De beste productiviteitstool is degene die u daadwerkelijk gebruikt

Oh, de beloften van de productiviteitsindustrie: “Gebruik dit ene systeem ... ”, “Met onze eenvoudige app ... ”, “Deze gekke truc ... ”.

Of geloof dat je aan je computer kunt zitten, precies weet wat voor werk je moet doen en, het meest verbazingwekkende van alles, doe het gewoon.

Wanneer je daar zit en naar een leeg document staart dat je hersens verwondt voor woorden die gewoon niet zullen komen, begint je geest van nature te dwalen.

Wat als ik in Inbox Zero Buried in e-mails zat? Je massieve inbox verkleinen tot nul met mailstrom begraven in e-mails? Je massieve inbox verkleinen tot nul bij mailstrom We hebben de afgelopen jaren een aantal oplossingen geboden om je Gmail-account te beheren en een rommelige inbox op te ruimen. Niets is handiger dan een centrale online oplossing zoals Mailstrom. Lees verder ? Of gewoon niet zoveel e-mails ontvangen per e-mail 5 Actiestappen voor het genezen van uw postvak Nul E-mail Frenzy 5 Actiestappen voor het genezen van uw postvak Zero E-mail Frenzy Inbox Zero is een van de populairste buzz-woorden. Om uw e-mailproblemen echt op te lossen, moet u verder gaan dan Inbox Zero en de onderliggende problemen aanpakken. Lees verder ? Misschien, als ik Getting Things Done Organize 2015 gebruikte: Leer de krijgskunst om dingen gedaan te krijgen [Stuff to Watch] Organiseer 2015: leer de krijgskunst om dingen gedaan te krijgen [Stuff to Watch] Ooit afgevraagd waarom de succesvolle, over-presteerders altijd een beetje koel blijven? Lees verder ? Dan zou ik kunnen gaan zitten en gewoon productief zijn.

Welke hulpmiddelen u gebruikt (of niet gebruikt) is echter zelden het probleem. Normaal gesproken ligt het probleem binnenin.

De never ending quest voor een magische knop

Elk jaar of twee is er een nieuwe app met een hoge productiviteit waar iedereen dolenthousiast over is.

Op dit moment lijkt de to-do app de jour, althans in de OS X-community, 2Do (wat we hebben besproken voordat Take Control of Tasks & To-Dos With the Powerful 2Do voor Mac & iOS Take Control of Taken en taken met de krachtige 2Do voor Mac en iOS Een krachtige take management-toepassing is de beste manier om op de hoogte te blijven van je taken en projecten, en 2Do is een van de meest robuuste platformonafhankelijke organisatoren voor Mac, iOS en Android, lees meer). Vóór 2 waren het dingen en voor dingen was het OmniFocus (waar we ook gekeken naar Getting Things Done, Better: The Redesigned OmniFocus 2 voor Mac Getting Things Done, Better: The Redesigned OmniFocus 2 for Mac Een paar jaar geleden gaf ik het op de originele OmniFocus omdat het te gecompliceerd was voor wat ik nodig had - stap in de opnieuw ontworpen en schonere Omnifocus 2. Lees meer).

Alle drie de apps beloven hetzelfde te doen - houd je steeds groeiende takenlijst bij. Ze nemen allemaal hun inspiratie, in meerdere of mindere mate, van GTD, maar in kernfunctionaliteit zijn ze vrijwel hetzelfde. U voegt taken toe, groepeert ze op projecten of context, geeft ze vervaldatums en vinkt ze af als ze klaar zijn. Het is een lichtjes bijgewerkte versie van de papieren planners die al tientallen jaren populair zijn. Waarom papieren planners relevant zijn in het tijdperk van de smartphone Agenda-apps Waarom papieren planners relevant zijn in het tijdperk van de smartphone Kalender-apps Smartphones zijn geweldig, maar misschien zijn planners één ding had niet mogen vervangen. Lees verder .

Overstappen van @ToDoist naar @ 2Do voor mijn GTD-processen. Ben dol op beide apps, maar 2Do zeker flexibeler voor geavanceerd gebruik. #blameViticci

- Stuart McIntyre? (@StuartMcIntyre) 12 november 2015

Het gekke is dat sommige mensen, in de zoektocht om productief te zijn, schakelen tussen deze apps in de hoop een magische oplossing voor de productiviteit te vinden. Ja, er zijn momenten waarop het zinvol is om te schakelen Waarom merkloyaliteit de vijand van productiviteit is Waarom merkloyaliteit de vijand van productiviteit is U kunt geen kennis opdoen van iets dat u niet wilt onderzoeken. Kun je je vooroordelen doorbreken en nieuwe dingen uitproberen? Proberen. De productiviteit kan net buiten uw comfortzone liggen. Lees verder . Soms zijn er verschillen tussen hen die voor een klein aantal mensen van belang zijn. Maar voor de meerderheid, als je OmniFocus niet kunt gebruiken om je taken te beheren, dan ga je het niet beter doen met 2Do of Things.

