5 Excel Autofill-trucs om uw spreadsheets sneller te bouwen

Excel-autofill-functies bieden de meest effectieve manieren om tijd te besparen tijdens het invullen van spreadsheets.

De meeste mensen realiseren zich niet dat veel van de dingen die ze handmatig doen, kunnen worden geautomatiseerd. U wilt bijvoorbeeld een formule alleen op elke tweede of derde rij toepassen als u omlaag sleept om Automatisch aanvullen te gebruiken. Of wilt u alle lege plekken in een blad invullen?.

In dit artikel laten we u zien hoe u vijf van de meest effectieve automatiseringen voor kolommen voor automatisch invullen kunt bereiken.

1. Vul elke andere cel in

Meestal weet iedereen die Excel al een tijdje heeft gebruikt hoe de functie voor automatisch aanvullen moet worden gebruikt.

U klikt eenvoudig en houdt uw muisknop ingedrukt in de rechter benedenhoek van de cel en sleept hem naar beneden om de formule in die cel toe te passen op elke cel eronder.

In het geval dat de eerste cel slechts een getal en geen formule is, vult Excel de cellen automatisch in door er één omhoog te tellen.

Maar wat als u de formule voor automatisch aanvullen niet op elke cel eronder wilt toepassen? Bijvoorbeeld, wat als u alleen wilt dat elke andere cel de voor- en achternaam samenvoegt, maar u de adresregels onaangeroerd wilt laten?

Formule toepassen op elke andere cel

U kunt dit doen door uw procedure voor automatisch aanvullen enigszins aan te passen. In plaats van op de eerste cel te klikken en vervolgens in de rechteronderhoek omlaag te slepen, markeert u in plaats daarvan de eerste twee cellen. Plaats de muis vervolgens in de rechter benedenhoek van de twee cellen totdat de cursor verandert in a “+”.

Houd dat nu vast en versleep dat net zoals je normaal zou doen.

U merkt nu dat in plaats van elke afzonderlijke cel automatisch te vullen, Excel alleen elke tweede cel in elk blok automatisch aanvult.

Hoe andere cellen worden behandeld

Wat als die tweede cellen niet leeg zijn? In dat geval past Excel dezelfde regels ook toe in de tweede cel van het eerste blok dat u hebt gemarkeerd in elke andere cel. Als de tweede cel bijvoorbeeld een heeft “1” erin, dan zal Excel elke andere cel automatisch aanvullen door 1 op te tellen.

U kunt zich voorstellen hoe deze flexibiliteit in grote mate kan verbeteren hoe efficiënt u automatisch gegevens in werkbladen kunt invullen. Het is een van de vele manieren waarop Excel u tijd bespaart 14 Tips om tijd te besparen in Microsoft Excel 14 Tips om tijd te besparen in Microsoft Excel Als Microsoft Excel in het verleden veel tijd heeft verbruikt, laten we u dan zien hoe u enkele van uw tijd kunt krijgen. het terug. Deze eenvoudige tips zijn gemakkelijk te onthouden. Meer lezen tijdens het verwerken van veel gegevens.

2. Automatisch aanvullen tot het einde van de gegevens

Een ding dat mensen vaak tegenkomen bij het werken aan Excel-werkbladen in een bedrijfsomgeving, is omgaan met massieve werkbladen.

Het is eenvoudig genoeg om de muiscursor van de bovenkant naar de onderkant van een reeks van 100 tot 200 rijen te slepen om die kolom automatisch te vullen. Maar wat als er daadwerkelijk 10.000 of 20.000 rijen in de spreadsheet zitten? Het slepen van de muiscursor over 20.000 rijen zou erg lang duren.

Er is een zeer snelle truc om dit efficiënter te maken. In plaats van helemaal naar beneden in de kolom te slepen, houd je gewoon de Shift-toets op het toetsenbord ingedrukt. Nu zul je merken dat wanneer je je muis in de rechter benedenhoek van de cel plaatst in plaats van een plus-pictogram, het een pictogram is met twee horizontale, evenwijdige lijnen.

Nu hoeft u alleen maar op dat pictogram te dubbelklikken en Excel vult automatisch de hele kolom automatisch in, maar alleen tot waar de aangrenzende kolom feitelijk gegevens bevat.

Met deze ene truc kun je talloze uren besparen 10 Easy Excel Timesavers die je misschien hebt vergeten 10 Easy Excel Timesavers die je misschien hebt vergeten Deze tien tips zorgen ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan het uitvoeren van normale Excel-taken en de productiviteit van je spreadsheet verhoogt. Meer lezen is verspild door de muis over honderden of duizenden rijen omlaag te slepen.

3. Vul de lege plekken in

Stel je voor dat je bent belast met het opschonen van een Excel-spreadsheet, en je baas wil dat je een specifieke formule toepast 3 Crazy Excel-formules die geweldige dingen doen 3 Crazy Excel-formules die geweldige dingen doen Voorwaardelijke formatteringsformules in Microsoft Excel kunnen geweldige dingen doen. Hier volgen enkele handige trucs voor de productiviteit van de Excel-formule. Meer lezen voor elke lege cel in een kolom. U kunt geen voorspelbaar patroon zien, dus u kunt het niet gebruiken “elke andere x” autofill-truc hierboven. Plus die benadering zou bestaande gegevens in de kolom wegvagen. Wat kan je doen?

Nou, er is nog een truc die je kunt gebruiken om alleen in te vullen lege cellen met wat je maar wilt.

In het bovenstaande blad wil je baas dat je elke lege cel met de string invult “N / A”. In een blad met slechts een paar rijen, zou dit een eenvoudig handmatig proces zijn. Maar in een blad met duizenden rijen zou je een hele dag nodig hebben.

