10 verborgen functies van Microsoft Outlook die zelden worden gebruikt

Als u Outlook gebruikt, weet u al dat het een handig programma is voor het beheren van uw e-mail en bevat het veel geweldige functies. Vandaag gaan we een aantal minder bekende Outlook-functies behandelen die u kunnen helpen uw workflow te verbeteren.

1. Wijzig het aantal regels in Message Previews

In de lijst met e-mailberichten geeft Outlook een voorbeeld van elk bericht weer. Dit omvat de afzender en de onderwerpregel op de eerste regel en vervolgens één regel uit de hoofdtekst van het e-mailbericht hieronder die standaard.

U kunt het aantal regels wijzigen in het bericht dat wordt weergegeven in de lijst met berichten.

Ga naar de Uitzicht tab en klik op de Bericht voorbeeld knop. Selecteer vervolgens 1 lijn (standaard), 2 lijnen, of 3 lijnen. Of selecteer Uit als u niet wilt dat een e-mailbericht in de lijst wordt weergegeven.

U wordt gevraagd of u deze instelling alleen wilt toepassen Deze map of Alle mailboxen.

Het aantal regels dat u selecteert, omvat niet de afzender en onderwerpregel. Dus als je selecteert 2 lijnen, u ziet in totaal drie regels: de afzender en het onderwerp op de eerste regel en vervolgens twee regels van de hoofdtekst van het e-mailbericht daaronder.

2. Kies Welke map wordt weergegeven bij het starten van Outlook

Als u meerdere e-mailaccounts in Outlook hebt, kunt u standaard selecteren in welke inbox van uw e-mailaccount u wilt worden weergegeven wanneer u Outlook opent. Of u kunt desgewenst een andere map naast de inbox selecteren.

Ga naar Bestand> Opties en klik gevorderd in het linkerdeelvenster van de Outlook-opties dialoog venster.

In de Outlook start en verlaat sectie, klik Blader. Op de Selecteer map dialoogvenster, zoek het gewenste account op en selecteer het Postvak IN of een andere map waarin u Outlook wilt starten.

We hebben vastgesteld dat deze instelling niet altijd klopt. Laat het ons weten in de comments of het voor u heeft gewerkt.

3. Maak een Outlook-zoekmap

Als u vaak in Outlook naar dezelfde woorden en zinnen zoekt, kunt u een virtuele zoekmap instellen 6 Best Practices voor Outlook om uw workflow te stimuleren 6 Beste praktijken voor Outlook om uw workflow te stimuleren Als u veel tijd besteedt aan het gebruik van Outlook, je zou je workflow moeten onderzoeken. Laat uw e-mail voor u werken en bespaar tijd voor belangrijkere taken. Meer lezen met een lijst met alle items die voldoen aan bepaalde zoekcriteria. Outlook biedt enkele sjablonen voor zoekmappen of u kunt uw eigen mappen maken.

Bijvoorbeeld de Ongelezen post Zoekmap toont al uw ongelezen e-mail in één map, zelfs als deze zich in verschillende mappen in uw e-mailaccount bevindt. De berichten worden niet naar de zoekmap verplaatst, ze worden daar alleen getoond. De originele berichten blijven in hun respectieve mappen.

Om een ​​nieuw te maken Zoekmap, Klik Nieuwe zoekmap in de nieuwe sectie over de Map tab. Selecteer een kant-en-klare sjabloon voor zoekmappen in de lijst of selecteer Maak een aangepaste zoekmap onder gewoonte onderaan de lijst.

Als u een aangepaste zoekmap maakt, klikt u op Kiezen op de Nieuwe zoekmap dialoog venster.

Voer vervolgens een in Naam voor de zoekmap op de Aangepaste zoekmap dialoog venster. Klik criteria en specificeer de details van de zoekopdracht op de Zoek naar mapcriteria dialoog venster.

Als dit niet voor u werkt, hebben we enkele methoden die u kunt gebruiken om Outlook Search te corrigeren. Outlook Search repareren wanneer het niet goed werkt. Outlook Search repareren als het niet goed werkt Heb je ooit een Outlook-zoekfout gehad ? Als uw Outlook-zoekopdracht niet werkt, raak dan niet in paniek. Werk gewoon je weg door deze stappen voor probleemoplossing. Lees verder .

