Vermijd moord door PowerPoint Hoe u uw presentaties boeiend en gedenkwaardig maakt

Heb je ooit een PowerPoint-presentatie gedaan? Natuurlijk heb je dat. Zoals je zei “Nee,” Ik zou je een leugenaar noemen. Oké, dat kan extreem zijn. Maar de meesten van ons hebben, toch? Ik zou het zeggen. Dus, wat is mijn punt? Mijn punt is dat hier de meesten van ons een PowerPoint hebben gemaakt en een presentatie hebben gedaan (of op een bepaald moment zullen doen) en toch is het waarschijnlijk een van de meest slecht uitgevoerde dingen op een computer.

De presentaties die ik zag gedaan op de universiteit, zowel door studenten en de instructeurs, waren op zijn zachtst gezegd beschamend. Van belachelijk lange dia's door instructeurs tot studenten die eruit zagen alsof ze niet wisten hoe te lezen (wat ze in eerste instantie niet hadden mogen doen). Slechte PowerPoint-presentaties is een epidemie in het onderwijs, die vervolgens doorgaat naar de werkplek. Natuurlijk gaat het niet alleen om de PowerPoint zelf, maar ook om de presentator en hoe goed ze spreken en de informatie overbrengen. En ik zal daar ook op ingaan.

Begin met een overzicht

Net zoals bij het schrijven van een rapport, is het handig om specifieke punten te hebben. Gewoonlijk is dit alleen voor jou om je gedachten neer te halen. In een PowerPoint is het echter leuk voor je publiek om te zien wat de presentatie is waar ze over zullen gaan zitten. Het verbindt ze een beetje meer en houdt ze geïnteresseerd, vooral als er iets in de tijdlijn was dat hen intrigeerde. De omtrek is eenvoudig en bestaat alleen uit de exacte dingen die u wilt bedekken. Soms is het ok om een ​​beetje gedetailleerder te worden en de outline uit te breiden om meer informatie te geven over subonderwerpen die zullen worden behandeld. Dit hangt echter af van de grondigheid van uw presentatie en de vereisten van de specifieke inhoud die u behandelt. Hieronder is een voorbeeld van een overzicht in een presentatie die ik heb gedaan over computerbeveiliging.

Wees consistent met het thema en de lay-out

Er zijn verschillende aspecten om afleidingen tot een minimum te beperken en consistent zijn met je thema en lay-out gedurende je PowerPoint is daar zeker een belangrijke speler in. U wilt geen gedachten creëren die de aandacht van het publiek op uw inhoud en wat u zegt, zou veranderen. U kunt dit doen door niet alleen het thema consistent te houden (dat is vrij eenvoudig), maar ook de lay-out. Als een onderwerp bijvoorbeeld twee dia's bevat, moet u de tweede dia labelen en toevoegen “(Vervolg)” aan het einde van de titel. Hierdoor wordt snel duidelijk voor welk deel van het publiek je bent, ondanks het feit dat je van dia wisselt en de focus op het onderwerp blijft houden, in plaats van je af te vragen waar die dia over gaat.

Vergeet Clip Art, Crazy Sounds en Fancy Transitions

Over afleiding gesproken, dit is weer een grote speler. Sommige visuals kunnen goed zijn. Onbelangrijke beelden of geluiden (eigenlijk alleen geluiden) en gekke overgangen zijn niet alleen erg afleidend voor het publiek, maar het geeft je PowerPoint een minder professionele indruk. Ik zou aanraden om weg te blijven van de meeste van deze, zoals dit groen-achtige-gele, pluizige ding hieronder.

Op de universiteit had ik een instructeur die geliefde al deze dingen. Ik vind dat ze de kleuterklas had moeten onderwijzen, als dat je enig idee geeft hoe zij (en haar presentaties) eruit zagen.

Lees je PowerPoint niet. Periode.

Werkelijk? Heb je nog steeds je PowerPoints gelezen? Ik hoop echt dat je dat niet doet. En niet om je te beledigen als je dat doet, maar je moet stoppen - voor het welzijn van de mensheid. Goed, nu ik klaar ben met het uiten van je waardigheid, laat me je dit vragen: heb je ooit geluisterd naar iemand die iets heeft gelezen? Als zij zijn werkelijk goed in, zoals sommige beroepen vereisen, kun je het amper vertellen. Maar als ze gemiddeld zijn zoals de meesten van ons, klinkt het monotoon en flauw. Je wilt niet dat anderen dat over jou denken, toch? Dit komt terug waarom je geeft de presentatie in de eerste plaats. Geef je het omdat jij hebben naar? Omdat je geniet van het onderwerp? Of omdat je wilt dat het publiek zoveel mogelijk kennis en inhoud opneemt om positieve veranderingen aan te brengen? Misschien is het een aantal, maar hopelijk is de laatste daarvan een van hen, want als dat niet zo is, is het onwaarschijnlijk dat u de inhoud die u zo hard hebt gebruikt om te onderzoeken en te verzamelen, op een manier publiceert dat uw doelgroep zou geniet van leren over en toepassen.

