De toekomst is aangebroken - uw gids voor een papierloos leven vandaag

Papierloos - een term die tegenwoordig vrij vaak wordt gebruikt. Maar wat betekent het? En in welke mate is het van toepassing? Zeker we gebruiken allemaal nog steeds papier tot op zekere hoogte ondanks de vooruitgang in technologie, dus hoe kunnen we gaan helemaal papierloos?

Welnu, de waarheid is dat er waarschijnlijk altijd een of andere vorm van papier zal zijn, maar het probleem ligt niet in het gebruik van papier zelf, maar in plaats daarvan bewustzijn voor de hoeveelheid die wordt gebruikt en de methoden waarvoor het wordt gebruikt.

Al met al, uiteindelijk, ondanks de papierloze tips die in dit artikel aan u worden gepresenteerd, is het uiteindelijk aan u om dit te laten gebeuren. Dus terwijl je aan het lezen bent, denk je bij jezelf na hoe je dit in je leven zou kunnen uitvoeren. Als er iets is waarvan u denkt dat het waarschijnlijk niet voor u is, in plaats van de deur volledig te sluiten, probeer eens te bedenken wat er nodig is om het te laten gebeuren. Vaak is de eerste gedachte dat het niet zal werken, maar meestal na wat serieus nadenken en dieper onderzoek, zou je enkele nette manieren kunnen ontdekken om het te laten gebeuren.

Alternatieven voor afdrukken en papieren notities

Afdrukken kan voordelig zijn, daar bestaat geen twijfel over. Soms is het fijn om het document in handen te hebben en soms is het dat wel noodzakelijk ook. Wanneer dat het geval is, is het belangrijk om te weten hoe u de afdrukkosten zo laag mogelijk kunt houden. Hoe de afdrukkosten zo laag mogelijk houden Hoe de afdrukkosten zo laag mogelijk te houden Laten we dit recht houden - het afdrukken van e-mails en documenten is oeroud! Het kost niet alleen geld, het verspilt ook middelen, opslagruimte en tijd. In feite wordt de helft van alle afgedrukte pagina's nooit gebruikt! ... Lees meer. Vaak klikken we echter gewoon op afdrukken zonder na te denken. Wat gaan we echt doen met die bon van de online winkel die we net hebben uitgeprint? Het is fijn om het voor de administratie te hebben, maar doet het werkelijk moeten worden afgedrukt? Waarschijnlijk niet.

Afdrukken naar PDF

“het drukken” naar PDF kan worden gedaan met een verscheidenheid aan hulpmiddelen - waarvan sommige browser-plug-ins zijn en andere programma's. We hebben op MakeUseOf een aantal manieren gedeeld om het met PDF995 te doen Alles naar PDF converteren met behulp van PDF995 Alles naar PDF converteren met behulp van PDF995 Meer lezen en afdrukken naar pagina's in Firefox. Persoonlijk gebruik ik Nitro PDF en raad het ten zeerste aan als een PDF-lezer. Het bevat ook een “afdrukken naar PDF” toepassing.

U mag echter niet eens nodig hebben een programma dat dit doet. Google Chrome kan opslaan wat u rechtstreeks naar een PDF afdrukt.

Andere opties zijn om Google Cloud Print in Google Chrome te gebruiken om op te slaan in Google Drive. Ik kan ook opmerken dat Microsoft OneNote ook een functie heeft die uw computer herkent als een printer en het document daar naartoe kan sturen.

Opslaan als WWF, een boom opslaan

U bent wellicht bekend met het World Wild Fund for Nature (WWF). In hun “Denk na voordat je afdrukt” beweging, ze hebben een groot probleem aangepakt - overbodig printen. Natuurlijk kun je papierloos gaan werken, maar hoe kun je ervoor zorgen dat anderen net zo goed beginnen?

Ze hebben een bestandsindeling gemaakt met de naam WWF - een PDF die niet kan worden afgedrukt. Nadat u de software hebt geïnstalleerd, kunt u bestanden in deze indeling opslaan. Het formaat kan met elk PDF-bestand worden geopend, maar wordt duidelijk niet afgedrukt.

Elektronisch documenten ondertekenen

Als het ondertekenen van documenten een grote reden is waarom u documenten afdrukt, kunt u overwegen om ze op uw computer te ondertekenen. Er zijn apparaten die u kunt kopen om dit te doen en programma's om u te helpen het gemakkelijk te doen. Veel PDF-lezers, zoals Nitro PDF of Adobe (eSignatures), hebben de functies die erin zijn ingebed. Maar er zijn veel andere tools die dit ook kunnen doen.

