Gebruik Excel- en Google-taken om ooit de beste doelen managementtool te maken

De laatste tijd begin ik te beseffen dat ik heel hard werk, maar als iemand me vraagt ​​of ik het gevoel heb dat ik aan een groter doel werk, moet ik zeggen dat ik het echt niet weet. De huidige aanpak lijkt meer op een machinegeweeraanpak, waarbij ik probeer te bereiken wat ik kan en hoop dat het me brengt waar ik wil zijn. Dat is niet helemaal de manier om je levensdoelen te bereiken.

Dus, zoals ik altijd doe als ik een oplossing nodig heb, wendde ik me tot MakeUseOf. Ik vond vermelding van een online tool voor het beheer van doelen genaamd GoalStacker, maar het systeem daar voelde veel te taakgericht voor mijn behoeften. Ik was op zoek naar een bredere aanpak, waarbij je begint met algemene levensdoelen, en vervolgens je weg naar de individuele dagelijkse taken zoekt. Vervolgens ging ik in op Bakari's review van 43Things List It And Achieve It With 43Things.com List It And Achieve It With 43Things.com Hoewel de resoluties en doelstellingen van het nieuwe jaar gemakkelijk kunnen worden getypt en afgedrukt op een vel papier, biedt 43Things.com meer handige functies dan pen en papier, en het biedt een eenvoudige methode voor het beheren van ... Lees meer, dat er veelbelovend uitzag. Ironisch genoeg heeft 43Things het tegenovergestelde probleem. Het is prachtig georiënteerd op die brede doelen en dromen, maar niet zo sterk als het gaat om het opsplitsen in kleine stukjes en het beheren van de dagelijkse taken die je daar zullen brengen.

Een andere tool voor het beheer van doelen die ik heb bekeken, was WeekPlan, waarvan ik dacht dat het de meeste belofte had. Helaas hield ik niet van de beperkte rolgebaseerde benadering en het feit dat de grens tussen levensdoelen en dagelijkse taken zo direct was. In mijn droomdoelbeheersysteem zoek ik naar een middengebied waar je die zeer grote doelen kunt afbreken tot kleinere (maar nog steeds grote) doelen die je onderweg kunt bereiken. Ten slotte breek je die mid-level doelen in een groep taken die je helpen elk van die mijlpalen te halen.

Een DIY Goal Management Systeem maken

Zoals meestal gebeurt wanneer ik niet vind wat ik nodig heb in een bestaand systeem of een bestaande applicatie, heb ik besloten om het ideale systeem helemaal zelf te maken. Nu heb ik het niet over het proberen een applicatie te coderen of een website te maken die het doet zoals ik wil. Nee, ik besloot om gebruik te maken van twee systemen die ik dagelijks gebruik en die ik goed ken - Microsoft Excel- en Google-taken.

Organiseer en compartimenteer uw levensdoelen

Als je er klaar voor bent om serieus te worden in het werken aan die grote dromen die je hebt, is het tijd om te gaan zitten en ze op schrift te stellen. Dit introduceert focus opnieuw in uw dagelijks leven. Het geeft je een reden om aan die schijnbaar alledaagse en betekenisloze taken te werken, omdat je weet dat die taak maar één stap is in de richting van het grote plaatje. Ondanks alles wat er is bedoeld voor doelenbeheer, is Microsoft Excel nog steeds de enige beste tool om dit naar mijn mening te doen.

Om te beginnen, opent u een nieuwe spreadsheet en maakt u een nieuw blad voor de 4-6 kerngebieden van uw leven die het belangrijkst voor u zijn. In mijn geval, in de laatste dagen van mijn leven, wil ik zeggen dat ik mijn kinderen grote rijkdom heb nagelaten, een geweldige relatie met elk lid van mijn familie heb gehad, in perfecte gezondheid heb kunnen blijven en verder ging geweldige avonturen. Mijn kerngebieden zijn dus RIJKDOM, FAMILIE, GEZONDHEID en AVONTUUR.

Op elk van die personen “Kern” doelblaadjes, je gaat die kern opsplitsen in 4 of 5 specifieke big-picture doelen die succes betekenen in dat deel van je leven, in je geest. Dit zijn de items die u op deze pagina zult vermelden en die in de verre toekomst een doeljaar zullen bevatten. De meeste van deze zullen dicht bij pensionering zijn, maar in sommige gevallen zou u een doel kunnen hebben, zoals kwijtschelding van schulden die veel eerder zouden kunnen plaatsvinden.

Nu dat je die grote, enorme doelen hebt opgesplitst in kleiner “subdoelen”, ze zijn iets handzamer. Om ze echter tot dagelijkse taken te maken, moeten ze verder worden afgebroken. Neem elk van die grote subdoelen en vermeld de belangrijkste stappen die nodig zijn om daar te komen. Dit zouden geen dagelijkse taken moeten zijn - het zouden doelen moeten zijn die je van zes maanden naar een jaar kosten om te bereiken. Elke stap brengt je zoveel dichter bij het grote subdoel binnen je kernwaarde.

Ik hou er ook van om groen te zetten “$$$” symbool naast de items die wat investeringen vereisen - als een manier om vooruit te plannen voor die kosten. Maar het allerbelangrijkste is dat voor elk van de stappen een specifiek jaar moet gelden dat u die stap wilt bereiken. Maak het realistisch, maar geef jezelf ook niet te veel speling. Verlaag tot slot de stappen die binnen een jaar of twee moeten worden uitgevoerd - dit zijn de items die u meteen moet plannen.

