Gebruik dit drielaagse communicatiesysteem om afleidingen te weerstaan

Als u aan het werk bent, is het belangrijk om u te concentreren op de taak en niet te worden onderbroken door de pieptoon en zoem van uw smartphone, tablet en computer.

We zijn zo ver gegaan om u te laten zien hoe u afleidende meldingen kunt uitschakelen Hoe u afleidende technische meldingen bijna overal kunt uitschakelen Hoe u afleidende technische meldingen kunt uitschakelen Bijna overal Tegenwoordig zijn we voortdurend verbluft over e-mailupdates, systeemmeldingen en vervelende teksten van hypothetische buren genaamd Brad over hoe hij zijn huisdierchinchilla weer in de droger liet zitten. Maar om een ​​of andere reden ... Lees meer. Er is echter een onjuiste veronderstelling ten grondslag aan dit soort aanpak: het gaat ervan uit dat alle meldingen dezelfde (en verwaarloosbare) waarde hebben.

Dit is simpelweg niet het geval - dus laten we het onderwerp eens wat genuanceerder bekijken.

Alle communicatie is niet gelijk gemaakt

Er zijn sommige mensen waarmee ik op elk moment contact met mij kan opnemen, wat ik ook doe, waar ik ook ben in de wereld. De lijst is erg kort - mijn familie en goede vrienden. Als ze me bellen - ja, dat is waar telefoons voor zijn - de kans is groot dat er een belangrijke reden voor is.

Dan zijn er nog andere mensen die ik op bepaalde momenten wil kunnen bereiken. Als ik werk, communiceer ik voortdurend met mijn redacteuren. Aan de andere kant, als een aardige vent als Saikat is, als ik vrijuit ben, ben ik veel meer geïnteresseerd in berichten van mijn vrienden over welke balk we gaan gebruiken.

Daarna vallen dingen weg. Social media-meldingen, persberichten, e-mails van lezers en andere berichten zijn allemaal dingen die ik wil zien, maar alleen in mijn eigen tijd. Ik wil geen meldingen van sociale media zien tenzij ik me bij de service aanmeld; reageren op de nieuwste tweets is een gek spel.

Laten we dus kijken hoe we dit in de praktijk kunnen brengen. Deze ideeën werken het beste wanneer ze worden toegepast op zowel uw professionele als persoonlijke communicatie. Ik raad aan om alles op te splitsen in drie lagen.

Deze ideeën werken het beste wanneer ze worden toegepast op zowel uw professionele als persoonlijke communicatie. Ik raad aan om alles op te splitsen in drie lagen.

Reeks één: altijd en ongevraagd

Op een na hoogste communicatie zijn hoge prioriteit.

Zij zijn degenen die je op elk moment van de dag of nacht zullen bereiken. Naast de face-to-face communicatie, is het belangrijkste dat ik u aanbeveelt voor het eerste niveau, telefoontjes naar uw persoonlijke nummer. De eerste is voor noodgevallen. Hoe graag ik ook wordt onderbroken, als iets dringend aandacht vereist, wil ik het niet missen omdat mijn telefoon uit stond.

Het is eenvoudig om van uw telefoon een communicatiesysteem met meerdere niveaus te maken. In iOS 7 introduceerde Apple de Niet Storen-modus Elke iOS 7-truc die je nodig hebt voor iPhone-utopie Elke iOS 7-truc die je nodig hebt voor iPhone-utopie Van het plaatsen van mappen in het dock om inkomende oproepen te blokkeren, er zijn veel iOS-tips en functies die veel nieuwe en ervaren gebruikers zijn zich er nog niet van bewust. Meer lezen - de enige meldingen die uw telefoon zal doen, zijn oproepen van nummers in uw lijst met favorieten. Je kunt iets soortgelijks doen met Android De stille gids: laat je Droid je niet storen tijdens de nacht De stille gids: laat je Droid je niet storen tijdens de nacht Mobiele apparaten bieden veel hulpmiddelen waarmee je ver kunt komen productiever dan ooit tevoren. Waar je ook bent, in een oogwenk kun je contact maken met de buitenwereld, problemen oplossen ... Lees meer. Dit betekent dat u een korte lijst met mensen kunt maken die altijd contact met u kunnen opnemen. Toegang tot die lijst moet exclusief zijn. Buiten de telefoontjes van mensen op de lijst, is uw telefoon uitgeschakeld.

Actiestappen

• Maak een lijst van mensen met wie je de hele tijd contact wilt kunnen opnemen. Dit kan familie, zeer goede vrienden, een buur en anderen zijn, afhankelijk van uw omstandigheden.
• Gebruik Do Not Disturb on iOS - of een van de opties op Android - zorg ervoor dat elk telefoontje vanuit deze shortlist op elk gewenst moment contact met u kan opnemen.
• Activeer de modus Niet storen op uw telefoon als u werkt, slaapt of anderszins niet gestoord wilt worden.

