Taken bundelen met Google Agenda om de focus en productiviteit te vergroten

De multitasking-mythe is doordringend. Ongeacht hoeveel multitasking-onderzoek we zien, we blijven onszelf dat vertellen meest mensen kunnen niet multitasken, maar wij kan.

Keer op keer laat onderzoek zien dat wanneer we denken dat we multitasken, we eigenlijk niet meer dan één ding tegelijk doen. We schakelen heen en weer tussen activiteiten en dat is een fenomeen dat bekend staat als “overstap kosten” maakt ons minder efficiënt (en kan ons in gevaar brengen).

Maar…

Er is een bepaald type multitasking dat efficiënter zou kunnen zijn. Misschien niet zo efficiënt als focussen op een enkele taak. Maar als je het niet langer dan een paar minuten kunt laten om je op één ding te concentreren, heb je misschien geluk.

(Om eerlijk te zijn, er zijn enkele gevallen waarin multitasking een efficiënte manier kan zijn om dingen te doen. Single- vs. Multitasking: wat is het beste voor productiviteit? Single- vs. Multitasking: wat is het beste voor productiviteit? Multitasking is een veelgebruikte methode om de productiviteit te verhogen Blijkt dat dit niet noodzakelijk de gouden kogel is voor productiviteit, de sleutel is om te weten wanneer multitasken nodig is.

Een inleiding tot taakbatching

Verschillende productiviteitsgoeroes hebben taakbatching op enigszins verschillende manieren gedefinieerd. Maar waar het op neerkomt, is dit:

“Taakbatching is de praktijk om vergelijkbare taken samen te groeperen.”

Dus je hebt misschien een lijst met “codering,” “debugging,” “documenteren,” en “planning” taken, bijvoorbeeld. In mijn eigen leven zou ik waarschijnlijk taken als batches uitvoeren “schrift,” “editing,” “onderzoeken,” “pitching,” enzovoorts.

Hoe is dit nuttig?

Taakbatching helpt u productiever te worden door u aan te moedigen om een ​​vergelijkbare groep taken te volgen om de overstapkosten te verlagen wanneer u tussen hen in gaat. Van het bewerken van foto's tot het beheren van uw e-mail is een grote overstap en dit kan grote overstapkosten met zich meebrengen, omdat uw hersenen moeite hebben om van versnelling te veranderen.

Overschakelen van het bewerken van foto's naar, laten we zeggen, het plaatsen van foto's op stockfotografie-sites kan een kleinere overstapkosten veroorzaken. Of stel je voor dat je overschakelt van het bellen van potentiële klanten met verkooppraatjes naar het bellen van bestaande klanten om in te checken. Dat zou makkelijker zijn dan omschakelen van pitch-calls naar het maken van kwartaalrapporten.

En dat lagere overstapkosten resulteren in meer focus.

Hoe u taken in batches plaatst, is aan u - het belangrijkste is dat ze vergelijkbaar zijn. Als u het moeilijk vindt om tussen twee taken te schakelen, horen ze niet thuis in dezelfde batch. U kunt een groot aantal batches of een kleiner aantal hebben, afhankelijk van het soort dingen dat u moet doen.

Nadat u uw taken hebt gegroepeerd, kunt u tijd aan elke batch besteden.

Uw batches plannen

Dit is waar taakbatching echt nuttig wordt. Wanneer u een bepaald tijdsblok aanwijst Hoe u tijd blokkeert in Google Agenda voor een productieve werkdag Hoe u tijd blokkeert in Google Agenda voor een productieve werkdag Heeft u moeite met tijdbeheer? We laten u zien hoe u de tijd op uw Google-agenda kunt blokkeren om uw aandacht te vergroten, stress te verminderen en de productiviteit te verhogen. Meer lezen voor een bepaalde batch, u bent vrij om te schakelen tussen taken binnen die batch. Dat is geweldig voor diegenen onder ons die graag tussen projecten willen verhuizen.

