Automatiseer Office met Afdruk samenvoegen om professionele adreslabels, naambadges en meer te maken

Gebruikt u nog steeds kopiëren en plakken om labels, naamkaartjes of andere aangepaste documenten te maken? Laat ons u een eenvoudige Microsoft Office-automatisering tonen Hoe u Microsoft Word-mailings kunt gebruiken om e-mails te automatiseren Hoe u Microsoft Word-mailings kunt gebruiken om e-mails te automatiseren Hoewel er veel dingen zijn die ik niet leuk vind aan Microsoft Word, zijn er nog veel meer dingen die ik leuk vind over het. In het bijzonder ben ik dol op de mogelijkheid om veel van de taken die ... Lees meer tool die u uren bespaart te automatiseren!

Afdruk samenvoegen Massale e-mails verzenden in Outlook met Afdruk samenvoegen Massale e-mails verzenden in Outlook met Afdruk samenvoegen Meer lezen is een Microsoft Office-techniek om individuele namen en adressen van een tabel automatisch over te zetten naar een aangepaste sjabloon om documenten zoals naam te produceren badges en adreslabels. Of je nu uitnodigingen stuurt voor een familiefeest Partyplanning Made Easy: 12 van de beste bronnen Feestplanning Eenvoudig gemaakt: 12 van de beste bronnen Wanneer de zomer binnenkomt (en weer uit, voor de beroemde Britse week van de week), is de tijd want tuinfeesten zijn bij ons. U hebt een thema ingesteld en iedereen opgedragen om in kostuum te komen, maar als ... Lees meer of mailt u nieuwe contactinformatie naar een reeks klanten op het werk, dan is er geen betere manier om het proces te automatiseren dan met behulp van Afdruk samenvoegen.

Bereid brondocument voor

Ten eerste hebt u een pool met contacten nodig om uw gegevens te verzamelen. We gaan een Excel-spreadsheet maken om dit te doen, met individuele kolommen voor elk stuk informatie waartoe we toegang willen hebben. Ik zal Excel en Word gebruiken vanuit de Office 2007-suite, maar het proces is grotendeels hetzelfde in recentere Office-versies. Voor mijn doeleinden heb ik de naam, het bedrijf, het adres, de stad, de staat en de postcode gekozen, maar afhankelijk van het soort project waaraan u werkt, wilt u mogelijk verschillende details toevoegen.

Het belangrijkste is dat de informatie van elke persoon wordt opgedeeld in afzonderlijke kolommen, waarbij het soort informatie in elke kolom als een titel in de bovenste rij wordt toegevoegd. Zo kunnen we kiezen welke referenties we gebruiken - we hoeven bijvoorbeeld alleen de naam en het bedrijf van iemand te weten voor een ID-badge, maar hebben het hele adres nodig als we later een adreslabel willen afdrukken. MovingLabelKit: Downloaden Gratis Afdrukbare bewegende labels MovingLabelKit: download gratis afdrukbare bewegende labels Lees meer .

Selecteer brongegevens

De volgende stap is om alle cellen met informatie te markeren en vervolgens te selecteren Definieer Naam in de formules tab.

Je kunt de naam maken die je leuk vindt, zorg er gewoon voor dat het iets is dat je later onthoudt. Als het informatie is waarvan je waarschijnlijk maanden en jaren later terugkijkt, is het misschien de moeite waard om een ​​korte beschrijving te geven in de Commentaar field to jog your memory Hoe bouw je een hersenversterkende gewoonte op in 2015 Hoe bouw je één hersenbevorderende gewoonte op in 2015 Geef 2015 in 2015 een boost aan je brein. Het is gemakkelijker dan je denkt en neemt elke dag maar een paar minuten van je leven in beslag - iets wat je gemakkelijk kunt omzetten in een gewoonte. Meer lezen op een later tijdstip.

Zodra dit is gebeurd, slaat u uw spreadsheet op en gaat u naar Word om de volgende stap van uw Afdruk samenvoegen aan te pakken.

Stel samenvoegen in Word in

Ga in Word naar het tabblad Mailings en selecteer Start Afdruk samenvoegen, kies vervolgens het type document dat u aan het maken bent - in mijn geval een label.

Selecteer een overeenkomende sjabloon

Als u aan een envelop of een label werkt, gaat u op niet-standaard papier afdrukken, zodat u een scherm krijgt met meer opties voor het door u geselecteerde type document. Zorg ervoor dat u de standaardlade van uw printer gebruikt, tenzij u opzettelijk een andere lade gebruikt, en kies vervolgens het productnummer van het label of het formaat en de lay-out van de envelop die u gaat gebruiken, zodat Word pas de juiste sjabloon toe op uw document.

