5 Excel Documentinstellingen die u nooit moet vergeten te controleren

Gebruikt u spreadsheets die iemand anders heeft gemaakt? Wanneer u vanuit het niets een Excel-spreadsheet maakt, kunt u elk aspect beheren. Dat is niet het geval wanneer iemand anders het aan u doorgeeft.

Vooral op het werk is het niet ongebruikelijk om een ​​Excel-bestand van iemand anders te erven. Als u niet oppast, kan dit enkele ernstige kopzorgen veroorzaken. Gelukkig zal een kleine vooruitziende blik een lange weg afleggen om ervoor te zorgen dat u goed kunt opschieten met de spreadsheet in kwestie.

Overweeg deze vijf punten en vermijd de meeste valkuilen die horen bij het gebruik van het Excel-document van iemand anders.

1. Werk de documentinformatie bij

Als u nog nooit eerder het infoscherm van uw Excel-documenten hebt gecontroleerd, geven we u niet de schuld, het wordt gemakkelijk gemist. De informatie is de moeite waard om te updaten wanneer je de spreadsheet van iemand anders opneemt. Waarom? Ze hebben mogelijk wijzigingen aangebracht waarvan u meer wilt weten.

Neem het bovenstaande voorbeeld. De tekst toegevoegd aan de Titel, Tags, Categorieën, en Schrijver velden kunnen een beetje gênant zijn als het naar een collega is verzonden. In de meeste gevallen is er niets belastends op het scherm Info - maar waarom laat u het aan het toeval over? Het duurt minder dan een minuut om het te bekijken, en u kunt er zeker van zijn dat wanneer u het document naar iemand anders gaat sturen, u er geen spijt van zult krijgen.

Om toegang te krijgen tot de info scherm, klik het dossier.

Je wordt rechtstreeks naar het Info-gedeelte gebracht, waar je de nodige aanpassingen kunt doen voordat je het naar een collega stuurt.

2. Bewaar een kopie voordat u iets anders doet

Zodra je het document van iemand anders hebt geërfd, is het verleidelijk om erin te duiken en het als je eigen document te behandelen. Kleine veranderingen kunnen echter een enorme impact hebben op de manier waarop de spreadsheet werkt.

Om ervoor te zorgen dat u geen tweak maakt die een VBA-programmeercode in Excel breekt De Excel VBA-programmeerhandleiding voor beginners De Excel VBA-programmeerhandleiding voor beginners VBA is een Microsoft Office-gereedschap. U kunt het gebruiken om taken met macro's te automatiseren, triggers in te stellen en nog veel meer. We zullen u kennis laten maken met Excel visuele basisprogrammering met een eenvoudig project. Meer lezen of past een cijfer aan dat essentieel is voor een ander blad, maakt een kopie voordat u iets doet. Op die manier hebt u altijd een onaangeroerde versie van de spreadsheet om naar terug te gaan.

Als het ergste het geval is, weet dan dat u ook de bestandsgeschiedenis van Excel 2016 kunt gebruiken om een ​​eerdere versie van het document te herstellen. Klik in de rechterbovenhoek op het ronde pijl- / klokpictogram om het deelvenster Activiteit uit te vouwen, zoek naar eerdere versies en selecteer Open versie.

3. Controleer of er verborgen bladen zijn

Verborgen bladen zijn een handige manier om uw Excel-spreadsheet netjes en opgeruimd te houden terwijl het harde werk achter de schermen wordt uitgevoerd. Toegang hebben tot deze bladen is cruciaal als je echt wilt weten hoe het document werkt.

Als u wilt weten of er verborgen bladen in een bepaald document staan, gaat u naar Huis tab en vind Formaat in de Cellen sectie.

Gebruik het vervolgkeuzemenu om te klikken Maak blad zichtbaar.

Hiermee gaat u naar een lijst met alle verborgen bladen.

Selecteer gewoon degene die u wilt onthullen en klik OK. Daarna kunt u ze gewoon openen.

4. Zorg ervoor dat u een lijst met wachtwoorden neemt

Als u eigenaar wordt van de spreadsheet van iemand anders, moet het bepalen van de prioriteit van het wachtwoord worden gegarandeerd door een wachtwoord. U zult weten of het dat is of niet, zodra u het bestand opent.

Excel-documenten kunnen echter meerdere beveiligingslagen gebruiken. Het is heel goed mogelijk dat een wachtwoord aanwezig is om tweaks naar een stukje VBA-code te voorkomen.