Je ziet dit niet alleen met actiepunten, het is hetzelfde met andere productiviteitssystemen, notities van apps en andere, niet-gerelateerde dingen, zoals diëten of nieuwjaarsresoluties. Iemand probeert een tool die de wereld belooft en, als ze de wereld niet pakken, geven ze de schuld en proberen een andere die gelooft dat het dingen zal repareren.

Als het hulpprogramma niet voor u werkt, is de kans groot dat geen gereedschap zal werken, het probleem is uw slechte gewoonten en andere scheuren in uw productiviteitsprocessen. GTD is bijvoorbeeld gebaseerd op de aanname dat je alles zult plaatsen - en ik bedoel alles in uw inbox. Als je dat niet doet, valt het hele systeem uit elkaar.

Afhalen: Verander je gedrag. Overschakelen naar de glimmende nieuwe app lost niets op, tenzij je het echt bij het systeem houdt.

De saaie waarheid van productiviteit

De saaie waarheid van productiviteit is dat de tool zelden het probleem is.

Op enkele uitzonderingen na zal het veranderen van apps of het uitproberen van een nieuw systeem geen groot effect op uw productiviteit hebben. Dat komt omdat de productiviteit uiteindelijk gaat u.

“Productiviteit = energie + focus + tijdbeheer” @saikytweets #productivity

- Justin High Sierra (@HarryGuinness) 19 januari 2016

Als het erop aan komt, is productiviteit een combinatie van energie, focus, en tijdsbeheer. Als je je leven regelt (timemanagement) zodat je een uur kunt krijgen om al je aandacht (energie) op slechts één taak (focus) te concentreren, is de kans heel groot dat je er serieus werk van zult maken. Een taakbeheer-app of productiviteitsstrategie kan een of twee van deze stappen een beetje gemakkelijker maken, maar ze kunnen het niet voor u doen.

Ik gebruik bijvoorbeeld OmniFocus om bij te houden welke artikelen ik moet schrijven. Dit betekent dat wanneer ik aan het werk ga, ik niet hoeft na te denken over wat ik moet doen, ik kijk gewoon naar de lijst en pak het artikel waarvan ik het meest geïnteresseerd ben in schrijven. Ik gebruik ook de Pomodoro-techniek Behaal je resoluties met Persevy en de Pomodoro-methode Behaal je resoluties met Persevy en de Pomodoro-methode Een van de populairste productiviteitsmethoden, de Pomodoro-techniek, is ideaal om je doelen te bereiken. En met de nieuwe webapp Persevy is het gemakkelijker dan ooit om je voortgang bij te houden. Meer lezen om mijn aandacht te houden op slechts één taak.

Zelfs met dat alles op zijn plaats, moet ik het werk nog steeds echt doen. Als ik zin heb om naar een van de nieuwe shows van Netflix te kijken 13 Nieuwe Netflix-originelen die je in 2016 zult zien 13 Nieuwe Netflix-originelen die je in 2016 zult zien Netflix heeft veel originele content uitgebracht - waaronder House of Cards, Orange Is the New Black, Narcos en Master of None - maar 2016 is gepland als het meest opwindende jaar van Netflix. Lees meer in plaats daarvan, het maakt niet uit wat de volgende is in mijn takenlijst of hoeveel sessies van 25 minuten ik oorspronkelijk gepland had, de kansen zijn dat er geen enkel woord zal worden geschreven.

Als ik Netflix blijf kijken in plaats van te werken, dan ligt het probleem niet bij mijn app voor taakbeheer of mijn productiviteitssysteem, maar bij mij. Ik moet ingaan op de reden waarom ik geen motivatie heb om te schrijven of wat ik ook zou moeten doen. Schakelen tussen apps of het uitproberen van een nieuwe magische knop gaat gewoon geen dingen repareren.

Afhalen: Je moet het werk doen. Geen enkele app gaat het voor u doen.

