Taken beheren met behulp van de Japanse Kanban-techniek

Of u nu werkt als onderdeel van een groot team of gewoon zelf een groot aantal taken wilt uitvoeren, het is gemakkelijk voor een groot aantal kleinere taken om in een onaantastbare taak te veranderen. Als dat vertrouwd klinkt, probeer dan Kanban in je workflow in te voeren om te zien of het de belasting lichter maakt.

Door stappen stap voor stap te splitsen en visueel op te stellen, helpt Kanban mensen de voortgang die ze maken te begrijpen en vast te stellen waar ruimte is voor verbetering. Ondanks zijn wortels in de automobielindustrie, kunnen de kernbegrippen achter deze strategie worden toegepast op een breed scala van werkomgevingen.

Het is relatief eenvoudig in te stellen en kan een duidelijk positief effect hebben op uw dagelijkse werk. Gebruik deze gids om uw planning in te stellen en Kanban te implementeren.

Wat is Kanban?

Kanban is een bedrijfspraktijk die in de jaren 1940 werd opgericht door Taiichi Ohno, die industrieel ingenieur was en probeerde de dagelijkse workflow bij de Japanse autogigant Toyota te stroomlijnen. Kijkend naar het denkproces achter het aanvullen van planken in supermarkten, ontwikkelde Ohno een methode om een ​​lineair proces te gebruiken met duidelijk gedefinieerde limieten voor beheersing van het effect van productiviteitsknelpunten.

De basisconfiguratie van een Kanban-planning verdeelt het gegeven proces in de deelstappen. Individuele taken - meestal vertegenwoordigd door Post-it-notities of een digitaal equivalent - verplaats van links naar rechts door kolommen die zijn gelabeld met de naam van elke stap en een getal.

Dit aantal, bepaald door de planner, vertegenwoordigt het aantal taken dat het team of de persoon die verantwoordelijk is voor die productiefase op elk gewenst moment kan verwerken. Taken in elke kolom zijn gescheiden in twee groepen; wordt uitgevoerd of voltooid. Wanneer een taak is voltooid, kan de volgende productiefase deze claimen en naar de volgende kolom verplaatsen - maar alleen als er voldoende capaciteit is om dit te doen.

Een openbaar Kanban-bord geeft je hele team een ​​overzicht van het project van start tot finish, in plaats van dat ze zich bewust zijn van de workflow die in hun eigen productiestadium wordt ondergebracht. Vanuit een managementperspectief kan dit helpen wijs personeel toe waar ze het hardst nodig zijn, maar het helpt individuen ook te bepalen waar hulp op een meer informele, doorlopende basis nodig is.

Een kanbanplanner instellen met Trello

Als je net begint met Kanban - en vooral als je het introduceert bij een groep die niet bekend is met het concept - kun je het beste ervoor zorgen dat de tools die je gebruikt zo simpel en benaderbaar mogelijk zijn. Hoewel het bestand is tegen bepaalde beperkingen die Kanban-puristen, projectbeheer en meer in de weg kunnen staan ​​10 Uniek gebruik van Trello Anders dan Projectbeheer 10 Uniek gebruik van Trello Anders dan Projectbeheer Trello is een genot voor de lijstliefhebber. De aanpak in Kanban-stijl was niet alleen bedoeld voor projectmanagement. Geloof ons niet? Kijk naar deze tien unieke toepassingen van Trello. Tool Meer lezen Trello is een uitstekende keuze om dingen van de grond te krijgen.

Om te beginnen, registreer je voor een Trello-account. Zodra dat is gebeurd, maakt u een nieuw board en begint u lijsten te maken. Elke lijst vertegenwoordigt één kolom van uw Kanban-workflow, dus geef ze elk een naam in een fase van het proces dat u overziet. Voor mijn voorbeeld heb ik de verschillende stappen voor het maken en publiceren van een artikel gebruikt, maar deze kunnen worden geruild voor elk project waaraan je misschien werkt.

De sleutel is die allerbelangrijkste nummers in de kop van elke kolom. Voel je vrij om in plaats daarvan te plaatsen en ze aan te passen naarmate je meer gevoel krijgt voor je proces - het is waarschijnlijk dat je niet echt weet hoeveel er door elke fase van het project kan vloeien op elk willekeurig moment totdat je met Kanban voor een korte tijd, vooral als je de strategie gebruikt als onderdeel van een team.

Zodra deze op hun plaats zijn, kunt u kaarten maken die individuele taken vertegenwoordigen, die vervolgens van de ene naar de andere lijst worden overgedragen, naargelang het geval. Het is cruciaal dat iedereen die het bord gebruikt deze kaarten georganiseerd houdt. Hoe Trello-lijsten te bewaren Meer georganiseerd met kaartomslagen Hoe Trello-lijsten beter te organiseren Georganiseerd met kaartomslagen Trello-organisatie kan snel uit de hand lopen, maar u kunt uw leven gemakkelijker maken met behulp van de kaart afbeelding dekt als visuele aanwijzingen. Lees meer en houdt vast aan de aantallen die zijn vastgelegd voor elke fase van het proces.

Om ervoor te zorgen dat het systeem werkt zoals bedoeld, moet er een methode zijn om taken te onderscheiden die een bepaalde fase van het proces hebben voltooid en taken die nog worden uitgevoerd. Op Trello zijn labels de eenvoudigste manier om dit bij te houden; Ik heb een groen label gebruikt om aan te geven dat een taak klaar is voor de volgende fase, en een gele om aan te geven dat er nog aan wordt gewerkt - zorg ervoor dat slechts één label op een willekeurige kaart wordt toegepast om verwarring te voorkomen.