Ten slotte is er geen reden om te lezen wat uw publiek duidelijk kan zien. Je doel als presentator is om verder te gaan dan het PowerPoint zelf. De PowerPoint is gewoon een gids en een uitgebreide schets voor het publiek om mee te volgen tijdens uw presentatie.

De levering van de inhoud is net zo belangrijk als de inhoud zelf. Hier is een oplossing die ik heb gevonden voor dit probleem, wat prima werkt voor mij. Nadat u uw PowerPoint hebt gemaakt, gaat u er doorheen en maakt u een script. Het script kan bestaan ​​uit alles wat u maar wilt, van een overzicht of een samenvatting van uw presentatie tot een complete nabootsing van wat u van plan bent te zeggen. In het hele script is opgenomen waar dia-overgangen plaatsvinden, zodat u niet vergeet dia's te wijzigen terwijl u uw presentatie geeft. Het is prima om naar beneden te kijken om te lezen, maar je moet al een beetje begrijpen wat je al gaat zeggen.

Ga naar de Punt En Assassinate The Saga

Dit is de andere kant om niet te lezen wat je gaat zeggen. Het is moeilijk om een ​​zinvolle presentatie te geven wanneer alles wat je doet punt voor punt wordt gelezen (dat is waar het script voor is). Maar zet dat script niet zelf in de dia's. Dat klinkt misschien als gezond verstand, maar ik had een instructeur wiens dia's zo vol stonden, dat het te lang duurde om de belangrijkste punten en belangrijke informatie van hen te krijgen. Heel frustrerend wanneer ik probeer te studeren. Maar het gaat niet alleen om studeren - wat dacht u van op een werkplek als uw PowerPoint een hulpmiddel voor anderen moet zijn? Ze willen niet de tijd nemen om je romanachtige dia's door te spitten. Dus, zoals de titel zegt, kom op het punt - het wordt een kracht genoemdPunt om een ​​reden, niet een “PowerSaga.”

Gebruik media, maar kwaliteitsmedia

Eerder had ik het over het niet gebruiken van gekke beelden, zoals Clip Art of andere storende media. Dit betekent niet dat je het helemaal niet kunt gebruiken. Foto's, video's en zelfs audioclips hebben hun plaats indien relevant. Sleutelwoord daar. Heb geen willekeurige foto om ruimte te vullen. Zoek in plaats daarvan iets dat gerelateerd is aan waar je het over hebt. Het is een pluspunt als het kwaliteit toevoegt aan wat u al zegt, maar als het er maar op is om de dia een iets minder steriel uiterlijk te geven, is dat ook goed. Zorg er alleen voor dat het relevant is voor wat u bedekken en niet weg te nemen van de focus van het publiek.

Gebruik de bronnen die voor u beschikbaar zijn

Misschien zijn er tijden geweest dat je een idee had voor iets dat je wilde doen, maar niet over de knowhow beschikte om het in je PowerPoint te implementeren. Vergeet niet om gewoon op internet te zoeken. Natuurlijk zijn er veel tips en informatie op de Microsoft-website en het is een geweldige bron voor dingen zoals deze. Maar zelfs een snelle zoekopdracht op uw favoriete zoekmachine levert fantastische resultaten op, want waarschijnlijk is er iemand anders geweest die zich hetzelfde heeft afgevraagd en een oplossing heeft gevonden.

Het ligt allemaal op jou, de presentator

De aandacht van het publiek vastleggen vanaf het begin is cruciaal voor het succes van uw presentatie en de impact die deze op hen zal hebben. Begin met een pakkende regel, een intrigerende statistiek of een vraag om hun nieuwsgierigheid te wekken. Als je het eenmaal hebt, je moet het houden. Dit doe je door de vorige tips te volgen en nog een ding: de sfeer die je geeft. Ben je nerveus? Of ben je ontspannen en jezelf? Je moet de laatste zijn, wat het ook mag zijn. Maak je geen zorgen als je het gevoel hebt dat je persoonlijkheid niet geschikt is voor de inhoud die je presenteert - probeer het niet te veranderen. In plaats daarvan, vertrouw op je instincten en wees jezelf. Bijvoorbeeld, als je grappig bent, gooi je eigen humor hier en daar. Of als je serieuzer bent, doe dat dan. De sleutel is om vertrouwen te geven in jezelf, je werk en de inhoud die je presenteert.

Praktijk. Praktijk. Praktijk. (En zet het niet uit)

Dus hoe kun je vertrouwen hebben in die dingen? Eenvoudig - oefenen. U moet uw hele presentatie (niet uw PowerPoint) in het geheugen laten opslaan. Dit zal de informatiestroom verbeteren, vertrouwen weergeven, droge presentaties (monotoon) en het lezen van de dia's voorkomen en de aandacht van het publiek beter vastleggen. Dit uitschakelen verhoogt alleen de negatieven en verlaagt de positieven. Dus stel niet uit en blijf het spel voor.

