7 Google Agenda Tips voor beter tijdbeheer op kantoor

Google Agenda is een essentiële app voor iedereen die zijn tijd moet beheren. Het maakt niet uit of je werkt, studeert of zelfs probeert een feest te organiseren - de app helpt je op het goede spoor te blijven.

Als u op een kantoor werkt, of gewoon uw tijdmanagementvaardigheden wilt verbeteren 9 Veilig zoeken naar manieren om uw tijdmanagementdoelstellingen te volgen 9 Waarborgen om door te werken op uw doelstellingen voor timemanagement Wilt u uw tijdmanagementdoelstellingen halen, maar kunt u gewoon ' Het lijkt erop dat ik doorloop. Met deze tips en hulpmiddelen neemt u ze serieuzer. Meer lezen, er zijn een paar Google Calendar-functies die u handig vindt. Laten we dat van dichterbij bekijken.

1. Stuur een afwezigheidsantwoord

De antwoorden op kantoor zijn nauwelijks een nieuw idee. Ze zijn een van de vele e-maildiensten geweest sinds de technologie heeft bestaan; ze zijn een van de beste functies van Gmail 9 Geweldige Gmail-functies die u waarschijnlijk niet gebruikt 9 Geweldige Gmail-functies die u waarschijnlijk niet gebruikt Verschillende handige e-mailfuncties in Gmail bestaan ​​al lang zonder dat iemand er last van heeft. Laten we dat vandaag veranderen. Lees verder .

De functie komt echter minder vaak voor in agenda-apps. Het betekent dat timemanagement altijd een beetje een nachtmerrie is geweest, vooral als je op zoek bent naar gratis gokkasten in dagboeken van meerdere mensen..

Google Agenda biedt nu een afwezigheidsinstelling. Wanneer u dit inschakelt, worden alle uitnodigingen voor vergaderingen die u tijdens de periode ontvangt, automatisch geweigerd. U kunt het bericht aanpassen dat anderen te zien krijgen, en ook bepalen welke gebruikers het bericht zullen ontvangen.

U kunt een afwezigheidsmelding instellen door de bijbehorende tag te selecteren wanneer u een nieuwe afspraak maakt.

De functie is momenteel beschikbaar op G Suite. Hoewel Google het nieuws niet officieel heeft bevestigd, wordt algemeen aangenomen dat de functie in de komende maanden zal worden uitgerold naar alle gebruikers.

2. Beheer uw werktijden

Een andere nieuwe functie die G Suite-gebruikers kunnen gebruiken, is de mogelijkheid om uw werktijden te beheren.

Het idee maakt deel uit van de recente, bredere strategie van Google om digitaal welzijn op alle platforms te bevorderen. Het bedrijf heeft ook tools geïntroduceerd die uw app-gebruik op Android beheren, u eraan herinneren een pauze in te lassen op Android en minder tijd te besteden aan het bewerken van Google Foto's.

Met de functie Arbeidstijden kunnen gebruikers hun werkdagen dag in dag uit aanpassen. Met de huidige methode kunt u alleen van maandag tot vrijdag een begin- en eindtijd instellen.

Google kan zelfs suggesties doen over uw werktijden op basis van uw vorige activiteit. De slimme functie is handig voor freelancers die op zoek zijn naar manieren om hun tijdmanagement onder controle te krijgen.

Als iemand je uitnodigt voor een zakelijk evenement of vergadering tijdens je niet-werkende uren, laat Google Agenda de inviter weten dat je niet beschikbaar bent.

Ga naar om uw werktijden in Google Agenda in te stellen Instellingen> Algemeen> Werkuren.

3. Implementeer de tijdblokkeringstechniek

Het is een gemakkelijke val om in te vallen. Je kijkt naar je Google-agenda en ziet een aantal vergaderingen met veel vrije tijd ertussen.

Maar hoe zit het met het reizen van en naar de locatie van een vergadering? En hoe zit het met het beantwoorden van al die e-mails? En vergeet niet dat je ook nog moet eten.

Tijd blokkeren is een eenvoudige techniek voor zowel kantoormedewerkers als mensen die hun tijdmanagement willen verbeteren. In het eenvoudigste geval verwijst het naar het toewijzen van elke minuut van de dag aan een bepaalde activiteit.

We hebben het Time Blocking-concept in meer detail bekeken. Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Time Blocking - Het geheime wapen voor betere focus Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan je op het goede spoor houden terwijl je afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees Meer elders op de site als u wilt leren hoe u op de goede weg kunt blijven met uw taken.

4. Vertel iedereen dat je te laat bent voor een vergadering

Het maakt niet uit hoe goed je tijdmanagementvaardigheden zijn; iedereen komt van tijd tot tijd te laat voor een vergadering. Boekhouding voor elke vertraagde trein- of verkeersstop is onmogelijk.

Gelukkig, als je te laat komt, hoef je je geen zorgen te maken dat je elke andere persoon individueel kent. Google biedt twee manieren om al uw medescholieren tegelijkertijd te vertellen over uw hachelijke situatie.

1. Je kunt iedereen via e-mail antwoorden met het originele uitnodigingsformulier.
2. Je kunt een bericht in Google Agenda verzenden door het betreffende evenement te bewerken.

