Gegevens in uw Excel-spreadsheets importeren op een nette en gemakkelijke manier

Excel is de koning van spreadsheetprogramma's Excel versus Google Spreadsheets: welke is beter voor u? Excel versus Google Spreadsheets: welke is beter voor u? Heb je echt Excel nodig? Zowel desktop- als online-oplossingen hebben hun voordelen. Als u problemen ondervindt bij het kiezen tussen Excel en Google Spreadsheets voor het beheren van uw spreadsheets, kunt u ons helpen bij het maken van uw keuze. Meer lezen, maar soms moet u een document openen dat niet specifiek is geformatteerd voor Microsoft-programma's. En soms moet u uw document in een andere indeling opslaan, zodat mensen die geen Excel gebruiken, het kunnen gebruiken.

Het importeren en exporteren van gegevens in Excel lijkt een ingewikkeld proces, maar het is eigenlijk vrij eenvoudig als je het een paar keer hebt gedaan. Dit is wat je moet weten.

Gegevens importeren in Excel

Welke gegevens u ook importeert, u start het proces op dezelfde manier. Raken Bestand> Importeren starten. U ziet dit pop-upvenster en laat u de indeling kiezen van het oorspronkelijke bestand dat u wilt importeren:

Dit dialoogvenster geeft u de mogelijkheid om door komma's gescheiden waarden (CSV), FileMaker Pro, HTML en tekstbestanden te importeren. Als u een ander type spreadsheetbestand wilt importeren, kunt u het beste de spreadsheet in een andere indeling dan het oorspronkelijke programma exporteren. De meeste programma's mogen geen problemen ondervinden bij het exporteren naar CSV of tekst. Ik gebruik een CSV in dit voorbeeld omdat het een standaard gegevensindeling is, die wordt gebruikt voor alles, van onderzoeksgegevens tot spreadsheets voor sociale mediacontacten. Hoe maak je een back-up van je Facebook-contacten naar een e-mailaccount [Wekelijkse Facebook-tips] Hoe maak je een back-up van je Facebook-contacten naar een e-mailaccount [Wekelijkse Facebook-tips] Facebook maakt vele aspecten van je leven handiger. Het is een eenvoudige manier om contact te houden, het herinnert u aan de verjaardagen van uw vrienden en het kan uw contacten en Facebook-evenementen synchroniseren met uw ... Lees meer

Wizard Tekst importeren starten

Klik Importeren, en je ziet de wizard Tekst importeren:

De Excel-wizard Tekst importeren doet er alles aan om dit proces eenvoudig te maken en voor het grootste deel werkt het echt goed. Meestal raak je gewoon Volgende> totdat de wizard verdwijnt en uw gegevens worden weergegeven in de spreadsheet. Zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien, heeft de tekstwizard vastgesteld dat dit bestand is gescheiden - elke cel wordt gescheiden door een komma. Omdat dit correct is, kunnen we gewoon raken Volgende> om verder te gaan met de import (als dit niet het geval is, lees dan verder voor tips over importeren op vaste breedte).

Stel scheidingstekens voor gegevens in

Met stap twee kunt u een aantal verschillende opties kiezen voor het afbakenen die u helpen ervoor te zorgen dat uw gegevens correct worden geïmporteerd:

Eerst kunt u uw scheidingsteken kiezen. De gegevens die ik hier importeer, gebruiken komma's om cellen van elkaar te scheiden, dus ik ga weg Komma gekozen. tab is ook geselecteerd en heeft geen nadelig effect op deze import, dus ik laat het met rust. Als uw spreadsheet spaties of puntkomma's gebruikt om onderscheid te maken tussen cellen, selecteert u die optie. Als u de gegevens van een ander teken wilt splitsen, zoals een schuine streep of een punt, kunt u dat teken invoeren in de andere: doos.