Back-up (omdat je “Papa heeft je goed geleerd”)

Doh! U hebt zojuist uw PowerPoint op slechts één plaats opgeslagen - de enige flashdrive die u had. En op de weg naar het gebouw liet je het in een modderpoel vallen. Ik hoop dat het nog steeds werkt - je werk / cijfer en andere mensen rekenen op je. Als dat je nooit is overkomen, weten we allemaal van iemand die het is overkomen. Het is gezond verstand om een ​​back-up te maken, doe het! Het is gratis (meestal) en er is echt geen reden om dat niet te doen, behalve je eigen luiheid - wat gewoon zielig is dat je het toestaat om het in de weg te zitten. Je weet dat je spijt zou hebben van de keren dat je geen back-up hebt gemaakt als zoiets jou overkwam, dus waarom niet al die stress voorkomen en gewoon dingen vanaf het begin doen.

Er zijn verschillende manieren om dit aan te pakken. Ten eerste, meerdere locaties van hetzelfde bestand in verschillende bronnen hebben. Dus als je het bestand op je computer hebt, laat het dan ook op een flash-drive staan. Als u van plan bent om alleen een flash-drive op een andere computer aan te sluiten om de presentatie te geven, probeer dan een cloudservice te gebruiken. De Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More De showdown met cloudopslag - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & Meer De cloudopslagscène is onlangs opgewarmd, met een langverwachte vermelding van Google en een vernieuwde SkyDrive van Microsoft. Dropbox is al lange tijd onbetwist door de grote spelers, maar dat is veranderd ... Lees meer zoals Dropbox, SugarSync, SkyDrive of Google Drive. Er zijn ook een overvloed aan andere diensten, maar dat zijn mijn favoriete keuzes, SugarSync is mijn persoonlijke favoriet SugarSync: de meest goed afgeronde gratis back-up- en synchronisatieservice voor het bestand SugarSync: de meest goed afgeronde gratis back-up en synchronisatieservice voor bestanden Back-up van bestanden is geen nieuw gesprek of onderwerp op geen enkele manier. Als u op Google zoekt “bestandsback-up” u zult waarschijnlijk overweldigd worden door diensten en artikelen over het onderwerp. Het is een enorme ... Lees meer. Een andere optie is om zowel een draagbare harde schijf als een flashstation (of twee van hetzelfde type apparaat) te hebben, dus als je niet zeker bent over de betrouwbaarheid van een internetverbinding, heb je nog steeds een back-up. Ik ben niet kieskeurig over hoe je back-up, net zo lang als jij do en zijn betrouwbaar.

In aanvulling op, opslaan terwijl je typt uw PowerPoint- en presentatiescript. Geef de bestanden een naam vanaf het begin en gebruik ze gewoon “CTRL + S” terwijl je typt. Ik kan niet tellen hoe vaak ik dit alleen in dit artikel heb gedaan. Zelfs als je denkt om midsentence te besparen - doe het gewoon. Het kost slechts een seconde en slaat op uur van frustratie.

Conclusie

Vergeet niet dat er veel dingen zijn die u kunt doen om uw PowerPoint aangenamer te maken en eenvoudig te begrijpen. Dat gezegd hebbende, de andere 50% van het gewicht wordt bepaald door hoe goed je het materiaal presenteert. Beiden moeten eensgezind zijn om de aandacht van het publiek vast te houden en te behouden om ervoor te zorgen dat ze de inhoud die je zo hard hebt voorbereid, volledig begrijpen. Maar daar stopt het niet. Je moet de inhoud toespitsen op de behoeften en interesses van het publiek. Als het niet hun specifieke interesse is, kun je het goed maken door de gebieden van het presenteren van de inhoud zelf aan te bieden door analogieën te gebruiken om het zoveel mogelijk aan hen en je eigen persoonlijkheid te relateren. Deze dingen in combinatie met het vertrouwen dat je hebt gekregen door je presentatiescript herhaaldelijk te bestuderen, zorgen ervoor dat je publiek geïntrigeerd blijft. Vergeet ten slotte een back-up niet. Het kan een gedoe lijken, maar onthoud dat het een heleboel meer is wanneer je alles opnieuw moet maken wat je hebt verloren.

Raadpleeg 10 PowerPoint-tips voor het voorbereiden van een professionele presentatie voor meer handige tips. 10 Tips voor PowerPoint-punten voor het voorbereiden van een professionele presentatie 10 Powerpoint-tips voor het voorbereiden van een professionele presentatie Presentaties zijn een geweldige manier om een ​​presentatie te ondersteunen. Deze gids helpt u presentaties te maken met een professionele uitstraling en beknopte inhoud. Tegelijkertijd vermijdt u de meest voorkomende presentatiefouten. Lees meer door Tina en de 10-20-30 regel van PowerPoint door Guy Kawasaki.

Image Credit: Hand breekt door wit via Shutterstock | Geel speelgoed via Shutterstock | Leuke Furry Ferret Concentratie Comic via Shutterstock | Illustratie van zakenman via Shutterstock

Ontdek meer over: Microsoft PowerPoint, presentaties.