Hierboven zie je mijn voorbeeld Trello-bord in actie - merk op dat de taak in de kolom Schrijven nog niet is verplaatst, omdat er geen capaciteit meer is in de bewerkingsfase. Wanneer een van de geel gelabelde taken is voltooid en dienovereenkomstig opnieuw is gelabeld, wordt die taak vervolgens verplaatst en wordt de status ervan gewijzigd.

Kanban gebruiken als een team

Hoewel het op individuele basis kan worden gebruikt, was de oorspronkelijke implementatie van Kanban een methode om te zorgen dat groepen konden werken als een samenhangende eenheid. 5 Google Spreadsheets Essentiële instellingen voor teamwork 5 Google Spreadsheets Essentiële functies voor teamwerk Google Spreadsheets heeft meer functies om collectief te ondersteunen gegevensinvoer en -verwerking dan u misschien denkt. We laten u kennismaken met de functies en functies van Google Spreadsheets die essentieel zijn voor groepsprojecten. Lees verder . Het klinkt misschien als een goed versleten advies, maar communicatie en teamwork zijn twee van de belangrijkste aspecten om deze strategie tot een succes te maken op uw werkplek..

De meeste digitale middelen voor het uitvoeren van een Kanban-workflow, inclusief Trello, bevatten een methode om opmerkingen of berichten achter te laten voor andere gebruikers. Hoewel overmatig gebruik kan resulteren in een zee van witte ruis, is het belangrijk dat werknemers tijdens het hele proces ten volle profiteren van de communicatiehulpmiddelen die deze platforms bieden.

Dit komt tegemoet aan het cruciale belang van teamwork. De kern van het Kanban-systeem is dat het iedereen die kijkt naar het schema een direct idee geeft van waar zich een knelpunt vormt. Dit is waar het loont om collega's te hebben die in meerdere disciplines werken; als een fase van het proces de productie vertraagt, wijs dan een deel van je team opnieuw toe om te helpen.

Afhankelijk van hoe uw werkplek is ingericht, is de beste manier om deze informatie door te geven mogelijk via een instant messaging-client. Slack is een krachtig hulpmiddel voor elk kantoor, en is nog beter wanneer het wordt uitgerust met bots die bepaalde processen kunnen automatiseren 14 Beste geautomatiseerde botsingen die u nodig hebt voor uw slack-kanaal 14 Beste geautomatiseerde bots die u nodig hebt voor uw verslapte kanaal Als u een bedrijf runt, kunt u kan Slack opzetten en ervoor zorgen dat bots de basistaken 24 uur per dag, 7 dagen per week uitvoeren terwijl je belangrijke dingen onderneemt, zoals het veroveren van de wereld. Lees verder .

Kanban gebruiken als een individu

Kanban gebruiken terwijl je solo vliegt, heeft een reflectieve kwaliteit en helpt je om belangrijke bottlenecks in je workflow te voorkomen. In plaats van te focussen op waar uw resources worden uitgerold, zoals u misschien met een groep doet, zou u in plaats daarvan moeten kijken naar welke stadia van uw werk de neiging hebben om het algehele proces te vertragen..

Een voordeel van het zelfstandig werken met Kanban is dat je niet wordt gehinderd door een digitale planner - deze opties zijn geweldig wanneer je samenwerkt, maar het gemak van een fysiek schema kan winnen als je de enige bent die het nodig heeft toegang.

Het gebruik van een combinatie van een notitieblok en sommige Post-it-notities - of zelfs een prikbord dat u gemakkelijk op de muur van uw kantoor kunt plaatsen - verwijdert eventuele technische complicaties van de principes van Kanban. Het is niet voor iedereen, maar een pen-en-papieroplossing heeft soms de voorkeur 6 Eenvoudige redenen waarom papier nog steeds je moordenaar is Productiviteitsapp 6 Simpele redenen waarom papier nog steeds je moordenaar kan zijn Productiviteit App Papier kan een krachtiger hulpmiddel zijn voor productiviteit dan een computer of een aanraakapparaat, en moet niet onmiddellijk worden afgewezen. Niet overtuigd? Hier zijn zes redenen waarom papier nog steeds relevant is. Lees meer omwille van de eenvoud.

Andere Kanban-hulpprogramma's

Trello is een goede manier om een ​​basis Kanban-proces operationeel te krijgen, maar u wilt misschien vertakken als u eenmaal uw basis heeft gevonden. Leankit is een dergelijke oplossing die een gratis proefperiode van 30 dagen biedt, en is gespecialiseerd in het ondersteunen van Kanban-methodologie en andere strategieën zoals de altijd populaire Scrum-techniek Scrumy - Eindelijk, een echt eenvoudige projectbeheersapp voor Scrumy-groepen - Eindelijk, A Truly Simple Project Management App voor groepen Meer lezen .

Kanban-specifieke opties zijn ook beschikbaar. Kanbanery biedt een slimme gebruikersinterface met heel weinig afleiding van je werk, met gratis plannen beschikbaar voor teams met minder dan twee leden, liefdadigheidsorganisaties of open-sourceprojecten. Ondertussen biedt KanbanFlow uitgebreide mobiele tools en krachtige Pomodoro-integratie om een ​​zeer sterk kernproduct te verbeteren.

Heeft u succes gehad met het implementeren van Kanban op uw werk? Leer je nu voor het eerst over de strategie en heb je meer vragen? Deel uw ervaringen en uw vragen in de opmerkingen hieronder.

Ontdek meer over: GTD, productiviteit, Trello.