De Behandel opeenvolgende scheidingstekens als één box doet precies wat het zegt; in het geval van komma's, zou het hebben van twee komma's op een rij een enkele nieuwe cel creëren. Wanneer het vakje niet is aangevinkt, wat de standaard is, zou dat twee nieuwe cellen creëren.

De Tekstkwalificatie vak is een belangrijke; wanneer de wizard een spreadsheet importeert, behandelt het enkele cellen als getallen en enkele als tekst. Het teken in dit vak vertelt Excel welke cellen als tekst moeten worden behandeld. Normaal gesproken zullen er offertes zijn (” “) rond tekst, dus dit is de standaardoptie. De tekstkwalificatie wordt niet weergegeven in de definitieve spreadsheet. U kunt het ook wijzigen in enkele aanhalingstekens (") of geen, in welk geval alle aanhalingstekens op hun plaats blijven wanneer ze in de definitieve spreadsheet worden geïmporteerd..

Gegevensformaten instellen

Zodra alles er goed uitziet, klik Volgende> om naar de laatste stap te gaan, waarmee u gegevensformaten voor geïmporteerde cellen kunt instellen:

De standaardwaarde voor de Kolom gegevensformaat is Algemeen, die gegevens automatisch converteert naar numerieke, datum- en tekstindelingen. Grotendeels zal dit prima werken. Als u echter specifieke opmaakbehoeften hebt, kunt u selecteren Tekst of Datum:. Met de datumoptie kunt u ook de indeling kiezen waarin de datum wordt geïmporteerd. En als u specifieke kolommen wilt overslaan, kunt u dat ook doen.

Elk van deze opties wordt toegepast op een enkele kolom of meerdere kolommen als u met Shift ingedrukt houdt om meer dan één kolom te selecteren. Het kan lang duren om alle kolommen op deze manier te doorlopen als u een gigantische spreadsheet hebt, maar het kan u op de lange termijn tijd besparen als al uw gegevens correct zijn opgemaakt bij de eerste import.

De laatste optie in dit dialoogvenster is de gevorderd menu, waarmee u de instellingen kunt aanpassen die worden gebruikt voor het herkennen van numerieke gegevens. De standaard gebruikt een punt als het decimaalteken en een komma als het scheidingsteken voor duizendtallen, maar u kunt dit wijzigen als uw gegevens anders zijn opgemaakt.

Nadat deze instellingen naar wens zijn gekozen, klikt u gewoon op Af hebben en de import is voltooid.

Gebruik vaste breedte in plaats van gescheiden

Als Excel de begrenzing van uw gegevens onjuist maakt of als u een tekstbestand zonder scheidingstekens importeert, kunt u kiezen Vaste breedte in plaats van afgebakend in de eerste stap. Hiermee kunt u uw gegevens in kolommen scheiden op basis van het aantal tekens in elke kolom. Als u bijvoorbeeld een spreadsheet vol cellen hebt die codes met vier letters en vier cijfers bevatten en u de letters en cijfers tussen verschillende cellen wilt splitsen, kunt u kiezen Vaste breedte en stel de splitsing in na vier tekens:

Selecteer om dit te doen Vaste breedte en klik Volgende>. In het volgende dialoogvenster kunt u Excel vertellen waar de gegevens in verschillende cellen moeten worden gesplitst door in de weergegeven gegevens te klikken. Als u een splitsing wilt verplaatsen, klikt en sleept u de pijl aan de bovenkant van de lijn. Als u een split wilt verwijderen, dubbelklikt u op de regel.

Na het selecteren van je splits en slaan Volgende>, u krijgt dezelfde opties als bij het gescheiden importeren; u kunt het gegevensformaat selecteren voor elke kolom. Sla dan Af hebben en je krijgt je spreadsheet.