Gelukkig is het niet moeilijk om dit soort wachtwoord te verwijderen. Hoe een Excel VBA-wachtwoord herstellen Hoe een Excel VBA-wachtwoord herstellen Zit het vast met een Excel VBA-document dat is vergrendeld met een wachtwoord? We laten u zien hoe u de wachtwoordbeveiliging verwijdert om de inhoud van de VBA-macro te herstellen. Lees verder . Toch is het een beter idee om simpelweg aan de persoon die het document heeft gemaakt te vragen om wachtwoorden door te geven die u misschien moet weten.

5. Maak kennis met de rechten van bewerken

Moderne versies van de Office-suite maken het heel eenvoudig om uw bestanden met andere gebruikers te delen, zodat ze van veraf kunnen bewerken. Dit is een geweldige manier om samen te werken, maar het is altijd de moeite waard om na te gaan wie daadwerkelijk toegang heeft tot een bepaald document.

Heeft de auteur bijvoorbeeld nog steeds toestemming om de spreadsheet te bekijken en te bewerken? Het is duidelijk dat het onwaarschijnlijk is dat ze iets onaangenaams zouden doen. Ze kunnen echter gegevens wijzigen of verwijderen of handelsgeheimen vrijgeven in het geval dat ze zijn gaan werken met een concurrerend bedrijf. Hoewel dit in het slechtste geval scenario's zijn, is het beter om veilig te zijn dan sorry.

Als u wilt zien wie het document kan bewerken, klikt u op Delen knop bevindt zich in de rechterbovenhoek van de gebruikersinterface.

Dit zou een lijst moeten opleveren van gebruikersaccounts die toegang hebben tot het document, evenals opmerkingen over of ze het bestand kunnen bewerken of gewoon kunnen bekijken.

Dit is informatie waarvan u op de hoogte moet zijn voor elk document waarvan u eigenaar bent.

Voorbereiding Voorkomt problemen

Als een spreadsheet van de ene persoon naar de andere wordt overgedragen, is de kans groot dat deze heel belangrijk is - en de kans groot dat het voor meerdere mensen belangrijk is. Problemen met het document zullen problemen veroorzaken. Aangezien je nu het eigendom van het bestand hebt overgenomen, zal de taak om het te repareren zeker voor je vallen.

Het reageren op dit soort calamiteiten eenmaal na het evenement zal veel moeilijker worden als je je niet goed hebt voorbereid. Weten over zaken als verborgen bladen, wachtwoorden en de interne werking van het bestand Een Excel-spreadsheet afdrukken op één pagina Hoe u een Excel-spreadsheet kunt afdrukken op één pagina Een prachtig vormgegeven spreadsheet verliest al zijn aantrekkingskracht wanneer deze op negen wordt afgedrukt vellen papier, waarvan de helft leeg is. We laten u zien hoe u alles netjes op één pagina kunt krijgen. Lees meer zijn geweldig om bij de hand te hebben. Zorg er gewoon voor dat je ze leert kennen voordat het noodlot toeslaat, in plaats van er achteraan te kruipen.

Bekijk ook onze andere tips en trucs, zoals het maken van vervolgkeuzelijsten in Excel Een vervolgkeuzelijst maken in Excel Een vervolgkeuzelijst maken in Excel Excel ondersteunt veelzijdige vervolgkeuzelijst-opties. Gebruik ze om de gebruikersinvoer te regelen. We laten u zien hoe u vervolgkeuzelijsten aan uw Excel-spreadsheets kunt toevoegen. Meer informatie over het gebruik van IF-statements in Excel-formules IF-zinnen gebruiken in Microsoft Excel IF-statements in Microsoft Excel gebruiken Of u nu een ervaren expert of een beginnende spreadsheet bent, u kunt deze handleiding raadplegen voor IF-instructies in Excel. Meer informatie en het berekenen van gegevens met Excel's functie Doelzoeken Hoe Excel's doelzoeker en oplosser te gebruiken voor het oplossen van onbekende variabelen Gebruik van Excel Doel zoeken en oplossen om onbekende variabelen op te lossen Excel kan onbekende variabelen oplossen, voor een enkele cel met Goal Seeker of een meer gecompliceerde vergelijking met Solver. We laten u zien hoe het werkt. Lees verder .

Ontdek meer over: Digitaal document, Microsoft Excel, Microsoft Office-tips, Office-sjablonen, Spreadsheet.