Importeer brongegevens

Daarna is het tijd om de contacten te importeren uit de spreadsheet die u hebt ingesteld om mee te beginnen. Klik op Selecteer Ontvangers in de Mailing tabblad en kies vervolgens Bestaande lijst gebruiken. Je krijgt een Verkenner-venster te zien Hack Windows Verkenner voor Efficiëntie Boost Hack Windows Verkenner voor Efficiëntie Verhoogt Windows Verkenner - beter bekend als Bestandsverkenner in Windows 8 - is een applicatie waar je waarschijnlijk veel tijd in doorbrengt. Zelfs Windows geeks die geen ander Microsoft-programma gebruiken, neigen naar ... Lees meer - navigeer eenvoudig naar de plaats waar je de spreadsheet hebt opgeslagen. Wanneer u het Excel-bestand selecteert, wordt u gevraagd om de tabel te selecteren die u wilt gebruiken; kies degene die u eerder in het proces hebt gedefinieerd.

Op dit moment is het de moeite waard om op te klikken Match Fields in de Schrijf & voeg velden in lint om ervoor te zorgen dat alle informatie in uw spreadsheet correct is geïdentificeerd. Veelgebruikte velden zoals Naam en Adres zal waarschijnlijk automatisch zijn opgepikt, maar je kunt hier, indien nodig, nog ingewikkelder of ongebruikelijker iets aan doen.

Gegevens invoegen in sjabloon

Nu kunt u beginnen met het implementeren van uw Afdruk samenvoegen. kiezen Adresblok of Groetlijn van de Schrijf & voeg velden in lint en u krijgt opties te zien over welke informatie uw document zal bevatten. Omdat ik een label maak, heb ik geen begroeting nodig om te worden opgenomen, dus ik heb geselecteerd Adresblok.

Als we ervoor hadden gekozen om namen in de eerste spreadsheet in te voeren als voornaam, achternaam en dergelijke afzonderlijk, de Voeg de naam van de ontvanger in dit formaat in dialoog zou ons een groot aantal opties geven om deze informatie te presenteren. Dit is strikt optioneel, maar als je in dit stadium meer opties wilt, is het de moeite waard om te overwegen. Hierboven heb ik de selectie ongedaan gemaakt Voer bedrijfsnaam in optie omdat mijn labels bedoeld zijn voor een persoonlijke mailing.

Als u op zoek bent naar een beetje meer controle over de lay-out van uw document, in plaats van te selecteren Adresblok, je kunt informatie stuk voor stuk invoegen met behulp van Voeg Samenvoegveld in en selecteren welke specifieke details u aan uw document wilt toevoegen. U kunt dan selecteren Voorbeeld van resultaten bekijken om uw voltooide product te bekijken - als u een blad met etiketten maakt, vergeet dan niet te klikken Labels bijwerken in de Schrijf & voeg velden in lint, zodat uw hele pagina uw werk weerspiegelt.

Document opmaken

Nu hoeft u alleen nog maar uw document er naar uw zin uit te laten zien - u kunt sleutelen aan lettertypen, lettergroottes en dergelijke, net als elk ander Word-document. Als u met labels werkt, hoeft u alleen het label linksboven te bewerken; Word brengt uw wijzigingen aan in de rest van de vermeldingen in uw document zolang u eraan denkt terug te gaan en op te klikken Labels bijwerken in de mailings tab als je klaar bent.

Finaliseer uw document

Als u tevreden bent met hoe uw document eruit ziet, gaat u terug naar de mailings tab en selecteer Voltooien en samenvoegen. U krijgt de keuze om de documenten afzonderlijk te bewerken, ze meteen af ​​te drukken of ze naar een e-mailprogramma te exporteren om ze elektronisch te verzenden.

Afdruk samenvoegen kent vele toepassingen

Als u eenmaal bekend bent met het basisproces voor Afdruk samenvoegen, kunt u complexere mailings maken met dezelfde sleutelbegrippen. Een goed onderhouden database Excel Vs. Access - Kan een spreadsheet een database vervangen? Excel Vs. Access - Kan een spreadsheet een database vervangen? Welke tool moet u gebruiken om gegevens te beheren? Toegang en Excel zijn beide voorzien van gegevensfiltering, sortering en query's. We laten u zien welke het beste geschikt is voor uw behoeften. Meer informatie gevuld met contactgegevens kan steeds opnieuw worden gebruikt om deze documenten te produceren - en u kunt uzelf een hoop tijd besparen in het proces.

Heeft u een tip voor het afhandelen van een post die we hebben gemist? Of een andere manier om een ​​mailing te maken die nog meer tijd bespaart? Laat het ons weten in de comments hieronder.

Ontdek meer over: Afdruk samenvoegen, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013, Microsoft Office 365.