Zolang u niet overschakelt naar een taak buiten van die batch, zult u efficiënter zijn. De kosten voor cognitief overschakelen zullen lager zijn en u krijgt meer gedaan.

Zo simpel is het.

En zodra u begint met het plaatsen van uw taakbatches in uw agenda, zodat u een vaste tijd hebt om eraan te werken, zult u uw productiviteit omhoog schieten. Omdat uw overstapkosten lager zijn, besteedt u minder tijd aan het bijwerken van elke taak. En als u een bepaalde tijd instelt voor specifieke batches, kunt u minder afleiding (met een reusachtig overstap kosten).

Een tijdmanagementsysteem zoals de Pomodoro-techniek gebruiken Hoe een eenvoudige Pomodoro-timer mijn leven beter maakte Hoe een eenvoudige Pomodoro-timer mijn leven beter maakte De Pomodoro-techniek is een van de eenvoudigere time-management-hacks voor het leven. Doorbreek afleidingen met behulp van 25-minuten brokken en een timer. Het kan een levensveranderende routine verandering zijn als het u uitkomt. Meer lezen of iets dergelijks verhoogt uw productiviteit nog verder.

Als u klaar bent om taakbatching uit te proberen, doet u het volgende:

Batching Tasks met Google Calendar

Het eerste dat u hoeft te doen, is taakbatches maken. Omdat iedereen verschillende sets taken en verschillende manieren van batching zal hebben, is de manier waarop u dit proces doorloopt geheel aan u. Zoals ik al zei, is het misschien goed om te beginnen met drie of vier categorieën. Voor de doeleinden van ons voorbeeld zullen we gebruiken “planning,” “gebouw,” “herzien,” en “rapportage.”

We combineren deze batches met het concept van time blocking Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan je op het goede spoor houden terwijl je afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees verder . Zet blokken van tijd eenvoudig opzij in Google Agenda voor specifieke batches.

Hier heb ik evenementen toegevoegd die me vertellen wanneer ik aan specifieke batches zou moeten werken:

Ik heb ook een herinnering toegevoegd om ervoor te zorgen dat ik weet wanneer mijn rapportageblok start:

Nu krijg ik een herinnering wanneer het tijd is om aan mijn rapportagetaken te werken. Gedurende die tijd zou ik de Pomodoro-techniek kunnen gebruiken De beste Pomodoro-timertoepassingen om uw productiviteit te rocken De beste Pomodoro-timertoepassingen om uw productiviteit op te rakelen Als u vaak na een paar uur werken een productiviteitsmuur raakt, kan een Pomodoro-timer u helpen uw focus. Deze selectie van timers heeft een optie voor elk platform. Lees meer om mijn tijd te beheren voor verschillende taken. Of ik laat het natuurlijker gebeuren, waar ik tussen taken doorga wanneer ik wil. Dit deel is aan jou.

Je snapt het idee. Voeg nu gewoon meerdere batches in uw agenda! Maar onthoud dat u nog steeds vrije tijd nodig heeft. Je hebt hier en daar een paar minuten nodig om e-mail te beheren, gesprekken in te halen, te chatten met mensen op kantoor of gewoon een beetje rust te nemen.

Een vraag die je nu misschien zou stellen: hoe kies ik wanneer ik elke batch moet inplannen?? Er is geen goed antwoord hierop. Als je een specifiek type taak hebt, doe je het 's ochtends het beste, stel het vroeg in. Als je 's middags minder cognitief intense taken leuk vindt, stel ze daar dan in. Wilt u liever overschakelen naar iets compleet anders als u van taak verandert? Dat kan ook.

U weet hoe en wanneer u het beste werkt Hoe productief te blijven Of u nu een ochtendmens of een nachtuil bent Hoe productief te blijven Of u nu een ochtendmens of een nachtuil bent Probeer niet vroeg op te staan ​​of laat te blijven. In plaats daarvan, optimaliseert u systemen zodat u de fase kunt aanpakken waar uw productiviteit laag is. Hier zijn enkele slimme strategieën. Lees meer en u kunt die kennis gebruiken om in uw batchschema te werken.