Met inbegrip van, maar niet beperkt tot: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign en SignNow. De keuze is aan jou wat je gebruikt, maar ik moedig je aan om ernaar te kijken als het iets is wat je vaak doet. Als het meer is “heel zelden” een soort van zaak, de afweging is misschien niet zo groot, maar als je echt volledig papierloos wilt gaan en het zou het organiseren van je documenten eenvoudiger maken, dan raad ik het aan.

Gebruik uw smartphone voor notities

Misschien heb je geen smartphone (ik ook niet) en als je dat niet doet, zal ik uit ervaring uit de eerste hand zeggen dat volledig papierloos werken vaak moeilijk is. Als je echter een smartphone hebt, kun je er echt gebruik van maken “papierloze functies”. Het eerste voordeel van een smartphone is simpelweg dat je hem altijd hebt. Dit betekent dat u geen kleverige nota's hoeft te maken en ze over uw hele werkplek hoeft te pleisteren. Maak gewoon een notitie op je telefoon (er zijn veel apps die dit doen) en je hoeft je geen zorgen te maken over het vergeten van dat stukje papier dat je op je bureau hebt achtergelaten met je boodschappenlijstje, het telefoonnummer van die persoon, enzovoort.

Ook is er vaak de mogelijkheid om een ​​herinnering voor notities in uw smartphone in te stellen - plakbriefjes kunnen dat niet doen, vooral als u verliest of vergeet om ze mee te nemen.

Natuurlijk kan hetzelfde ook op tablets worden toegepast, maar ondanks hun draagbare voordelen zijn ze lang niet zo mobiel als een smartphone.

Clip webpagina's in plaats van ze af te drukken

Ten slotte is de Evernote Web Clipper een erg handig hulpmiddel voor het opslaan van informatie. Ik zal Evernote later wat verder uitbreiden, maar deze tool is uitstekend. Het is beschikbaar als een browserextensie en bookmarklet, maar je hebt natuurlijk een Evernote-account nodig om het te gebruiken - wat je zou moeten krijgen! Web Clipper kan artikelen of geselecteerde tekst detecteren en opslaan. Dit betekent dat u kunt opslaan wat u wilt lezen en niets anders.

Verkorten op Mail

Er zijn zoveel dingen die uw mailbox volproppen, wat leidt tot een warboel op uw bureau of keukentafel - bankafschriften, rekeningen, tijdschriften, kranten, en niet te vergeten nieuwsbrieven en gewone ongewenste e-mail. Hoe kom je er vanaf? Welnu, er zijn verschillende manieren waarop u kunt besparen op e-mail, inkomend en uitgaand.

Krijg uw bankafschriften via e-mail

Het eerste dat u kunt doen is uw bank laten weten dat u per e-mail verklaringen wilt ontvangen. Ik weet het niet van u, maar mijn bank promoot dit voortdurend - zelfs voor mensen zoals ik die het al hebben ingeschakeld. U hoeft waarschijnlijk niet eens met uw bank te praten, maar u moet wel toegang hebben tot de instelling in uw online bankrekening.

Formulieren online invullen

In plaats van het afdrukken van formulieren, het invullen van de informatie en het uitgeven van post om het te verzenden, bieden veel diensten, zelfs overheidsorganisaties, de mogelijkheid formulieren in te vullen en online te verzenden. Vaak geven ze er de voorkeur aan, dus voordat je naar die drukke overheidsgebouwen gaat, probeer dan te zien of je de taak vanuit huis kunt voltooien..

E-mailfacturen (voor bedrijven)

Als u een bedrijf heeft, hebt u waarschijnlijk veel meer te verwerken dan de gemiddelde huiseigenaar. Een manier om dit drastisch te verminderen is om de hoeveelheid uitgaande post, b.v. facturen. Natuurlijk zijn er ook veel andere documenten, maar facturen lijken een van de belangrijkste. Uw klanten zullen uw papierloze inspanningen waarschijnlijk ook op prijs stellen.

Ontvang uw nieuws en informatie online

Probeer in plaats van de dagelijkse krant alleen de wekelijkse toevoeging te krijgen. Of beter nog, knip het helemaal uit. Het mooie van het web is dat we een eindeloze hoeveelheid informatie binnen handbereik hebben. Je kunt alle grote nieuwssites zelf bekijken en de informatie voor krijgen gratis, dus waarom betalen?

