Time Blocking - The Secret Weapon for Better Focus

Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Proberen Tijd blokkeren.

Een paar maanden geleden kwam ik de verhelderende post van Cal Newport tegen Time Blocking tegen - een productiviteit “houwen” die u helpt het beste uit uw werkdag te halen door zeer specifieke taken toe te wijzen aan zeer specifieke blokken van tijd. Dit is losjes gebaseerd op de wet van Parkinson, waarvan het idee dat is het werk zal eenvoudig worden uitgebreid om de beschikbare tijd voor voltooiing te vullen.

Voor sommigen kan het idee van het plannen van taken op een dergelijke rigide manier intuïtief tegen te gaan zijn. Maar als u een achterstand van taken heeft om door te komen of een deadline om zich te houden aan, kan time-blocking u helpen op het goede spoor te blijven terwijl u afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt.

Newport besteedt gewoonlijk aan het einde van elke dag ongeveer 15-20 minuten aan het plannen van zijn 'tijdblokken' voor de volgende dag, met het algemene doel om “zorg ervoor dat er vooruitgang wordt geboekt bij de juiste dingen in het juiste tempo voor de relevante deadlines”. Zijn theorie is dat “een door tijd geblokkeerde werkweek van 40 uur, schat ik, produceert dezelfde hoeveelheid output als een 60+ urige werkweek zonder structuur”.

Voor een potentiële belofte van een 50% hogere productiviteit (vooral gerelateerd aan diep, zwaar werk), de verleiding om deze hack een proefrit te geven is moeilijk te weerstaan.

Geef wat tijd aan planning

Als u in de verleiding bent om dit uit te proberen, is het eerste dat u hoeft te doen, een korte hoeveelheid tijd besteden om uiteen te zetten wat u moet voltooien voordat de week voorbij is. Bepaal wat een goed besteedde week oplevert.

Schrijf 3-5 van de belangrijkste taken uit die je moet voltooien (deze besluitgevende apps besluiteloos? Maak de juiste keuzes met deze apps besluiteloos? Maak de juiste keuzes met deze apps Heb je gehoord van de paradox van keuze? zoals ik en lijden aan analyse verlamming, deze apps zullen je leven veranderen. Lees meer kan helpen), en alle andere noodzakelijk (hoewel niet altijd belangrijk) taken die je gewoon moet doen. Als u dan een normale werkdag van 8 uur werkt, splitst u die 8 uur in brokken van verschillende grootte, waarbij elk deel is gewijd aan een specifieke taak (of reeks taken) - belangrijk en noodzakelijk - waaraan je moet werken. Google Agenda is hiervoor een perfecte tool, maar een stuk papier kan net zo goed werken.

Je kunt een eenvoudig voorbeeld zien (voor slechts één dag) dat ik een paar dagen geleden hieronder heb gebruikt, hoewel je dit natuurlijk zo gedetailleerd mogelijk kunt maken. Probeer de taken door de week te verdelen op een manier die helpt te bereiken allemaal van je doelstellingen zonder jezelf te hard te duwen.

Maar voordat je meteen naar binnen gaat, moet je een paar dingen in overweging nemen.

Wees eerlijk tegen jezelf

Probeer niet teveel in één dag te persen. Het is maar al te gemakkelijk om te onderschatten hoe lang een taak zal duren - vooral als je ervan uitgaat, ben je 50% efficiënter dan normaal. Als u iemand bent die nooit zijn tijd heeft bijgehouden 4 Uitstekende gratis tijdregistratietools [Android] 4 uitstekende gratis tijdregistratietools [Android] Ongeacht wie u bent, de tijd is een ongelooflijk belangrijk product. We krijgen allemaal dezelfde hoeveelheid tijd toegewezen - 86.400 seconden per dag - en het is aan ons hoe we die tijd besteden ... Lees meer voordat dit zullen neem even de tijd om te leren.

U moet de gemiddelde hoeveelheid productieve tijd berekenen die u in uw inbox doorbrengt. Je moet precies weten hoe lang je je echt op diep kunt concentreren, moeilijk werk. Als je vier uur uitbrokkelt voor diep werk, maar je je pas echt twee uur diep kunt concentreren (bijvoorbeeld), is dat twee uur verspild, wat kan zijn besteed aan minder veeleisende taken.

Naarmate u meer leert over hoe u werkt en hoelang elke taak werkelijk duurt, worden uw time-blockschattingen steeds nauwkeuriger, waardoor u productiever wordt.