Naast het importeren van niet-afgebakende bestanden, is dit een goede manier om tekst en getallen te splitsen. Een getal of tekst uit Excel extraheren met deze functie Een getal of tekst uit Excel extraheren met deze functie. Nummers en tekst mengen in een Excel-spreadsheet kan uitdagingen introduceren. We laten u zien hoe u de opmaak van uw cellen kunt wijzigen en hoe u getallen uit tekst kunt scheiden. Meer lezen van bestanden waarmee u werkt. Sla het bestand gewoon op als een CSV- of tekstbestand, importeer dat bestand en gebruik deze methode om het op te splitsen zoals u het wilt.

Het importeren van HTML is hetzelfde als het importeren van CSV- of tekstbestanden; selecteer het bestand, doorloop dezelfde keuzes als hierboven en uw HTML-document zal worden omgezet in een spreadsheet waarmee u kunt werken (u zou dit handig kunnen vinden als u HTML-tabellen van een website wilt downloaden of als webformuliergegevens zijn opgeslagen in HTML-indeling).

Gegevens exporteren vanuit Excel

Het exporteren van gegevens is veel eenvoudiger dan het importeren ervan. Wanneer je klaar bent om te exporteren, druk dan op Bestand> Opslaan als ... (of gebruik een handige sneltoets voor Excel 35 Alle dagelijkse Microsoft Excel-sneltoetsen voor Windows en Mac 35 Elke dag Microsoft Excel-sneltoetsen voor Windows en Mac Sneltoetsen voor het toetsenbord kunnen u veel tijd besparen! Gebruik deze snelkoppelingen voor Microsoft Excel om sneller te werken met spreadsheets op Windows en Mac. Lees meer), en u krijgt een aantal opties te zien. Kies gewoon degene die je nodig hebt.

Hier is een overzicht van enkele van de meest voorkomende:

• .xlsx / .xls: standaard Excel-indelingen.
• .xlt: Excel-sjabloon.
• .XLSB: een Excel-indeling geschreven in binair in plaats van XML, waarmee extreem grote spreadsheets sneller kunnen worden opgeslagen dan standaardindelingen.
• .csv: door komma's gescheiden waarde (zoals in het eerste hierboven gebruikte importvoorbeeld, kan door elk spreadsheetprogramma worden gelezen).
• .tekst: een aantal enigszins verschillende indelingen die tabbladen gebruiken om de cellen in uw spreadsheet te scheiden (selecteer bij twijfel de optie Door tabs gescheiden tekst in plaats van een andere TXT-optie).

Wanneer u een indeling selecteert en klikt Opslaan, u krijgt mogelijk een waarschuwing die er als volgt uitziet:

Als u uw bestand wilt opslaan als iets anders dan .xlsx of .xls, zal dit waarschijnlijk gebeuren. Behalve als er specifieke functies zijn die u echt nodig heeft in uw spreadsheet Doorgaan met en uw document zal worden opgeslagen.

Eén stap dichter bij Excel-beheersing

Voor het grootste deel gebruiken mensen alleen spreadsheets in Excel-indeling en het is heel eenvoudig om ze te openen, aan te passen en op te slaan. Maar af en toe krijgt u een ander soort document, zoals een bestand dat is opgehaald uit het web of is gegenereerd in een ander Office-pakket Welke Office-suite is het beste voor u? Welke Office-suite is het beste voor u? U zult worden ingedrukt om een ​​beroep te vinden dat geen enkele woord- of nummerverwerking vereist. En je vraagt ​​je misschien af: is Microsoft Office echt de beste oplossing? Dit zijn je opties. Lees verder . Weten hoe verschillende formaten moeten worden geïmporteerd en geëxporteerd, maakt het werken met dit soort vellen een stuk handiger.

Importeer of exporteer je Excel-bestanden op regelmatige basis? Waar vind je het nuttig voor? Heb je tips om problemen te delen of specifieke problemen waarvoor je nog geen oplossing hebt gevonden? Deel ze hieronder!

Ontdek meer over: Microsoft Excel, Spreadsheet.