Als u de krant echter nog steeds wilt hebben (omdat deze zijn voordelen heeft), kunt u op veel van de grote uitgevers een abonnement nemen op een elektrische versie. Dit geldt ook voor tijdschriften.

Als een bonus, als je een eReader hebt, kun je ze waarschijnlijk meteen naar toe sturen! Ik heb een artikel geschreven over MakeUseOf Hoe webartikelen te bewaren om later op je niet-tablet-kindle te lezen Hoe webartikelen te bewaren om later op je niet-tablet-kindle te lezen We zijn er allemaal geweest - je surft op het internet en vind een geweldig artikel dat je graag zou willen lezen. Maar er is zoveel te doen en je weet dat je niet de tijd moet nemen om te lezen ... Lees meer over het verzenden van webartikelen (die misschien zelfs de noodzaak van je tijdschriften volledig vervangen) naar je Kindle.

Afmelden voor mailinglijsten

Geloof het of niet, je kunt veel van die mail verwijderen. Helaas kan dit enige tijd duren, maar er is een uitstekende bron op WikiHow waarin verschillende manieren worden uitgelegd om het te doen: nummers om te bellen, organisaties om te schrijven en technieken om te onthouden om te doen.

Betaal uw facturen online

Als laatste, maar zeker niet de minste, betaal je je rekeningen. Het is waarschijnlijk een van de grootste manieren om papier te besparen en tijd te besparen in het proces. Vaak kunt u e-mailherinneringen ontvangen van bedrijven in plaats van mailings en kunt u het proces zelfs automatiseren, zodat u niet eens hoeft na te denken over het maken van de betalingen - zorg er gewoon voor dat u het geld in uw account hebt.

Scan bestaande & nieuwe documenten

De beste manier om uw bestaande documenten naar een digitaal bestand te converteren, is ze in te scannen. Ik raad aan om de PNG-indeling te gebruiken, omdat het JPEG-formaat van mindere kwaliteit is. Als je een grote scanner hebt, geweldig, maar als je alleen een smartphone hebt, hoef je je geen zorgen te maken - je zou zelfs de voorkeur kunnen geven boven traditionele scanners.

Er zijn veel apps beschikbaar om documenten te scannen. Waarom kan je niet gewoon een foto maken met de camera van je telefoon? Je kunt echter wel ontdekken dat veel van de speciaal voor het scannen ontwikkelde apps meer functies hebben die zullen resulteren in een beter gescand document.

Gebruik A File Organizer, bij voorkeur met OCR

Nu u zowel uw bestaande als nieuwe documenten scant, moet u ze beheren. Er zijn absoluut enkele technieken en methoden die je hiervoor moet gebruiken en ik heb ook een artikel hierover geschreven over MakeUseOf. Het is van cruciaal belang voor je om papierloos te zijn om ervoor te zorgen dat je het vanaf het begin begint - zelfs als je tot nu toe niet erg goed bent geweest in het organiseren van.

Nadat je de basisbeginselen van organiseren hebt, zal de software veel voordeliger zijn. Er zijn een aantal verschillende programma's die ik aanraad. Een daarvan is de beroemde Evernote. Naar mijn mening is het geweldig. Het is niet net een programma om papierloos te gaan, het is een programma voor alles wat je maar wilt - dat is wat ik zo leuk vind - het is universeel en het voldoet aan hoe u werk.

Een van de grote functies van Evernote is de mogelijkheid om tekst in afbeeldingen te detecteren - ook bekend als OCR of Optical Character Recognition. Dit betekent dat als u een document inscant en het opslaat als een afbeelding en later op zoek gaat naar iets in het document, Evernote zal scannen en de tekst binnen de afbeelding zal vinden.

We hebben onlangs een hele gids gepubliceerd over het gebruik van Evernote, dus ik raad u aan dat uit te zoeken en ook vertrouwd te raken met de andere artikelen erover op MakeUseOf.

Het andere hulpmiddel is Doxo. Het is erop gericht u te helpen papierloos te gaan en is een uitstekende tool om dit te doen.

