Welke andere technieken heb je gebruikt om met succes in het verleden zelfontwikkelingsprojecten op te starten en te voltooien? Gelieve te delen met ons in de commentaren!

Image Credit: rechte weg die leidt naar open deuren door Lightspring via Shutterstock, Trueffelpix via Shutterstock

Meer informatie over: planningstool, projectbeheer, timemanagement.