7 tips om uw takenlijst beter te beheren

Het zou fantastisch zijn als het bijhouden van een takenlijst het geheim was om al je werk op tijd klaar te krijgen. Dat is echter niet het geval - er is een goed onderhouden, verstandig samengestelde taaklijst voor nodig om het gewenste effect op uw werkstroom te hebben. Organiseren stoppen, beginnen met werken: 3 eenvoudige taken Taken om uw workflow te versnellen Organiseren stoppen, beginnen met werken : 3 eenvoudige to-do-apps om uw workflow te versnellen Bent u een lijstliefhebber? Stop met het gebruiken van je takenlijst als nog een excuus om uit te stellen. Schakel over naar een minimaal taakbeheersysteem en focus op dingen gedaan krijgen. Lees verder .

Gelukkig is het niet zo moeilijk om ervoor te zorgen dat je takenlijst erin slaagt de mosterd te snijden. Het enige dat nodig is, is een beetje vooruit plannen, een goed idee van wat u wilt bereiken en de flexibiliteit om goede ideeën te gebruiken die door iemand anders zijn bedacht.

Zet de volgende tips in actie en u zult een takenlijst bekijken die een groot verschil maakt voor uw manier van werken.

1. Overweeg wanneer u uw lijst moet opstellen

Het klinkt misschien als een triviale zaak, maar de timing van wanneer u uw takenlijst samenvoegt, kan van grote invloed zijn op het uiteindelijke succes. Er is meer dan één strategie voor succes - maar het is over het algemeen geen goed idee om een ​​lijst samen te stellen op de dag. Hoe meer vrije tijd te creëren door je schema te verslaan Hoe meer vrije tijd te creëren door je schema te spelen Er is niets meer lonend dan het uitvoeren van een taak die van tevoren op uw schema staat. Dus waarom zou je erop staan ​​jezelf te straffen voor het voltooien van taken, in plaats van jezelf je rechtvaardige beloning te geven? Lees verder .

Neem in plaats daarvan de tijd ervoor de tijd om morgen uit te stippelen. Zonder de stress van een nieuw begin van het werk, is het gemakkelijker om een ​​bruikbare lijst te maken die alles omvat wat moet worden voltooid. Misschien is het zelfs de moeite waard om de gewoonte te hebben om aan het einde van het werk van een dag je takenlijst voor de volgende dag te maken.

2. Kies Tussen pen en papier of een digitale oplossing

Tegenwoordig wordt er vaak van uitgegaan dat een mobiele app vrijwel alles kan doen waar we ooit voor pen en papier voor hadden gekozen. Hoewel het waar is dat het digitale tijdperk tot een aantal enorme verbeteringen heeft geleid in de manier waarop we werken, is het een vergissing om altijd te veronderstellen dat het de betere keuze is..

Voor sommige mensen draagt ​​een takenlijst meer gewicht wanneer deze wordt gepresenteerd in een papieren notitieboekje van hoge kwaliteit. 3 papieren notitieblokken die de moeite waard zijn voor 3 papieren notebooks die de moeite waard zijn om uit te besteden. We schrijven veel over hightech manieren om bij te houden dingen en beheer je leven. Maar soms is een eenvoudige oude notebook het beste dat u kunt gebruiken. Meer lezen dan dat het bestaat uit enen en nullen. In ieder geval is het de moeite waard om zowel fysieke als digitale methoden te proberen om te zien of elk proces enig uniek inzicht biedt in uw eigen werkgewoonten.

Er zijn voordelen aan de op de cloud gebaseerde online alomtegenwoordigheid van een app, en er zijn tegengestelde voordelen aan het hebben van een kopie op hard papier. Het is niet verstandig om aan te nemen dat de moderne versie u helpt meer gedaan te krijgen 5 Redenen dat uw taken-app u minder productief maakt 5 Redenen waarom uw taken-app u minder productief maakt Geeft uw takenlijsten op? Uw probleem is niet uw ambitie of de app voor het plannen van taken die u gebruikt. Het probleem zit hem in de manier waarop u uw takenlijst in het algemeen gebruikt. Lees meer - er is echt geen alternatief voor het uitproberen van nieuwe toevoegingen aan uw workflow en het beoordelen of ze al dan niet belangrijke verbeteringen bieden.

3. Kies een waardevol hulpmiddel als u digitaal gaat

Veel gebruikers zullen kiezen voor de digitale methode, zelfs na het uitproberen van een papieren takenlijst. Natuurlijk zijn er tientallen apps en services om dit soort functionaliteit te vervullen, en het kiezen van de juiste optie kan nogal moeilijk zijn.

