Hoe u Evernote kunt gebruiken als een hulpmiddel voor projectbeheer

Toen ik besloot dat ik de controle over Evernote moest terugnemen Hoe Evernote Clutter opruimen voor opschonen Opmerking Hoe je Evernote Clutter opruimt voor opschonen Opmerking Evernote is de rommellade van onze digitale levens. Net als de rommellade bij ons thuis, moeten we het opruimen en het zo nu en dan organiseren. Dit is een hoofdstrategie. Lees meer, ik had 19 notebooks met meer dan 500 notities (dat was na het verwijderen van 1000 biljetten in waarschijnlijk acht of tien notebooks). Ik had 43 tags, de meeste met slechts een paar opmerkingen.

Sommige van mijn notitieboeken hadden “nuttig” artikelen. Sommigen hielden mijn doelen en gewoonte bijhouden van bladen. Anderen hadden dingen die ik grappig vond, recepten, carrière gerelateerde dingen en financiële informatie. Kortom, het was een enorme puinhoop.

Zo heb ik deze chaos veranderd in een fantastisch persoonlijk projectbeheersysteem en wat het je kan leren over het zorgen voor je Evernote-opstelling.

1. Maak uw notebooks schoon

Dit is het moeilijke deel. Ik moest van veel dingen af. Om dit snel gedaan te krijgen, skimde ik elke notebook en vroeg ik me af of er iets was waar ik zeker voor terug zou komen of dat ik niet gemakkelijk online kon vinden.

In de meeste gevallen was dat niet het geval. Ik zou altijd advies kunnen opzoeken over het uitgeven van boeken of het indienen van belastingen met een snelle Google-zoekopdracht. Ik heb mijn bestaande Evernote-account onderverdeeld in zeven notebooks.

Een optioneel onderdeel van deze stap is consolidatie. Als u een aantal notities over hetzelfde onderwerp hebt, kunt u deze kopiëren en in een enkele notitie plakken. Ik heb veel aantekeningen over vragenbrieven en toonhoogtes, bijvoorbeeld. Deze gaan allemaal in een enkele noot.

U kunt notebooks ook in stapels consolideren. Ik, bijvoorbeeld, gecombineerd “Humor” en “Media” in een “Pret” om te voorkomen dat ze mijn navigatiebalk vol raken.

2. Maak project-notitieblokken en stapels

Nu moet u notitieboekjes en stapels maken voor uw projectbeheersysteem. Ik ga de volgende stapels en notitieblokken maken:

• Gebruikmaken van
  • artikelen
  • Lange formulieren
• Hubstaff
  • blog
  • conversie
  • Nieuwsbrief
• anders
  • Mountain Weekly
  • Knightworks
  • Kartonnen Republiek
  • Casual Game Insider

Ik weet zeker dat anderen zullen komen, maar dit is wat ik zal beginnen. Ik heb ook nummers toegevoegd zodat ze in de volgorde van mijn voorkeur bovenaan de lijst met notities blijven:

Nu kan ik zo snel mogelijk bij de stapels en notebooks komen die ik nodig heb.

3. Maak een hoofdlijst

Zelfs als je een goed georganiseerd notebooksysteem hebt, wil je een centrale locatie om naar je verschillende projecten te verwijzen. Als voorbeeld, hier is mijn huidige hoofdlijst:

In mijn hoofdlijst heb ik een aantekening gemaakt van de verschillende freelancen en contractwerkzaamheden die ik aan het doen ben, samen met mijn loontarieven voor elk. Dit helpt me onthouden hoe ik mijn tijd moet prioriteren. Alle kortetermijnprojecten zullen hier ook worden toegevoegd, dus ik vergeet niet eraan te werken.

Zoals je kunt zien, “Freelance pitches” is gekoppeld - die koppeling brengt me naar een notitie waarin ik mijn potentiële pitches bijhoud. Het kan in plaats daarvan naar een Google Drive-spreadsheet gaan, een Trello-bord of iets anders dat nuttig zou kunnen zijn.

ik heb ook een “Potentieel / back burner” sectie om bij te houden wat ik zou doen net zoals om aan te werken, maar heb momenteel geen tijd om het te doen. Nogmaals, dit dient om dingen in mijn gedachten te houden.

