Deze 3 soorten lijsten helpen u productiever te zijn

Als het gaat om georganiseerd en productief zijn, is de takenlijst de ultieme tool. Daarom zijn er zoveel apps voor taakbeheer. De 5 opdrachten voor het kiezen van de juiste taken-app voor productiviteit De 5 opdrachten voor het kiezen van de juiste taak voor productiviteit Verschillende mensen organiseren op verschillende manieren. Dus het kiezen van een to-do-app hangt echt af van wat voor soort persoon je bent. Hier zijn vijf geboden waar je aan kunt denken voor je eigen productiviteitssysteem. Read More en projectmanagementsystemen die zijn gericht op takenlijsten. Maar op een gegeven moment moet u stoppen met aanbieden en beginnen met Stop organiseren, beginnen met werken: 3 eenvoudige taken Taken versnellen uw workflow Stop met organiseren, beginnen met werken: 3 eenvoudige taken om uw workflow te versnellen Bent u een lijstliefhebber? Stop met het gebruiken van je takenlijst als nog een excuus om uit te stellen. Schakel over naar een minimaal taakbeheersysteem en focus op dingen gedaan krijgen. Lees verder . Door deze drie lijsten te gebruiken, beschikt u over alle krachtige functies die u nodig hebt zonder een ingewikkeld systeem dat te veel tijd in beslag neemt.

Waarom lijsten maken?

Onderzoek naar de menselijke psychologie heeft ons veel interessante ideeën opgeleverd over waarom we lijsten maken en hoe we over productiviteit in het algemeen denken. Er is bijvoorbeeld een principe genaamd de Zeigarnik-effect waarin staat dat mensen zich onvoltooide of onderbroken taken beter herinneren dan voltooide taken. Het is een handig mechanisme, maar sommige mensen denken dat het onze productiviteit ook kan saboteren.

Een vaak geciteerde passage uit het boek Willpower: herontdekt de grootste menselijke kracht luidt als volgt:

[I] t blijkt dat het Zeigarnik-effect niet, zoals we al tientallen jaren veronderstellen, een herinnering is die onverminderd doorgaat totdat de taak is voltooid ... In plaats daarvan vraagt ​​het onbewuste de bewuste geest om een plan maken… Als het plan eenmaal is gevormd, kan het onbewuste stoppen met het zeuren van de bewuste geest met herinneringen.

Een heldere geest hebben Praktijk Mindfulness met hulp van je iPhone en deze apps Oefen mindfulness met hulp van je iPhone en deze apps Innerlijke kalmte en rust? Daar is een app voor. Read More gaat een lange weg in de richting van een enkele taak - dit is het principe achter een van de populairste productiviteitssystemen in de wereld, Getting Things Done. Maar je hoeft helemaal niet zo heel te gaan als dat. Je kunt deze drie lijsten gewoon maken en er zeker van zijn dat je onderbewustzijn je mond houdt en je wat werk laat doen.

De wekelijkse prioriteitslijst

Neem elke maandag vijf of tien minuten in de ochtend en breng een aantal prioriteiten voor de week in kaart. Dit hoeven niet per se dingen te zijn die je kunt afvinken - ik heb dingen gehad zoals “verstrikt raken in academische dingen” en “zich opnieuw inzetten voor training” op wekelijkse prioriteitenlijsten. Deze items kunnen vaak het best worden opgesplitst in kleinere taken in uw dagelijkse takenlijst.

Het doel van deze lijst is om die hele grote dingen uit je onderbewustzijn en op papier te krijgen. Als je ze aan het begin van de week op schrift stelt, kun je je geen zorgen meer maken over hen, omdat je onbewuste weet dat je een plan hebt om ze af te krijgen - anders vergeet je ze tenminste niet, omdat ze zijn opgenomen in inkt.

Het kan gemakkelijk zijn om het te overdrijven met deze lijst. Schrijf geen 15 prioriteiten op. Probeer het een handvol te houden. Als je tot 10 of zo komt, probeer je ofwel teveel aan te pakken ofwel je prioriteiten op te sommen met een te fijne granulariteit. Denk eraan, dit zijn overkoepelende doelen en richtlijnen voor de week, geen taken die moeten worden voltooid. Bekijk deze lijst elke ochtend snel en gebruik deze om uw dagelijkse takenlijst te vermelden.

De gesegmenteerde takenlijst

Zoals ik eerder al zei, zijn er heel veel verschillende manieren waarop je een takenlijst kunt beheren. Er zijn apps die u helpen een groot aantal lijsten te beheren, en zelfs apps die u helpen uw inbox om te toveren tot een takenlijst. Draai Gmail om in een Trello-achtig taakbord met Sortering Verander Gmail in een Trello-achtig taakbord met Sort In de moderne beroepsbevolking verandert uw e-mail vaak in uw takenlijst. Welnu, nu kunt u Trello-stijl organisatie recht krijgen in Gmail met een nieuwe Chrome-extensie, Sortd. Lees meer (dit wordt eigenlijk behoorlijk populair). Maar door een enkele takenlijst voor vandaag te maken, kunt u alles op orde houden.