De eerste overweging die u nodig hebt om het te maken naar welk apparaat u uw lijst wilt openen. Als het antwoord uit meerdere apparaten bestaat, kunt u het beste werken met een accountgebaseerd systeem zoals Evernote, waar u kunt inloggen en uw notities kunt bekijken over alles van uw smartphone tot uw thuiscomputer. 8 Effectieve Evernote-apps voor pijnloze productiviteit 8 effectief Evernote Apps voor pijnloze productiviteit Maak uw Evernote-notitie beter af met essentiële apps en add-ons. Deze acht keuzes integreren Evernote naadloos met hun web-apps. Lees verder .

Er zijn echter nog veel andere opties. Als u al diep in het Windows-ecosysteem zit, is het misschien de moeite waard om te profiteren van de diepe banden die OneNote heeft met de OS 5-tips voor het gebruik van OneNote als takenlijst 5 Tips voor het gebruik van OneNote als takenlijst een to-do lijst maken op je to-do lijst? Stel het in in OneNote om dingen zo eenvoudig mogelijk te maken. Lees verder .

Zowel OneNote als Evernote zijn vrij complexe stukjes software en je zou misschien iets lichters willen om te voorkomen dat je takenlijst onbeheersbaar wordt. Gelukkig zijn er tal van mobiele apps 8 Beste apps voor het beheren van takenlijsten op Android 8 Beste apps voor het beheren van takenlijsten op Android Probeer niet om tientallen taken in uw hoofd te combineren. Deze geweldige Android-apps voor taakbeheer helpen je om efficiënt je takenlijst bij te houden. Lees meer dat het maken en voltooien van uw takenlijst een eitje kan maken.

4. Houd de dingen gesegmenteerd

Hoe langer een takenlijst wordt, des te minder effectief het is. Als je lijst een groot aantal taken bevat, zal het snel meer als één onoverkomelijke uitdaging gaan voelen - en dat verslaat het punt om het samen te voegen in de eerste plaats.

In plaats van uw takenlijst uit de hand te laten lopen, kunt u deze segmenteren in gemakkelijk uitvoerbare taken. Een manier om dit te bereiken is door het bijvoorbeeld te sorteren op gebied - school, werk en thuis. U kunt echter merken dat het handiger is om taken te onderscheiden met verschillende prioriteitsniveaus.

Duidelijk maken welke taken voorrang verdienen 10 Manieren om jezelf te ontdoen van taakachterstanden 10 manieren om jezelf te ontdoen van taakachterstanden Het gevoel van verdrinken in een lijst van nooit eindigende taken is een gemeenschappelijke angst voor ons allemaal. De remedie is beschikbaar. Hier zijn tien manieren om je weg terug te klauwen. Lees meer is een grote stap in de richting van het transformeren van uw takenlijst in een actieplan. Zo werken geeft je een overzicht van alles wat op je bord ligt, wat je kan helpen om precies vast te stellen hoeveel je in een dag, een week of een maand kunt doen - en dat is iets dat je moet weten zodat je nog productiever kunt worden. 3 soorten lijsten helpen u productiever te zijn Deze 3 soorten lijsten helpen u productiever te zijn Als het gaat om georganiseerd en productief zijn, is de takenlijst de ultieme tool. Drie soorten lijsten kunnen u alle kracht geven die u nodig hebt zonder uw planning te veel te ingewikkeld te maken. Lees verder .

Als u niet precies weet waar u aan moet werken of in welke volgorde, overweeg dan om individuele projecten te evalueren. Maak een lijst van de gewenste resultaten, fasen of producten (uw componenten) en deel deze in afzonderlijke taken en deeltaken, die u vervolgens - de een na de ander - kunt overzetten naar uw takenlijst. Dit eerste overzicht voorbereiden, de Work Breakdown Structure Hoe elk project te organiseren met een Work Breakdown Structure Hoe elk project te organiseren met een Work Breakdown Structure Een reis van duizend mijl begint met een enkele stap. Elk complex project bestaat uit meerdere componenten. De Work Breakdown Structure kan u helpen bij het identificeren van alle stappen en ze in volgorde plaatsen. Lees meer is een goede plek om te beginnen.

Zodra u een overzicht van al uw taken hebt, is het gemakkelijker om een ​​ontmoedigend project stap voor stap aan te pakken en te schatten hoe lang elke taak - en daarmee de voltooiing van het gehele project - zal duren..

5. Timing is alles

Een takenlijst is een geweldige methode om al je taken op één plek te houden, maar als er geen idee is hoe lang deze taken zullen duren, is het misschien niet zo handig. U kunt alleen nauwkeurig inschatten hoelang een taak duurt nadat u het hebt gedaan, dus deze cijfers kunnen een schatting zijn, maar ze zijn nog steeds erg belangrijk.