Synchroniseer uw documenten voor alle apparaten

U hebt waarschijnlijk meer dan één apparaat en een van de voordelen van papierloos gaan is dat u die papieren notitie of dit document niet hoeft mee te nemen. Het kopiëren en plakken van het document van apparaat naar apparaat is echter bijna lastig. Gelukkig zijn er tal van cloudservices om uit te kiezen om te helpen met dit probleem. Van SugarSync SugarSync: de meest goed afgeronde gratis back-up- en synchronisatieservice voor bestanden SugarSync: de meest goed afgeronde gratis back-up- en synchronisatiedienst voor bestanden Bestandsback-up is geen nieuw gesprek of onderwerp. Als u op Google zoekt “bestandsback-up” u zult waarschijnlijk overweldigd worden door diensten en artikelen over het onderwerp. Het is een enorme ... Read More to Box to the “grote drie” - Google Drive, SkyDrive en Dropbox De showdown voor cloudopslag - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More De showdown met betrekking tot cloudopslag - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More De cloudopslagscène is onlangs opgewarmd, met een langverwachte vermelding door Google en een vernieuwde SkyDrive van Microsoft. Dropbox is al lange tijd onbetwist door de grote spelers, maar dat is veranderd ... Lees meer, je hebt veel om uit te kiezen.

Conclusie: handige methoden om aan te nemen

Naast deze verschillende dingen die je kunt doen, is het in werkelijkheid aan jou om papierloos te gaan. Net zoals het beheren van uw bestanden, als u niet de moeite neemt en de juiste dingen hebt, zal het niet zo goed werken. Ik wil u graag verwijzen naar dit artikel op LifeHack, dat daar nog meer op in gaat. Ik heb het gevoel dat het heel belangrijk is om dat vast te stellen voordat technieken of andere methoden worden geprobeerd.

Andere dingen die je kunt doen om papierloos te worden, zijn door gewoon naar de bibliotheek te gaan en een boek te lenen in plaats van het te kopen. Recycling is heel belangrijk en kan meer dan alleen de traditionele manier worden gedaan, maar ook door beide zijden van het papier te gebruiken in plaats van een nieuw blad te gebruiken. Hergebruik als kladpapier of andere doeleinden is ook geweldig om te doen.

Zorg ervoor dat u niet overdrukt. Onthouden - “denk na voordat je afdrukt”. Voordat u een document afdrukt, moet u ook controleren of het aanpassen van de tekengrootte en -soort en de paginamarges het aantal pagina's vermindert. Natuurlijk vereisen sommige documenten, zowel voor school als voor professionele doeleinden, een bepaald formaat en indeling. Deze dingen kunnen niet worden voorkomen, maar vergeet niet om terug te verwijzen naar het artikel van Tina, waar ik eerder naar verwees, over het verminderen van de afdrukkosten.

Andere manieren om kosten te besparen bij het afdrukken vanaf internet zijn websites zoals PrintWhatYouLike en PrintFriendly gebruiken om alles van de pagina te verwijderen, zoals advertenties, extra afbeeldingen of links, enzovoort, zodat u alleen krijgt wat u wilt op de pagina.

Ten slotte moet u een back-up maken. Nu. Stel het niet uit. Deze jongens hebben geen back-up van hun bestanden gemaakt. Kijk nu wat er gebeurde. Deze jongens maakten geen back-up van hun bestanden, kijk eens wat er gebeurde. Als er iets is dat ik heb geleerd in die vroege jaren van het werken met computers (en de mensen die ze gebruiken), het was hoe kritisch het is om niet alleen belangrijke dingen te besparen, maar ook om ... Lees meer. Een van de voordelen van papierloos gaan is met back-ups voor het geval er iets zou gebeuren met het originele bestand, dus zorg ervoor dat u dit niet uitstelt.

Ik dacht dat deze video heel nuttig zou kunnen zijn om je op weg te helpen in de richting van papierloos gaan. De video is van SmallBusinessDoer en de oprichter van DocumentSnap.

Ben je papierloos gegaan? Zo ja, hoe is het je leven veranderd? Wat zijn je algemene gedachten over papierloos gaan?

Afbeeldingscredits: boeken op laptop via Shutterstock, papierloze toetsenbordsleutel via Shutterstock, e-handtekening via Shutterstock, smartphonekladblok via Shutterstock, betaalrekeningen via Shutterstock, ongewenste e-mail via Shutterstock, online nieuws via Shutterstock, transformatie van papier via Shutterstock, bestanden in cloud via Shutterstock , Online Banking via Shutterstock, WWF

Ontdek meer over: Green Technology, Note-Taking Apps, Printing.