U kunt Time Block Reactief werk Te

Als veel van uw werk reactief is, denkt u misschien dat deze methode niet voor u werkt. Maar gelukkig, jij kan blokken tijd aan reactief werk toewijzen, om dat 8-uur durende spel Ping-Pong te vermijden wanneer je op je werk bent.

Bijvoorbeeld…

Als een groot deel van uw werk in uw inbox wordt doorgebracht, plant u 30 minuten om de 2 uur in uw inbox (een grote overeenkomst? Voeg wat informatie toe aan uw handtekening om mensen te laten weten dat u slechts een paar keer per dag een e-mailcheck uitvoert om de productiviteit op peil te houden ).

Als u de hele dag moet bellen, hoeft u niet elke keer op de telefoon op te nemen, maar schakelt u het antwoordapparaat in en plant u een aantal perioden op de dag waarop u op uw berichten reageert. Hierdoor kunnen uw andere tijdblokken veel minder worden onderbroken, zodat u uw beste werk kunt doen.

Verwijder afleidingen

Het blokkeren van tijd is in theorie allemaal goed en wel, maar als je je niet aan de principes houdt in praktijk, je zult zeker falen. Als je een paar uur diep werk wilt doen met een Facebook-tabblad open, je telefoon gereed en bereid om oproepen te accepteren en je collega's het gevoel hebben dat ze je op elk moment kunnen onderbreken, dan ben je aan het falen..

Zorg ervoor dat mensen weten dat ze u niet mogen storen (het dragen van een koptelefoon kan de onderbrekingen drastisch verminderen). Schakel de telefoon uit. Meld u af bij sociale media. Sluit alle onnodige tabbladen en concentreer u op de betreffende taak voor de toegewezen periode. Je zult vaak verrast zijn hoeveel je klaar bent.

Wees niet te specifiek

Dit hangt losjes samen met ons onvermogen van de mens om te voorspellen hoe lang de dingen echt zullen duren. Of zelfs als we de motivatie hebben om een ​​taak te voltooien. Als we te specifiek zijn met onze tijdblokkering (d.w.z.. “30 minuten om een ​​locatie voor het feest te boeken”), en als we binnen 30 minuten geen locatie vinden, zijn we al gefaald. In plaats daarvan, houd je blokken van tijd relatief vaag, maar werk je nog steeds aan een heel specifiek doel.

Bijvoorbeeld, “30 minuten organiseren van het feest” werkt goed. In plaats van een locatie te reserveren, kan het blok van 30 minuten resulteren in een shortlist van locaties - dus je hebt tenminste vooruitgang geboekt!

Deze quick wins zijn wat u gemotiveerd houdt om gelijke tred te houden met dit soort productiviteitssystemen.

Tijdblokkering betekent niet gebrek aan keuze

Sommige mensen verafschuwen geen keuzes hebben gedurende de dag, en vrezen dat tijdblokkering leidt tot een volledig gebrek aan keuze. Dit is echter niet het geval. Neem hierboven mijn persoonlijke voorbeeld van Google Agenda.

“Artikelen schrijven” is opzettelijk vaag. Ik heb een selectie artikelen waar ik op elk moment aan kan werken, dus gedurende deze periode kan ik het enige artikel uitkiezen dat me op dat moment het meest opwindt. Het punt is om ervoor te zorgen dat ik elke dag een bepaalde hoeveelheid tijd besteed aan schrijven, ongeacht wat ik feitelijk schrijf.

Houd gedetailleerde notities bij

Als uw dag regelmatig van de ene taak naar de andere gaat, kan het vaak te veel tijd kosten om weer in de volgende taak te komen. Wanneer ik mijn telefoontjes stop om 12:30 en mijn diepere werk binnenga, moet ik weten dat ik gemakkelijk in de juiste gemoedstoestand kan komen om zo min mogelijk tijd te verspillen.

Om dit te doen, blijf ik gedetailleerd Ik noteer op papier of in mijn Google-agenda waar ik ben, waar ik de laatste keer ben dat ik aan dit project heb gewerkt, problemen waarmee ik werd geconfronteerd, doorbraken die ik heb gemaakt en wat de volgende stap is om vooruitgang te boeken. Breng de laatste paar minuten door van elke keer dat je deze notities schrijft, zodat je met een heldere geest het volgende blok kunt invoeren.