Natuurlijk kunt u uw hoofdlijst aanpassen zoals u dat wilt. U kunt verwachte vervaldatums of links naar veel andere opmerkingen toevoegen. Of een takenlijst bijhouden 7 Tips om uw takenlijst beter te beheren 7 Tips om uw takenlijst beter te beheren Maakt uw takenlijst u nachtmerries? Misschien probeer je te veel tegelijk gedaan te krijgen. Het vergt een goed gecompileerde takenlijst voor een efficiënte workflow. Wij kunnen helpen. Lees meer dat u herinnert aan wat u hierna moet doen voor elk project.

Deze notitie moet dienen als uw startdashboard. Afhankelijk van het type projecten dat je hebt, wil je het aanpassen met de meest bruikbare informatie voor jouw specifieke situatie. Als u niet zeker weet waar u verder aan moet werken, dan is dit waar u naartoe gaat.

U kunt dit gedeelte ook gebruiken voor een hoofdtaaklijst. Het is gemakkelijk om selectievakjes aan Evernote-notities toe te voegen: druk op het selectievakje bovenaan de notitie.

4. Organiseer projectnota's

Er zijn veel verschillende manieren waarop u uw projectnotities in uw notitieblokken kunt organiseren.

Ik geef de voorkeur aan veel informatie in elke notitie zodat ik naar een enkele plaats kan gaan om informatie te vinden. In mijn Schrijven-notitieblok, bijvoorbeeld, heb ik een paar opmerkingen die een enorme hoeveelheid informatie over een enkel onderwerp bevatten.

Mijn “Nieuws verzamelen” notitie bevat een aantal artikelen over het vinden van dingen om over te rapporteren. Het bevat bijna 9.000 woorden.

Dit is een van de nuttigste dingen die ik heb gedaan met mijn aantekeningen.

U kunt elk van die artikelen in een andere notitie bewaren. Het hangt allemaal af van uw persoonlijke organisatiestijl. Het belangrijkste hier is om zoveel mogelijk informatie in uw notitieblokken te bewaren.

Al uw notities, aantekeningen, plannen, projecten, relevante e-mails (als u dat wilt) en al het andere met betrekking tot uw project moeten in die notitieboeken blijven.

Dat is natuurlijk niet altijd mogelijk. Als uw bedrijf projectmanagement uitvoert op Trello A Guide to Trello for Life en Project Management Een gids voor Trello for Life en projectmanagement Trello kan u helpen om georganiseerd te worden. Het is een gratis tool om elk type project te beheren. Lees deze handleiding om de basisstructuur, de navigatie en de manier waarop Trello nuttig voor u kan zijn te begrijpen. Meer lezen, u kunt het best worden bediend door vanuit uw hoofdlijst naar dat Trello-bord te linken. Maar zoveel mogelijk informatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn vanuit uw project-notitieboek.

5. Voeg snelkoppelingen toe

Het doel van een persoonlijk projectbeheersysteem is om ervoor te zorgen dat je alles kunt vinden wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt. Dat is precies wat snelkoppelingen u kunnen laten doen.

Als u notebooks en stapels tot een minimum beperkt, kunt u gemakkelijker dingen vinden. Waarschijnlijk gaat het om aantekeningen of notitieboeken die u met een enkele klik wilt openen. Sleep notebooks of notities gewoon naar het gedeelte met snelkoppelingen om ze daar te vergrendelen, waar u ze altijd kunt vinden.

6. Stel herinneringen en uiterste data in

De herinneringen en vervaldatums van Evernote zijn super handig wanneer u een aantal projecten beheert. Het toevoegen van een herinnering is net zo eenvoudig als klikken op de klok bovenaan elke notitie en het selecteren van een herinneringsdatum. Je ziet ook alle notities waarvoor je herinneringen hebt bovenaan je notebook:

Voeg herinneringen toe aan notities die u op een bepaalde dag moet verwerken.

Meestal stel ik herinneringen in vóór de vervaldatums, dus noteer ik de vervaldatum bovenaan de notitie. Hierdoor kan ik het in de fragmentweergave zien:

Houd er rekening mee dat als u een aantal verschillende taken in een enkele notitie hebt, u niet voor elke taak verschillende herinneringen kunt instellen. U kunt alleen een herinnering instellen voor een hele notitie, dus het is misschien beter om elke taak in een andere toon te houden.

7. Ontwikkel een codesysteem

Zoals met een paar andere dingen, de manier waarop u tags gebruikt, is afhankelijk van hoe u uw projecten wilt beheren. U wilt bijvoorbeeld een specifieke tag voor bepaalde typen projecten, die ik zou kunnen gebruiken “schrift,” “editing,” “onderzoeken,” “analytics,” enzovoorts.