Zodra u uw batches in de agenda heeft staan, bent u klaar om te beginnen! Nu hoeft u alleen maar aan het werk te gaan.

Google Agenda gebruiken om uw productiviteit te vergroten

Het plannen van uw taakbatches in Google Agenda kan voldoende zijn om uw productiviteit volledig te revolutioneren. Maar als je een beetje meer van een boost nodig hebt, kun je de andere geweldige functies van Google Agenda gebruiken.

U kunt bijvoorbeeld uw takenlijst synchroniseren met Google Agenda. Uw Google-agenda synchroniseren met uw takenlijst Synchroniseren van uw Google-agenda met uw takenlijst Bij het organiseren van uw leven zijn twee hulpmiddelen onmisbaar: uw agenda en je takenlijst. Maar de meeste oplossingen voor taakbeheer houden deze twee dingen gescheiden. We laten u zien hoe u ze kunt combineren. Lees Meer en zie uw belangrijke taken naast uw batchschema. Dit kan u helpen prioriteit te geven aan taken in elke batch.

Of u kunt de bijgewerkte weergave met meerdere kalenders gebruiken 5 Nieuwe functies van Google Agenda die u moet proberen! 5 Nieuwe Google Calendar-functies die u moet proberen! Google Agenda is nu nog fantastischer geworden. Google heeft eindelijk de kalender bijgewerkt. We laten u zien hoe u het nieuwe ontwerp krijgt en welke nieuwe functies u moet proberen. Meer lezen om uw batchplanning gescheiden te houden van uw andere afspraken.

U kunt uw agenda-items zelfs taggen. Hoe haalt u het beste uit Google Agenda met 7 of meer nieuwe hulpprogramma's Hoe haalt u het beste uit Google Agenda met 7 of meer nieuwe hulpprogramma's Gebruik Google Agenda om tijd te besparen en optimaal van uw werkdag te profiteren. Deze nieuwe hulpprogramma's en services van Google Agenda bieden nog enkele productiviteitstrucs. Lees meer om te zien waar uw tijd naartoe gaat en hoe u uw tijdmanagement kunt verbeteren.

Er zijn zoveel functies en tools beschikbaar die je bijna alles kunt doen wat je wilt met je Google-agenda.

Taakverdeling op de lange termijn

Natuurlijk is het nooit zo eenvoudig. Er is altijd onderhoud. U moet bijvoorbeeld regelmatig enkele minuten reserveren om uw batches te bekijken. Als u denkt dat een bepaalde taak niet samen met de anderen in zijn batch verloopt, wilt u misschien een nieuwe batch maken om de overstapkosten te verlagen.

En misschien vindt u dat uw planning niet optimaal is. Misschien hebt u tussendoor meer tijd nodig, of heeft u een volledige dag zonder geplande activiteiten nodig om dingen bij te houden.

Zelfs wanneer u het perfecte productiviteitssysteem vindt Hoe u het Last Perfect Time Management-systeem kunt maken dat u ooit zult gebruiken Hoe u het Last Perfect Time Management-systeem kunt maken dat u ooit zult gebruiken Productiviteit is een constante zoektocht naar meer organisatie met minder werk. Een manier om alles waar u van droomt te volbrengen, zonder verlies van slaap. Kan dit geautomatiseerde tijdmanagementsysteem het allemaal? Meer lezen, er zal altijd wat onderhoud zijn dat je moet uitvoeren. Batching-taken vormen hierop geen uitzondering.

Maar wanneer u uw taken met succes batchs en ze integreert in Google Agenda, heeft u een bijna geautomatiseerd tijdbeheersysteem. En het wordt niet veel beter dan dat!

Heb je taakbatching geprobeerd? Wat doet u om de tijd en moeite te minimaliseren die nodig zijn om van taak te veranderen? Deel uw advies in de opmerkingen hieronder!

Image Credit: photographee.eu/Depositphotos

Ontdek meer over: Focus, Google Agenda, productiviteit, taakbeheer.