Regelmatige beoordelingen uitvoeren

Aan het einde van elke week, maand of kwartaal (wat het beste voor u is), voert u een beoordeling uit van de verschillende projecten waaraan u hebt gewerkt om te zien of uw tijdblokkerende aanpak voor u werkt en om te weten welke projecten u nodig hebt om meer tijdsblokken toe te wijzen aan. Dit is de enige echte manier waarop u weet hoe u uw tijd effectief kunt toewijzen. Stel uzelf tijdens een revisie de volgende vragen voor elk project:

1. Wat heb ik bereikt sinds de laatste beoordeling?
2. Welke taken moeten worden voltooid vóór de volgende beoordeling?
3. In welk stadium zit ik met elk van mijn projecten?

Met dit overzicht bent u in een veel betere positie om beslissingen voor de toekomst te nemen. Gebruik technologie ... zoals deze tijdregistratie-apps op Android 4 Uitstekende gratis tijdregistratietools [Android] 4 uitstekende gratis tijdregistratietools [Android] Ongeacht wie u bent, de tijd is een ongelooflijk belangrijk product. We krijgen allemaal dezelfde hoeveelheid tijd toegewezen - 86.400 seconden per dag - en het is aan ons hoe we die tijd besteden ... Lees meer .

Begrijp uw lichaamsklok

Lees dit artikel over de circadiane en ultradische ritmes en leer hoe u weet welke uren elke dag uw productiefst zijn, en plan uw tijdsblokken overeenkomstig in. Veel auteurs vinden dat ze het meest creatief zijn in de vroege uurtjes. Als u weet dat u zich in de vroege namiddag beter kunt concentreren, organiseert u uw tijdsblokken om het meeste uit deze tijd te halen en uw belangrijkste prioriteiten voor de week.

Wees niet te professioneel

Alle werk en geen spel maakt Jack een saaie jongen. Zorg ervoor dat je tijd vrijmaakt om in je dagen te spelen. Houd tijd vrij om met je geliefde door te brengen. Tijd om alleen te spenderen. Tijd om te oefenen. Tijd om naar Kerstmis te gaan winkelen. Tijd om niets te doen. Anders, deze vallen allemaal buiten de boot en je zult merken dat je helemaal up-to-date bent als het gaat om werk, maar helemaal achter in je persoonlijke leven.

Gebruik Herinneringen die werken

Of het nu gaat om een ​​pop-up pop-up, e-mailherinnering Planning toevoegen, Tracking & Herinneringen aan Gmail met deze fantastische add-on Voeg planning, volgen en herinneringen toe aan Gmail met deze fantastische add-on Laten we eerlijk zijn, Gmail is zo goed als perfect. Het is geen toeval dat het nu een van de meest populaire e-mailproviders is, althans voor diegenen die een webinterface verkiezen. Er zijn echter verschillende ... Lees meer, een timer op je telefoon of een old-school stopwatch, je moet ervoor zorgen dat je herinneringen instelt waarvan je zeker weet dat je ze zult opvolgen. Als je voor elke taak 10 minuten extra wilt werken, loop je snel achterop bij andere projecten. Is het het echt waard? Zorg ervoor dat je weet wanneer je tijdblok ten einde loopt, dus ga in de juiste gemoedstoestand om naar het volgende blok te gaan.

In essentie is tijdblokkering een eenvoudige oefening in het scheiden van je dag in verschillende brokken tijd die ons helpt om alles te bereiken wat we nodig hebben, waardoor stress wordt verminderd. Uit productiviteit Als u een paar gerichte wijzigingen aanbrengt, kunt u uw productiviteit met sprongen verhogen. Pas deze eenvoudige methoden toe op je leven en het resultaat is wat je zou verwachten - beter werken met minder inspanning. Lees verder . Natuurlijk zijn er enkele problemen met motivatie, het vermogen om te voorspellen hoe lang dingen zullen duren en onvoorziene verstoringen. Maar het gebruik van deze methode kan ons helpen uitstelgedrag en verspilling tegen te gaan, efficiëntere werkdagen mogelijk te maken en ons ook persoonlijke tijd te geven.

Bekijk deze video om tijdblokkering in actie te zien:

Heb je ooit deze productiviteitshack gebruikt? Hoe heeft het voor je gewerkt? Welke hulpmiddelen gebruik je om de tijd te geven??

Ontdek meer over: Focus, Google Calendar, Time Management.