U kunt in plaats daarvan prioriteitstags gebruiken: hoog, gemiddeld, laag; 1, 2, 3; nu, morgen, volgende week; of een soortgelijk systeem. Je kunt een verzamel- en archiveringssysteem gebruiken zoals beschreven in dit fenomenale artikel op Evernote-tags. De beste manier om Evernote te organiseren: Gebruik de beste manier om Evernote te organiseren: Gebruik de tags Is jouw Evernote een enorme puinhoop? We laten u een eenvoudige aanpassing zien die u helpt uw ​​notities te organiseren zoals nooit tevoren. Lees verder .

Veel mensen hebben tagging-systemen ontworpen voor de Getting Things Done-productiemethode Organize 2015: leer de krijgskunst om dingen gedaan te krijgen [Stuff to Watch] Organiseer 2015: leer de krijgskunst om dingen gedaan te krijgen [Stuff to Watch] Ooit afgevraagd waarom de succesvolle lijken de over-presteerders altijd een koel hoofd te houden? Lees verder . Code met Sonia heeft een geweldig voorbeeld van het gebruik van een breed scala aan geneste tags om haar notities te classificeren op basis van wat ze zijn, wanneer ze voor hen moet zorgen en de locatie waar ze verband mee houden.

Of u kunt besluiten om geen tags te gebruiken. Ik heb de neiging om zonder hen te gaan, en gewoon de geweldige zoekmogelijkheden van Evernote om te vinden wat ik nodig heb. Het is aan jou.

8. Integreer uw andere apps

Evernote heeft veel geweldige integraties die het helpen samenwerken met andere apps. Feedly en Pocket kunnen artikelen rechtstreeks naar Evernote verzenden. Trello heeft een power-up waarmee je notities en kaarten kunt koppelen. Vergeet niet dat Milk kan synchroniseren met Evernote, zodat uw herinneringen worden weergegeven in uw app voor taakbeheer.

Als u een andere app voor taakbeheer gebruikt, kan TaskClone u helpen bij het synchroniseren. Zapier en IFTTT verbinden Evernote met allerlei andere apps. Om een ​​idee te krijgen van wat u kunt doen, bekijkt u de beste Evernote-recepten in IFTTT. Je kunt veel geweldige dingen doen, afhankelijk van de apparaten en andere apps die je gebruikt.

Hoe meer u kunt automatiseren, hoe beter!

9. Werk samen

Als u Evernote als een persoonlijk projectbeheersysteem gebruikt, zult u waarschijnlijk niet veel van de samenwerkingstools hoeven te gebruiken. Als u echter met anderen samenwerkt die Evernote gebruiken, kunnen ze van grote waarde zijn - communicatie is cruciaal bij effectief projectmanagement De 5 beste tips voor projectmanagement voor beginners De 5 beste tips voor projectmanagement voor beginners Als u een rol als projectmanager op zich neemt voor de eerste keer zijn hier slechts vijf tips voor projectbeheer om u op weg te helpen. Lees meer, immers.

Notities delen is net zo eenvoudig als het raken van de Delen knop aan de bovenkant van de notitie om een ​​link te e-mailen. U kunt eenvoudig notities en notitieblokken op deze manier delen en u kunt een openbare koppeling naar de notitie posten op sociale netwerken.

Chatten met collega's kan ook nuttig zijn, vooral als u een samenwerkende notebook hebt die u allemaal gebruikt. Raken Bestand> Nieuwe chat of Beeld> Werkchat om de chat-dialogen te openen. Typ een naam of e-mailadres in de bovenste balk van het chatvenster om te chatten.

Evernote Project Management voor uw leven

Evernote is een geweldige plek om alle dingen die je denkt dat je in de toekomst nodig hebt zomaar te dumpen. Maar wanneer het is opgezet als een zeer georganiseerd projectbeheersysteem, zal het veel nuttiger zijn. En je hoeft deze principes niet alleen op het werk toe te passen: ze kunnen ook voor persoonlijke projecten zijn. Echt waar, ze kunnen overal voor worden gebruikt.

Dus ruim je rommelige Evernote-account op, maak het overzichtelijk en maak een plan. Je zult blij zijn dat je het gedaan hebt.

Gebruikt u Evernote voor persoonlijk of professioneel projectbeheer? Hoe houd je alles georganiseerd? Deel uw beste tips in de reacties hieronder!

Afbeeldingscredits: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

Ontdek meer over: Evernote, projectbeheer, taakbeheer, takenlijst.