2 eenvoudige Apple Mail-regels om inkomende e-mails beter af te handelen [Mac]

De constante stroom van e-mails is ongetwijfeld de vloek van veel computergebruikers. E-mailen is een van de snelste vormen van communicatie, maar je hebt constant te maken met impertinente berichten, spam en online promoties.

Als u op zoek bent naar manieren om uw e-mails onder controle te krijgen, biedt de Mail-app van Apple een manier om regels op te stellen voor wat er met e-mails gebeurt wanneer ze aankomen. Het instellen en onderhouden van enkele eenvoudige regels in Mail kan de hoeveelheid tijd die u besteedt aanzienlijk verkleinen en ongewenste e-mails verwijderen.

De volgende zijn voorgestelde regels voor het beheren van uw e-mail.

Het is echter belangrijk dat u regels aanpast of toevoegt die van toepassing zijn op de soorten e-mails die u op regelmatige basis ontvangt. Zie ook mijn artikel over slimme e-mailmappen Vijf essentiële slimme postbussen voor Apple Mail [Mac] Vijf essentiële slimme postbussen voor Apple Mail [Mac] Lees Meer voor voorgestelde manieren om uw e-mails onder controle te krijgen.

Ongewenste e-mail

Apple's Mail wordt geleverd met een aantal standaardinstellingen voor ongewenste e-mail. Open de voorkeuren van Mail en klik op Ongewenste e-mail om de huidige instellingen te bekijken. Ik geloof dat de standaardinstellingen voor ongewenste e-mail er als volgt uitzien:

U kunt ongewenste e-mail eenvoudig verplaatsen naar een Junk-postbus, waarmee u deze berichten kunt controleren om na te gaan of het inderdaad ongewenste e-mail is. Soms wanneer u zich registreert op een website, kan de registratie-e-mailmelding als ongewenste e-mail worden beschouwd wanneer deze voor het eerst in uw mailbox arriveert, dus u kunt uw ongewenste mailbox controleren om te zien of deze daar is verzonden.

Als u meer controle wilt over uw ongewenste e-mail, kunt u selecteren “Voer aangepaste acties uit” (Klik op de “Geavanceerd om te configureren” knop), die u een reeks regels voorstelt voor wat als rommel wordt bestempeld.

Dit is een goed voorbeeld van het type regels dat u kunt configureren om te bepalen wat er met uw e-mails gebeurt wanneer ze in uw box aankomen. Dus laten we nu een andere regel onderzoeken die automatisch de aangewezen e-mail als gelezen instelt.

Markeer als gelezen

Omdat ik genoeg had van het controleren en verwijderen van e-mails op zowel mijn desktopcomputer als mobiele apparaten, creëerde ik wat misschien als een vrij extreme regel wordt beschouwd. Het markeert al mijn dagelijkse inkomende e-mails als gelezen, tenzij de afzender in mijn adresboek staat. Ik zorg er ook voor dat sommige VIP-e-mails nooit als gelezen worden gemarkeerd, bijvoorbeeld e-mail van mijn redacteuren op MUO.

De regel is als volgt opgezet:

Klik op om deze regel in te stellen Reglement in de voorkeuren van Mail. Klik op de Regels toevoegen knop. Met de eerste voorwaarde, verandering “ieder” aan iedereen.

Klik vervolgens op de “Elke ontvanger”?? pop-upvenster en selecteer “Datum Ontvangen”??. Selecteer in de tweede set dropdown-voorwaarden “Is minder dan,”?? en in de derde, invoer “1” dagen oud.

Klik vervolgens op de knop + en selecteer “Afzender is niet in mijn adresboek.”?? Dit veronderstelt nu dat uw adresboek wordt bijgehouden met de namen en adressen van mensen, klanten en bedrijven die voor u het belangrijkst zijn.

U kunt ook op de + knop klikken en een andere voorwaarde toevoegen; kiezen “Afzender is niet in mijn Vorige ontvangers,” Dit betekent dat berichten van afzenders waarop u eerder hebt gereageerd, niet als gelezen worden gemarkeerd.

Voor toegevoegde meetwaarden kunt u specifieke adressen opnemen waarvoor u geen berichten wilt die zijn gemarkeerd als gelezen.

Voer vervolgens onder Voer de volgende acties uit: selecteren “Markeer als gelezen”?? in het pop-upmenu.

Als u gewend bent dagelijkse e-mails te controleren en te verwijderen, kan deze regel u in eerste instantie een beetje bezorgen, omdat in wezen al uw e-mails nu als gelezen zullen worden gemarkeerd, behalve dat de e-mails die u hebt opgegeven niet mogen zijn.

U wilt echter nog steeds dagelijkse e-mails lezen, hoewel deze zijn gemarkeerd als gelezen. Hier is hoe je dat doet. U kunt eenvoudig uw Inbox controleren en alle inkomende berichten bekijken. U kunt ook een Smart Mailbox maken waarmee al uw e-mails voor de huidige dag worden vastgelegd.

Als u dit wilt instellen, selecteert u in de menubalk van Mail Mailbox> Nieuwe slimme postbus. Stel de regel op deze manier in:

Voor meer ideeën over het automatiseren van taken op een Mac-computer, bekijk mijn gratis pdf, de MUO-handleiding voor Mac-automatisering.

Laat ons ook weten welke andere e-mailregels u gebruikt om uw postvak onder controle te houden.

Afbeelding tegoed: Shutterstock.com

Ontdek meer over: Apple Mail, Computer Automation, Desktop Email Client, Email Tips.