Voor een meer gedetailleerde uitleg van beide benaderingen, bekijk ons ​​artikel over het gebruik van Google Agenda om iedereen te vertellen dat je te laat bent voor een vergadering. Gebruik Google Agenda om iedereen te vertellen dat je te laat bent voor een vergadering Gebruik Google Agenda om iedereen te vertellen U komt te laat voor een vergadering Google Agenda kan u helpen uw teamleden te laten weten of u te laat bent voor een vergadering. Lees verder .

5. Gebruik afspraaksleuven

Als u een Google-account op uw werk of school heeft, kunt u de Afspraken slots voorzien zijn van.

Het is een variatie op het idee van werkuren. In plaats van uw hele werkdag beschikbaar te maken voor mensen om te zien, kunt u perioden aangeven waarin mensen vergaderingen en afspraken met u kunnen organiseren.

Het is handig voor bazen die een paar dagen per week een open-deurbeleid willen houden, of artsen, dierenartsen en advocaten die hun operaties en klinieken elke dag binnen een smal venster kunnen hosten..

Natuurlijk helpt de functie u ook om uw tijd te beheren. Je wordt niet per ongeluk weggesleurd voor een vergadering buiten het slot.

U kunt een afspraakslot instellen door de bijbehorende tag te kiezen tijdens het maken van een nieuwe afspraak.

6. Gebruik een sjabloon voor vergaderminuten

De jury is nog steeds uit over hoe nuttig vergaderingen eigenlijk zijn. Veel mensen onderschrijven het idee dat ze veel te lang doorgaan met slepen. Ze beweren dat niets wordt overeengekomen en vernietigen zelfs de best-legde tijdmanagementplannen.

Anderen denken dat ze een essentieel onderdeel zijn van projectmanagement; zonder hen zouden plannen snel in chaos vervallen.

De waarheid zit ergens in het midden. Maar wat absoluut duidelijk is, is dat u vergadernotities moet hebben om elke kans op een tijdige en productieve vergadering te hebben. Ze zullen in een bepaalde sessie het overzicht schetsen van wat u van plan bent te bespreken en een historisch record dienen in toekomstige vergaderingen.

Er zijn een paar notuliersjablonen voor Google Documenten De 12 beste notulen voor vergaderingen van professionals De 12 beste notulen voor vergaderingen voor professionals Hier vindt u de beste notulen-sjablonen voor vergaderingen van Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote en Google Docs. Lees verder . U kunt ze aan uw Google Agenda-afspraak koppelen door op het pictogram van de paperclip in de uitgebreide vergaderweergave te klikken. De minuten zijn dan beschikbaar voor alle deelnemers.

7. Toegang tot de agenda van iemand anders

Het vermogen om de agenda's van anderen te openen, delen en in sommige gevallen te bewerken, is een essentieel onderdeel van het leven van een kantoorwerknemer.

Misschien moet een heel team bijvoorbeeld een enkele kalender over een lopend project bewerken, of moet een secretaresse het dagboek van hun baas kunnen beheren.

Het is gemakkelijk om de agenda van iemand anders te openen, op voorwaarde dat de persoon die eigenaar is van de agenda het heeft kunnen delen met andere mensen. Hoe kan ik Google Agenda met anderen delen? Hoe deel ik Google Agenda met anderen. Om Google Agenda te delen, kun je de agenda openbaar maken zodat iedereen kan het zien, of je kunt het delen met een specifieke persoon of mensen. Lees verder .

Als u een agenda wilt toevoegen, heeft u het e-mailadres van de andere persoon of de unieke URL van de agenda nodig. De kalender verschijnt aan de linkerkant onder “Andere kalenders.”

• Om het via e-mail toe te voegen, gaat u naar de lijst met agenda's in het linkerdeelvenster en typt u het e-mailadres in Voeg de agenda van een vriend toe of Voeg de agenda van een collega toe veld en druk vervolgens op invoeren.
• Als u het wilt toevoegen met behulp van een ICAL-koppeling, gaat u naar Mijn agenda's, Klik op de Toevoegen + pictogram en kies Van URL van het menu.

Verbeter het tijdmanagement met Google Calendar

Deze zeven tips en trucs zouden kantoormedewerkers moeten helpen de manier te verbeteren waarop ze dagelijks Google Agenda gebruiken, terwijl ze je tegelijkertijd een manier bieden om je tijdsbeheer onder controle te krijgen.

Als u meer wilt leren over meer manieren waarop Google Agenda krachtiger is dan u zou denken, bekijk dan ons artikel over hoe u Google Agenda als een persoonlijk dagboek kunt gebruiken. Google Agenda als een persoonlijk dagboek gebruiken vanaf vandaag Google Agenda gebruiken als een persoonlijk dagboek vanaf vandaag U kunt Google Agenda gebruiken als een dagboek, een dagboek of een eenvoudige tracker. Met deze kalendertips en -tricks kan het ook meer dan een planning zijn. Lees meer en label uw zelfverbetering op datums in de kalender.

Ontdek meer over: Agenda, Google Agenda, Tijdbeheer.