Dus doe het niet handmatig. Selecteer gewoon alle gegevens in de kolom. Ga dan naar de Huis menu, selecteert u de Zoek & selecteer pictogram, selecteer Ga naar speciaal.

Selecteer in het volgende venster blanks.

In het volgende venster kunt u de formule invoeren in de eerste lege cel. In dit geval typt u gewoon N / A en druk vervolgens op Ctrl + Enter zodat hetzelfde geldt voor elke gevonden lege cel.

Als je dat wilde, in plaats van “N / A”, u kunt een formule in de eerste lege cel typen (of op de vorige waarde klikken om de formule uit de cel net boven de lege cel te gebruiken) en wanneer u op Ctrl + Enter drukt, past deze dezelfde formule toe op alle de andere lege cellen.

Deze ene functie kan het rommelig maken van een rommelige spreadsheet zeer snel en gemakkelijk maken.

4. Vul met de vorige waarde Macro

Die laatste truc duurt eigenlijk een paar stappen. U moet op een aantal menu-items klikken - en het verminderen van klikken is waar efficiëntie efficiënter om draait, goed?

Laten we die laatste slag een stap verder gaan. Laten we het automatiseren met een macro. De volgende macro zal in principe door een kolom zoeken, naar een lege cel zoeken en als deze leeg is, kopieert deze de waarde of formule uit de cel erboven.

Klik op de knop om de macro te maken Ontwikkelaar menu-item en klik op de macro's icoon.

Geef de macro een naam en klik op de Maak een macro knop. Hierdoor wordt een venster voor code-editor geopend. Plak de volgende code in de nieuwe functie.

FirstColumn = InputBox ("Voer de kolomletter in.") FirstRow = InputBox ("Voer het rijnummer in.") LastRow = Bereik (FirstColumn & "65536"). End (xlUp). Row For i = FirstRow To LastRow If Bereik (FirstColumn & i) .Waarde = "" Dan Bereik (FirstColumn & (i - 1)). Kopieerbereik (FirstColumn & i) Einde Als Volgende ik 

De benadering in het bovenstaande script is om het flexibel te maken, zodat de gebruiker van het werkblad kan opgeven welke kolom en rij moet worden gestart. Dus nu als je een blad hebt dat er zo uitziet:

U wilt de gaten in kolom G invullen door de lege cel in te vullen met dezelfde formule als de cel erboven, u kunt gewoon uw macro uitvoeren. Nadat u de aanwijzingen voor het starten van de kolom en rij hebt beantwoord, vult u alle openingen in die kolom in zonder de bestaande gegevens aan te raken.

Het is in feite een autofilling van de kolom terwijl de bestaande gegevens alleen worden achtergelaten. Dit is niet iets dat gemakkelijk te doen is door de muis gewoon door de kolom te slepen, maar met behulp van de hierboven beschreven menu-gestuurde benadering of de macro-benadering die in dit gedeelte wordt beschreven, is het mogelijk.

5. Macro van iteratieve berekeningen

Een iteratieve berekening is een berekening die wordt uitgevoerd op basis van de resultaten van de vorige rij.

De bedrijfswinst van de volgende maand kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van de winst van de vorige maand. In dat geval moet u de waarde van de vorige cel opnemen in de berekening die gegevens uit het hele blad of de werkmap bevat.

Dit betekent dat u niet alleen de cel kunt kopiëren en plakken, maar de berekening kunt uitvoeren op basis van de werkelijke resultaten in de cel.

Laten we de vorige macro aanpassen om een ​​nieuwe berekening uit te voeren op basis van de resultaten van de vorige cel.

FirstColumn = InputBox ("Voer de kolomletter in.") FirstRow = InputBox ("Voer het eerste rijnummer in.") LastRow = InputBox ("Voer alstublieft het laatste rijnummer in.") Voor i = FirstRow naar LastRow-bereik (FirstColumn & i). Waarde = 5000 + (Bereik (FirstColumn & (i - 1)). Waarde * 0.1) Volgende i 

In dit script geeft de gebruiker zowel het eerste als het laatste rijnummer. Omdat er geen gegevens in de rest van de kolom staan, heeft het script geen idee waar te beginnen. Nadat het script het bereik heeft opgegeven, voert het een interactieve berekening uit met de vorige waarde en vult het de hele kolom in met de nieuwe gegevens.

Houd er rekening mee dat dit slechts een alternatieve benadering is voor iteratieve berekeningen. U kunt hetzelfde doen door een formule rechtstreeks in de volgende lege cel te typen en de vorige cel in de formule op te nemen. Wanneer u vervolgens die kolom automatisch invult, zal de vorige waarde op dezelfde manier worden opgenomen.

Het voordeel van het gebruik van een macro is dat als u dat wilde u wat geavanceerde logica aan de interactieve berekening zou kunnen toevoegen, wat u in een eenvoudige celformule niet zou kunnen doen.

U kunt hier meer over te weten komen in ons artikel over het automatiseren van uw spreadsheets 5 Bronnen voor Excel-macro's om uw spreadsheets te automatiseren 5 Bronnen voor Excel-macro's om uw spreadsheets te automatiseren Zoeken naar Excel-macro's? Hier zijn vijf sites die hebben wat je zoekt. Meer lezen met Excel-macro's.

Excel-kolommen automatisch invullen is een briesje

Zoals u kunt zien, kan de aanpak die u volgt wanneer u kolommen voor automatisch invullen gebruikt, uw werklast aanzienlijk verminderen. Dit geldt vooral als u te maken heeft met enorme spreadsheets met duizenden kolommen of rijen.

Ontdek meer over: Microsoft Excel, Spreadsheet, Visual Basic Programming.