Reeks twee: vaak en ongevraagd

De communicatie op niveau twee is situatie relevant.

U wilt geen persoonlijke communicatie ontvangen terwijl u werkt of werkt, terwijl u vrij neemt. Het belangrijkste bij communicatie op lijst twee is dat ze moeten worden geïsoleerd. Werk en persoonlijke communicatie moeten elk een eigen kanaal hebben: ik gebruik Slack en e-mail voor werkdingen en iMessage of WhatsApp voor persoonlijke dingen.

Wanneer ik werk, gebruik ik Slack voor real-time groepschat. Slack Maakt groepscommunicatie Sneller en gemakkelijker verslappen maakt groepscommunicatie Snellere en gemakkelijkere groeps-e-mails kunnen de productiviteit echt verlagen. Het is tijd om e-mailclients te laten rusten en gebruik te maken van samenwerkingsservices zoals onlangs gelanceerde Slack. Lees Meer en houd mijn zakelijke e-mailaccount geopend met mijn telefoon op Niet storen. Mijn collega's kunnen mij bereiken, evenals mijn eerste niveau contacten, maar niemand anders. Wanneer ik stop met werken, neem ik mijn telefoon op Do Not Disturb en sluit Slack en luchtpost af - mijn favoriete e-mailclient Luchtpost voor Mac OS X maakt e-mail opnieuw mooi Luchtpost voor Mac OS X maakt e-mail weer mooi Toen ik voor het eerst luchtpost hoorde , Ik moet toegeven dat ik vroeg of ik echt een nieuwe manier nodig had om mijn e-mail te checken. Zoals veel mensen voldeed Mail.app aan al mijn e-mailvereisten, en ik worstelde ... Lees meer. Nu kunnen al mijn vrienden me bereiken, maar mijn collega's niet.

Actiestappen

• Kijk hoe je communiceert met je collega's en vrienden. Probeer ze te isoleren om verschillende communicatiekanalen te scheiden.
• Als u werkt, kunt u uw werkkanalen openen, maar worden uw persoonlijke kanalen gesloten. Afhankelijk van wat je doet, “Open” kan betekenen dat elk uur e-mail wordt gecontroleerd of dat dit betekent dat u het op een speciaal scherm moet weergeven.
• Zodra u stopt met werken, schakelt u alle zakelijke communicatie uit en zet u uw persoonlijke kanalen aan.

Reeks drie: incidenteel en beheerd

Laag drie is voor een beetje belangrijke communicatie.

Het is voor werk of persoonlijke communicatie. Het zou moeten zijn voor dingen die je nog steeds wilt ontvangen, maar alleen op je eigen voorwaarden.

Voor mij zijn het dingen in de trant van persberichten, nieuwsbrieven die ik leuk vind, meldingen van sociale media en vragen van lezers. Het zal een combinatie zijn van bulk e-mail en sociale media-meldingen voor de meeste mensen. Dit zijn dingen waarover u alleen op de hoogte moet worden gesteld wanneer u besluit ze te controleren.

Actiestappen

• Ga door je sociale media-profielen en schakel alle e-mail en smartphone-meldingen uit. Voor uw e-mailaccounts schakelt u ook alle meldingen op uw smartphone en computer uit.
• Elke dag - of hoe vaak je ook beslist - draag je wat tijd aan deze diensten en behandel je alle meldingen.

Afsluiten

Om dit systeem te laten werken, moet u de hoeveelheid ongewenste communicatie minimaliseren die u ontvangt. E-mail is slecht hiervoor - ik heb eerder geschreven over hoe om te gaan met inboxproblemen 5 Actiestappen voor het genezen van uw postvak Nul E-mail Frenzy 5 Actiestappen voor het genezen van uw postvak Zero E-mail Frenzy Inbox Zero is een van de populairste buzz-woorden. Om uw e-mailproblemen echt op te lossen, moet u verder gaan dan Inbox Zero en de onderliggende problemen aanpakken. Lees verder .

Je moet ook de kanalen zo verschillend mogelijk houden.

Als uw collega's en vrienden beide iMessage gebruiken om contact met u op te nemen, zult u moeite hebben om de twee te splitsen. Hoewel ik me heb gericht op het gebruik van verschillende services, kunt u dit binnen dezelfde services doen. U kunt bijvoorbeeld rij-één, tier twee en tier drie e-mailadressen hebben.

In plaats van een hardline-aanpak te volgen, heb ik geprobeerd om het probleem van meldingen op een meer genuanceerde manier aan te pakken. Dit is een benadering die goed voor me heeft gewerkt.

Heb je iets soortgelijks gebruikt? Worstelend om dingen op te zetten? Laten we chatten in de reacties.

Image Credit: Drukke zakenman via Shutterstock, Vriend Verzoek via Shutterstock

Ontdek meer over: e-mailtips, meldingen, tijdmanagement.