Nu dat u uw kernwaarden hebt opgesplitst in grote subdoelen, en vervolgens die subdoelen opgesplitst in stappen, is het tijd om de mijlpalen of taken te maken waar u aan gaat werken om uw weg naar de eindstreep. Maak een nieuw blad naast het kernwaarde-blad met een vergelijkbare naam. Ik heb de mijne gebeld “Wealth_MS1”, waar MS staat voor mijlpalen.

In dit nieuwe blad kopieer je de stappen die binnen een jaar of twee moeten worden uitgevoerd. U zorgt er echter voor dat elke stap een kop wordt. Onder elk van deze berichtkoppen maakt u uiteindelijk de specifieke, individuele taken die u met een week tot meerdere weken kunt uitvoeren.

Elk van deze items kan letterlijk a worden genoemd “taak”, omdat het iets is waar je na verschillende sessies aan kunt zitten en echt kunt doorwerken. Het is niet dit pie-in-the-sky idee dat onbereikbaar voelt. Dit zijn zeer bereikbare items die een zeer, zeer kleine stap lijken - maar elk van deze vormen een stap in de richting van die levensdromen. Geef ze elk een specifieke datum - en geef die datum veel aandacht.

Wijs Actionable Tasks toe die moeten worden uitgevoerd

Zodra je al deze hebt gemaakt “mijlpalen” bladen, de volgende stap van uw doelenbeheersysteem is om die taken toe te wijzen aan uw takenlijst. Het maakt niet uit wat te doen lijsten Doe het (morgen) Is een zeer eenvoudige online takenlijst Doe het (morgen) Is een zeer eenvoudige online takenlijst Als je dol bent op het idee van een online lijst met dingen die je moet doen , maar slaag er nooit in om er één te gebruiken voor langer dan de tijd die het kost om alles toe te voegen ... Lees meer Ik heb het geprobeerd, ik kom absoluut altijd terug naar Google-taken. Dus besloot ik om het ook voor dit project te gebruiken. Kortom, u maakt een nieuwe lijst voor elk van uw kernwaarden die u aan het begin van dit project hebt gedefinieerd.

Als je klaar bent, zie je al die kerndoelen klaar om de individuele taken te accepteren waar je aan werkt om er te komen.

Nu - ga door de “mijlpalen” bladen die u zojuist hebt gemaakt en plaats de meest urgente items - die het snelst zijn ingediend - meteen in de betreffende lijst in Google Taken. Vergeet niet om het de datum toe te kennen, en geef het een goede beschrijving, zodat je je herinnert wat je precies wilde bereiken.

Als je klaar bent - heb je jezelf een lijst van de meest urgente taken toegewezen.

Nu heb je echte, bruikbare items waarvan je weet dat je ze gaat volbrengen, omdat ze op je takenlijst staan ​​met deadlines!

Volg en volg uw voortgang

Je hebt een heel gaaf systeem dat nu is opgezet. Elke week of om de andere week kunt u uw spreadsheet openen, de items bijwerken die u hebt voltooid en bijhouden hoeveel dichter u bij die grote doelen komt

Het is goed om items gewoon af te vinken, maar om eerlijk te zijn, ik heb gemerkt dat visuele feedback langs de weg als een nog betere aanmoediging werkt. Ik ga je snel laten zien hoe je een coole staafgrafiek kunt instellen om de voortgang te tonen. Ga terug naar de “mijlpalen” blad dat u hebt gemaakt en maak een “Voltooid” kolom naast de doeldatums. Maak onderaan de kolom een ​​veld met behulp van het forum, “= AANTAL.ALS (cell1: cell2,”Ja”) / X) * 100"

Vervang gewoon “X” op basis van het aantal rijen (taken) en maak “cell1” en “cell2” gelijk aan de cellen aan het begin en aan het einde van het bereik.

Wat dit doet, maakt een cel onder alle taken die worden bijgewerkt met het percentage van de totale taken die u hebt voltooid. Om dat grafisch te maken, klikt u op Opmaak en kiest u Voorwaardelijke opmaak voor de cel en kiest u een van de gegevensbalken.

Hiermee wordt de cel geconverteerd naar een gegevensbalk. Ga nu gewoon terug naar hetzelfde menu-item en kies “Regel bewerken”. Stel alle hieronder getoonde items met een rode pijl in op de weergegeven waarden.

Hierdoor wordt de balk gevuld met groene kleur met het percentage dat staat voor het aantal taken dat u tot nu toe hebt volbracht!

Is dat cool of niet? Oke, misschien is deze laatste stap een beetje overdreven, en je zou het doelenbeheersysteem volledig kunnen voltooien zonder deze grafische aanmoediging - maar ik vind het leuk om de balk door de cel te zien bewegen terwijl ik één taak per keer volbreng. 100% slaan betekent dat je een hele grote stap dichter bij die levensdromen bent.

Wat denk je van zo'n aangepast systeem? Denkt u dat het u meer macht en controle kan geven om uw levensdoelen beter te beheren? Welke systemen stel je in om je grote dromen op te splitsen in hanteerbare taken? Deel uw eigen advies en tips in de opmerkingen hieronder!

Ontdek meer over: Google Tasks, GTD, Microsoft Excel, Task Management.