Of u nu dagelijks of op een maandelijkse basis uw takenlijst plant, het is van cruciaal belang dat u tijdoverwegingen maakt. Als er niet genoeg tijd is om alles op de lijst te doen, zullen sommige taken buiten de boot vallen - en dat kan al snel een echt probleem worden.

Om dit probleem te verhelpen, overweeg dan Google Agenda te gebruiken als basis voor je takenlijst Herinneringen Maak van Google Agenda een ongelooflijke takenlijst Herinneringen Maak van Google Agenda een ongelooflijke takenlijst Houd je een takenlijst en een aparte kalender bij? ? Het introduceert wrijving omdat taken en planning afhankelijk van elkaar zijn. Google heeft dit nu opgelost door herinneringen aan Google Agenda op Android te introduceren. Lees verder . De onlangs geïntroduceerde functionaliteit voor herinneringen helpt om taken met een gevoel voor timing door te voeren en ervoor te zorgen dat ze worden voltooid vóór de vervaldatum.

Google Agenda maakt het hele proces zo soepel mogelijk, omdat je je herinnering met stem of met de hand kunt instellen - en het zal je altijd vragen een tijd aan individuele taken te koppelen. Het is soms moeilijk om planningsmomenten vast te leggen in plaats van alleen taken, maar op de lange termijn profiteert het wel van voordelen.

6. Schakel alle voltooide taken uit, telkens

De laatste stap van een voltooide takenlijsttaak is het afvinken, maar het is iets dat we vaak missen. Ongecontroleerde taken waarvan wij weten dat ze voltooid zijn, zullen uw lijst snel volproppen, waardoor het minder direct duidelijk wordt wat er nog moet worden afgehandeld, dus dit kan snel een probleem worden.

Er is echter ook een psychologisch aspect aan dit proces. Het idee van een takenlijst is dat het op elk moment uw grootste prioriteiten in de gaten houdt. Als het je lukt om de taken te voltooien, maar deze kleine overwinningen niet kunt vastleggen, krijg je niet het volledige voordeel van je lijst.

Geniet ervan dat je een goed gedaan werk tikt. Een deel van het idee van een takenlijst is om alles op te stellen wat moet worden afgehandeld, maar het is ook een methode om alles te volgen wat je bereikt. Wanneer je worstelt voor motivatie Hoe kun je creatieve motivatie terugkrijgen nadat je bent uitgebrand Motivationele motivatie herwinnen nadat je bent uitgebrand Schrijvers zijn niet de enigen die last hebben van 'creatief blok'. Wat kun je doen om je creatieve vuur nieuw leven in te blazen? Hier zijn vijf eenvoudige dingen die je kunt proberen. Lees meer, onthoud dat je al veel taken hebt aangevinkt.

7. Leer van technieken die anderen met succes hebben gebruikt

Het is geweldig om je eigen to-do list-methodologie uit te werken, een strategie die perfect in je workflow past. Er is echter niets mis met het uitproberen van reeds bestaande strategieën en het gebruiken ervan als basis.

Kijk naar een systeem als Personal Kanban. Het is vrij eenvoudig, met slechts twee echte “reglement” - maar je kunt die basis nemen en personaliseren totdat je tevreden bent met de resultaten. Overweeg de twee principes waarop Kanban is gebouwd:

• visualisatie: Het is belangrijk om altijd in één oogopslag te kunnen zien waar je aan werkt, wat er aan de hand is en wat je al hebt voltooid.
• Gereduceerd werk-in-uitvoering: Kanban bepaalt dat je een limiet moet stellen aan het aantal lopende taken dat je op een bepaald moment wilt uitvoeren.

Dat is een solide start en iets dat gemakkelijk kan worden gewijzigd. Bovendien vindt u online een schat aan echte Kanban-casestudy's die u kunt gebruiken om uw eigen gebruik te begeleiden. Buiten dat, zijn er nog veel meer strategieën - neem het verslag van iemand anders over hoe ze hun werk verbeteren. My One Beste productiviteitstroef: hoe Gina Trapani dingen doet die goed gedaan zijn Mijn beste productiviteitstroef: hoe Gina Trapani dingen gedaan krijgt Gina Trapani heeft één top poductiviteitstruc om dingen voor elkaar te krijgen, zelfs op een drukke dag. Dit is wat het is. Lees Meer en zie hoe je het in je eigen leven kunt toepassen.

Heeft u een goede tip over hoe u uw takenlijst goed kunt samenstellen? Zoekt u begeleiding op de juiste manier om uw taken te beheren?? Laat het ons weten in de comments hieronder.

Meer informatie over: GTD, productiviteit, taakbeheer, timemanagement, takenlijst.