Het is aan u om te bepalen hoe u uw takenlijst segmenteert. Ik ga zitten met een notitieboekje en pen 3 papieren notitieblokken die de moeite waard zijn om uit te schrijven voor 3 papieren notitieblokken de moeite waard om eruit te schrappen. We schrijven veel over hightech manieren om dingen bij te houden en je leven te beheren. Maar soms is een eenvoudige oude notebook het beste dat u kunt gebruiken. Meer lezen elke morgen en drie taken met hoge prioriteit, drie taken met middelmatige prioriteit en een aantal taken met een lage prioriteit. Dit houdt me gericht op de belangrijke taken van de dag. U kunt ze in plaats daarvan segmenteren op context en een lijst bijhouden van “Huis” dingen, “Werk” dingen, en “geschiktheid” dingen, bijvoorbeeld. Op het werk zou je kunnen gebruiken “vergaderingen,” “gesprekken,” en “projecten.”

Het maakt niet uit hoe je je lijst segmenteert, zorg dat je hem overzichtelijk houdt. Er is een verhaal over een vrouw die bij het Pentagon werkte en die, toen haar werd gevraagd wat haar strategie was om dingen voor elkaar te krijgen, zei dat ze haar taken op volgorde van prioriteit had genoteerd, en vervolgens alles onder het derde item doorstreepte. Er is een limiet aan hoeveel je op een dag kunt doen, en er zijn bijna zeker noodsituaties of ongeplande kansen die je aandacht nodig hebben.

De gereed lijst

De “Klaar lijst” heeft de laatste tijd een impuls gekregen als een nuttig hulpmiddel in productiviteit. Als u niet bekend bent met de voltooide lijst, is dat precies hoe het klinkt: een lijst met de dingen die u gedurende de dag hebt volbracht. Wat is hier het nut van, vraag je? Eenvoudig gezegd, stressmanagement 4 manieren om de stress van de productiviteit weg te nemen 4 manieren om de stress uit de productiviteit te halen Met een paar goed gerichte wijzigingen kunt u uw productiviteit met sprongen verhogen. Pas deze eenvoudige methoden toe op je leven en het resultaat is wat je zou verwachten - beter werken met minder inspanning. Lees verder . Een ding dat veel mensen zeggen dat ze stress veroorzaken is te veel dingen te doen hebben of, net zo min, niet genoeg gedaan krijgen. Maar we begrijpen echt niet hoeveel we op een dag bereiken.

Laten we bijvoorbeeld stellen dat uw items met hoge prioriteit voor vandaag zijn “een kwartaalvergadering plannen,” “schrijf wekelijks rapport,” en “schone garage.” Als je die gewoon controleert, heb je een verslag van drie dingen bereiken. Maar als je opmerkt dat je ook twee telefoontjes hebt beantwoord over het marketingbudget, een lijst met mogelijke kandidaten voor een vacature hebt gemaakt, zes e-mails hebt gestuurd met betrekking tot de goedkeuring van het project en op de terugreis wat extra boodschappen hebt opgehaald, Ik zal zien hoeveel je hebt gedaan. Het zijn misschien niet allemaal taken met hoge prioriteit, maar het zijn nog steeds dingen die gedaan moeten worden.

Daarom raad ik aan om een ​​compleet aparte lijst af te maken. U kunt gewoon de optie gebruiken in Wunderlist, een uitstekende platformonafhankelijke lijstmanager Wunderlist: gebruiksvriendelijke, veelzijdige en kruisbesturende takenlijstmanager Wunderlist: gebruiksvriendelijk, veelzijdig en cross-border Platform takenlijst Manager Lees meer, of een andere taak om voltooide taken weer te geven, maar dan mis je een heleboel dingen die je hebt bereikt, maar die je niet van plan was te doen. Deze zaken vormen een groot deel van uw productiviteit en mogen niet worden genegeerd. Je doet eigenlijk meer op een dag dan je zou denken!

Krijg meer gedaan!

Natuurlijk heeft iedereen zijn eigen effectieve strategieën voor taakbeheer. Misschien wil je een maandelijkse lijst maken. Of segmenteer uw takenlijst niet. Misschien wilt u een schatting maken van de tijd die u aan elk item in uw voltooide lijst hebt besteed. Het maakt niet uit hoe je de bovenstaande aanbevelingen moet aanpassen, voel je vrij. Wat belangrijk is, is dat u het systeem vindt dat voor u werkt. Deze drie lijsten zijn een geweldige plaats om te proberen uit te zoeken wat het beste werkt.

Welke lijsten maak je op regelmatige basis? Welke systemen gebruikt u? Heb je deze combinatie van lijsten geprobeerd? Deel uw gedachten - en tips voor het maken van lijsten - hieronder!

Image Credits: takenlijst. Vrouw schrijft een 'to do list' op haar bureau met een kop verse koffie (bewerkt) via Shutterstock, R / DV / RS via flickr, Black pencil op een dagplan. Horizontaal, foto via Shutterstock, succesvolle zakenvrouw met armen omhoog - geïsoleerd op een witte achtergrond via Shutterstock.

Ontdek meer over: GTD, Time Management, Takenlijst.