4. Ruim een ​​Outlook-map op

De Clean Up Folder-functie van Outlook verwijdert overbodige berichten in een thread of map. Redundante berichten zijn vorige berichten in een thread die ook in de antwoorden worden vermeld. Lange e-mailthreads kunnen eindigen met verschillende kopieën van eerdere berichten die in elk antwoord worden vermeld.

De Maak de map op commando verplaatst de redundante berichten in de geselecteerde map en de submappen ervan naar de Verwijderde items map standaard.

Om deze opdracht te gebruiken, klikt u met de rechtermuisknop op de map die u wilt opruimen en selecteert u Maak de map op.

U kunt de opties voor de Maak de map op commando door naar te gaan Bestand> Opties> E-mail> Gesprek opruimen. Selecteer de map waarnaar u de opgeruimde items wilt verplaatsen en schakel eventuele andere opschoonopties in of uit.

5. Verzend een e-mail op een datum in de toekomst

Soms moet u een e-mail schrijven, maar deze pas op een later tijdstip verzenden. Outlook's Delayed Delivery-functie 10 Snelle tips om beter te worden in Outlook 10 Snelle tips om beter te worden in Outlook Gebruikt u Outlook optimaal? Word een Outlook-meester met onze selectie minder bekende tips en trucs en zie hoe uw productiviteit stijgt. Met Meer lezen kunt u dit eenvoudig doen.

Schrijf eerst uw nieuwe e-mail of beantwoord een e-mail. Dan klikken Vertraging levering in de Meer opties sectie over de opties tab in het berichtvenster.

Onder Bezorgopties, controleer de Lever niet eerder af vak en selecteer een datum en tijd.

Selecteer eventuele andere gewenste opties en klik op Dichtbij.

Outlook slaat geplande e-mailberichten op in uw Outbox totdat ze worden verzonden wanneer ze naar je worden verplaatst Verzonden map.

Als u van gedachten verandert en de uitgestelde levering moet annuleren of moet wijzigen naar een andere datum en tijd, gaat u naar uw Outbox en open het e-mailbericht. Klik Vertraging levering op de opties tab opnieuw en verander de datum en tijd voor de Lever niet eerder af schakel het selectievakje in of uit om vertraagde levering uit te schakelen.

6. Gebruik Snelle stappen

De Snelle stappen deel van de Huis tabblad in Outlook biedt met één klik toegang tot algemene acties. Microsoft biedt in eerste instantie enkele initiële Quick Steps, maar u kunt ook uw eigen Quick Steps maken.

Klik op om een ​​aangepaste Snelle stap te maken Maak nieuw in de Snelle stappen sectie. Op de Bewerk de snelle stap dialoog venster, Naam jouw snelle stap.

Selecteer vervolgens een actie in de vervolgkeuzelijst en klik op Actie toevoegen. Blijf andere acties toevoegen die u wilt nemen in dezelfde Quick Step, klik op Actie toevoegen na elke een.

U kunt bijvoorbeeld een Snelle stap instellen om geselecteerde e-mailberichten als gelezen te markeren en vervolgens naar een bepaalde map te verplaatsen.

7. Open meerdere Outlook-vensters

Als u Outlook gebruikt voor e-mail, planning en taken, wilt u mogelijk meerdere Outlook-vensters openen. Hiermee kunt u uw e-mail, agenda en taken tegelijkertijd bekijken in plaats van de navigatieknoppen te gebruiken om van weergave te wisselen.

Om een ​​ander Outlook-venster te openen, klikt u met de rechtermuisknop op het Outlook-pictogram op de taakbalk en selecteert u Outlook 2016. Plaats de vensters zoals u wilt.

Wanneer u Outlook sluit, gaat u naar Bestand> Afsluiten op een van de open vensters. Klik niet op de X in de rechterbovenhoek van een van de vensters. Outlook wordt de volgende keer geopend met hetzelfde aantal vensters en in dezelfde positie waarin ze zich bevonden toen u Outlook afsluitte.

8. Regels maken en beheren

Je houdt niet altijd van spelen volgens de regels, maar van regels in Outlook Laat regels toe Je e-mail beheren Inbox Laat Outlook-regels beheren Je e-mail beheren Postvak IN Met slimme waarschuwingen en filters kun je op de hoogte blijven van je e-mailinbox. Outlook-bureaublad en Outlook.com bieden een functie met de naam 'regels' en we laten u zien hoe u dit instelt. Meer lezen kan erg handig zijn. Hiermee kunt u specifieke gebeurtenissen instellen die automatisch worden uitgevoerd op basis van acties die plaatsvinden.