Zoek iets dat werkt en blijf ermee

De beste tools passen naadloos in uw leven. Ze moeten eenvoudig zijn om te gebruiken. Zodra u iets vindt dat u helpt productief te zijn, blijf er dan bij. Als je app voor taakbeheer alles kan bijhouden waar je het nodig hebt en je het gebruikt, is het zinloos om de glanzende nieuwe app te gebruiken.

OmniFocus en de Pomodoro-methode zijn slechts twee hulpmiddelen die echt voor me werken. Ze zijn echter niet de enige tools die zouden werken. Elke andere aardige app voor het beheer van taken (of een pen en papier!) Zou OmniFocus kunnen vervangen.

Er is niets magisch aan de stappen van 25 minuten van de Pomodoro-methode; Ik zou in plaats daarvan 20 of 30 of 45 minuten werksessies kunnen gebruiken en de dingen zouden vrijwel hetzelfde zijn. Het belangrijkste is dat ze me een kader bieden, de details doen er niet zoveel toe.

Als u een app voor taakbeheer of een andere productiviteitsstrategie heeft die voor u werkt Hoe productief te zijn Wanneer productiviteitsprogramma's niet voor u werken Hoe productief te zijn Wanneer productiviteitsprogramma's niet voor u werken, zou het u de afgelopen jaren moeten opvallen gaat over een obsessie met productiviteit. Maar wat als productiviteits-apps het niet voor u doen? Wat doe je dan? Lees meer, houd het. Voortdurend overschakelen naar een nieuwe app of een andere strategie proberen, zal echt productief zijn.

Zoals ik hierboven al zei, is goede productiviteit een combinatie van energie, focus, en tijdsbeheer. Als u voortdurend wijzigt welke apps of strategieën u gebruikt, interfereren ze met uw vermogen om de aandacht op een taak te richten.

Prettig weekend iedereen! Het is misschien een goed moment om met een pen en papier te gaan zitten en aan je doelen te werken, ToDo L pic.twitter.com/dLacHcnEBz

- Chris Laible (@LaibleChris) 9 januari 2016

We worden voortdurend overspoeld met ontelbare afleidingen; om productief te zijn, moet je ze minimaliseren. Veranderende apps introduceren nieuwe afleidingen voor uw workflow. Als je moet opzoeken waar precies de knop is om een ​​nieuwe taak te maken of probeer te onthouden wat de sneltoets is om een ​​timer te starten, maak je het jezelf moeilijker. Het doel is om apps te gebruiken om onze workflows te verminderen en te vereenvoudigen, niet om ze verder te compliceren.

Afhalen: Er zijn anti-productiviteitskosten verbonden aan het wijzigen van uw productiviteits-apps.

De sleutel tot productiviteit zit in ons gedrag

“Eenvoud komt neer op twee stappen: identificeer het essentiële. Elimineer de rest.”
- Leo Babauta

Als u gemotiveerd bent om iets te doen, dan kunnen productiviteitstools u helpen uw tijd beter in te delen Simple Time & Project Management Strategieën die u thuis kunt gebruiken Simple Time & Project Management Strategieën die u thuis kunt gebruiken Verlangt u naar veranderingen in uw leven? ? Wat het ook is dat je zou willen bereiken, behandel het als een project en complementeer het met onze oefeningen om je kans op succes te vergroten. Lees Meer en concentreer je energie, maar zij zullen het niet voor je doen. Als je niet gemotiveerd bent om iets te doen, zal geen enkele hoeveelheid gereedschap of trucjes echt helpen. Als dat het geval is, dan moet je de onderliggende problemen aanpakken in plaats van steeds maar van app te wisselen in de ijdele hoop dat het je op de een of andere manier op magische wijze om het werk zal geven dat je niet wilt doen.

Als u eenmaal een combinatie van productiviteitstools hebt gevonden die voor u werkt, zal het veranderen van dingen u alleen minder productief maken.

De sleutels tot productiviteit zijn bijna volledig intern. De oplossing is om goede gewoonten te ontwikkelen en de mogelijkheid om je te concentreren op een taak. Tijdblokkering - Het geheime wapen voor betere focus Tijdblokkering - Het geheime wapen voor betere focus Ben je op zoek naar een efficiëntere manier om je werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan je op het goede spoor houden terwijl je afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees verder . Apps kunnen helpen, maar ze kunnen het niet voor u doen.

Ben jij het soort persoon dat voortdurend van productiviteitstool wisselt op zoek naar de volgende hete app? Denk je dat ik het mis heb? Laat het me weten in de comments.

Ontdek meer over: Gewoonten, Tijdbeheer.