U kunt bijvoorbeeld berichten met specifieke woorden in de onderwerpregel of van een specifieke persoon naar een map verplaatsen en de berichten tegelijkertijd als gelezen markeren. U kunt een regel maken om dat allemaal tegelijk te doen terwijl u berichten ontvangt.

Klik op om regels te maken of te beheren Reglement in de verhuizing sectie over de Huis tab en selecteer Regels en waarschuwingen beheren. De Regels en waarschuwingen In het dialoogvenster kunt u regels maken, wijzigen en handmatig uitvoeren.

Klik Nieuwe regel om een ​​regel te maken en volg dan de stappen in de Regels Wizard.

Een functie ontbreekt in Outlook is de mogelijkheid om automatisch BCC jezelf op e-mails. Maar je kunt deze beperking omzeilen met behulp van regels Automatisch CC of BCC Yourself in Outlook en Gmail CC / BCC zelf in Outlook en Gmail CCing en BCCing jezelf op e-mails kan een handige manier zijn om jezelf te herinneren aan belangrijke e-mails. Lees verder .

9. Verander uw Outlook-accountnaam

Wanneer u een e-mailaccount toevoegt aan Outlook, is de standaardnaam voor het account uw e-mailadres, dat wordt weergegeven in het linkerdeelvenster. Maar u kunt de accountnaam veranderen in een meer beschrijvende naam waardoor u sneller het account kunt vinden dat u zoekt. Handig als u veel e-mailaccounts in Outlook hebt.

Als u een accountnaam wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op de huidige accountnaam in het linkerdeelvenster (niet in de Inbox voor de account) en selecteert u Accounteigenschappen. Of ga naar Bestand> Info (de Account Informatie scherm).

Ga dan naar Accountinstellingen> Accountinstellingen en zorg ervoor dat de E-mail tabblad is actief op de Account instellingen dialoog venster. Het zou standaard moeten zijn.

Selecteer de account in de lijst waarvan u de naam wilt wijzigen (als deze nog niet is geselecteerd) en klik vervolgens op Verandering.

Verander de Accountnaam onder Algemene instellingen op de Account instellingen dialoog venster. Klik volgende en klik vervolgens op Gedaan.

10. Gebruik Outlook-opdrachtregelschakelaars

Outlook biedt opdrachtregelopties waarmee u verschillende bewerkingen kunt uitvoeren. Als u liever het toetsenbord gebruikt in plaats van de muis, kunt u de bewerkingen in Outlook versnellen met behulp van de opdrachtregelopties. Ze kunnen u ook helpen bij het oplossen van problemen in Outlook.

We hebben 25 Outlook 2016-opdrachtregelparameters behandeld 25 Outlook 2016 Opdrachtregelopties die u moet kennen 25 Outlook 2016 Opdrachtregelinterfaces U moet het weten U kunt meer uit Outlook halen door te leren hoe u opdrachtregelopties gebruikt. Lees meer dat u moet weten.

U kunt bijvoorbeeld een nieuw e-mailbericht met een ontvanger maken door het Rennen dialoog venster (Windows-toets + R) en het invoeren van de volgende opdracht in de Open om het e-mailadres te vervangen door het adres van de ontvanger.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Tools om Outlook nog handiger te maken

Als alle geweldige functies in Outlook, zelfs de minder bekende, niet genoeg voor u zijn, hebben we een aantal handige externe hulpprogramma's van derden behandeld die functionaliteit toevoegen aan Outlook of bestaande functies verbeteren. En vergeet vooral de basisbegrippen niet, zoals het toevoegen van een e-mailhandtekening. Een e-mailhandtekening toevoegen in Microsoft Office 365 Een e-mailhandtekening toevoegen in Microsoft Office 365 Zo kunt u een e-mailhandtekening toevoegen aan de Microsoft Outlook Web App in Microsoft Office 365. Meer lezen .

Vergeet ook niet dat naast de geweldige functies er veel Outlook-snelkoppelingen zijn waarmee u tijd kunt besparen De essentiële lijst met sneltoetsen voor Microsoft Outlook-toetsenbord De essentiële lijst met sneltoetsen voor Microsoft Outlook-toetsenbord De handigste en belangrijkste sneltoetsen voor toetsenborden in Microsoft Outlook . Lees verder .

Ontdek meer over: e-mailtips, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.