Hoe de perfecte professionele e-mail te schrijven (ondersteund door gegevens)

Het schrijven van effectieve e-mails lijkt eenvoudig genoeg. Maar als u wilt dat uw e-mails nog beter presteren, houdt u dan rekening met de volgende wetenschapsgerelateerde regels.

In het verleden hebben we twaalf redenen vermeld waarom mensen uw e-mails nog steeds negeren 12 Redenen waarom mensen NOG STEEDS uw e-mails negeren 12 Redenen waarom mensen NOG STEEDS uw e-mails negeren Heeft u het vaak moeilijk om mensen te laten reageren op uw e-mails? We laten u zien waarom mensen uw e-mails misschien negeren en hoe u hen op de hoogte kunt stellen en op uw bericht kunt reageren. Lees verder . We hebben je zelfs stapsgewijze instructies gegeven om drukbezette mensen te laten reageren op je berichten. 6 manieren om drukke mensen te krijgen om je e-mails te beantwoorden. 6 manieren om drukke mensen te krijgen om je e-mails te beantwoorden Er zijn een hele reeks verschillende regels wanneer het gaat om e-mailen die iemand aanmoedigen of ontmoedigen om op de knop "beantwoorden" te klikken en je te antwoorden. Leer de regels van e-mailsucces. Lees verder . Maar nu is het tijd om een ​​aantal nog specifiekere, bruikbare tips te delen - ondersteund door gegevens.

Elk van deze tips verbetert niet alleen de kans dat uw e-mails worden gelezen, maar ook dat u een positief antwoord ontvangt van die e-mails. Dit is belangrijk omdat e-mail nog steeds de belangrijkste vorm van communicatie in de bedrijfswereld is. Door te weten hoe je effectieve e-mails maakt, geef je jezelf een duidelijk voordeel ten opzichte van je collega's.

1. Krijg op Voornaam Voorwaarden

Dit klinkt voor de hand liggend, maar als je echt wilt dat mensen opletten wanneer ze een e-mail van jou ontvangen, gebruik dan hun naam. En gebruik het meer dan eens.

Onderzoek gepubliceerd in 2006 toonde aan dat verschillende delen van de hersenen “toon een grotere activering op de eigen naam”, bewijs leveren dat “het horen van de eigen naam heeft een unieke werking van de hersenen”.

De naam van de ontvanger gebruiken in het onderwerp van de e-mail en e-mail body is dus een psychologische truc die de aandacht kan trekken. Sluiten met “Ik hoop snel van je te horen, Stan” is veel effectiever dan alleen “Ik hoop snel van je te horen”.

2. Omarm de Halo-effect

Mensen worden beïnvloed door mensen die ze vertrouwen. Als een manager u adviseert contact op te nemen met de directeur van uw bedrijf, vermeld die manager dan in uw inleidende e-mail. Koude e-mails zijn vreselijk om te ontvangen. Het is daarom uiterst belangrijk te laten zien dat u de steun hebt van iemand die uw ontvanger vertrouwt.

Dit is deels te wijten aan een theorie genaamd de Halo-effect. Dit is een soort bevestiging vooroordeel. In dit geval zou de bias waarschijnlijk de algemene indruk van de directeur verbeteren u gewoon vanwege hun gunstige indruk van de manager die je heeft doorverwezen.

Je hoeft echter niet te houden aan het vermelden van meerderen. Op basis van de opvattingen en ideeën van experts, klanten, wederzijdse vrienden en drukte kan ook uw e-mail worden versterkt, op voorwaarde dat de ontvanger de weergaven van de mensen waarnaar u verwijst, waardeert.

3. Wees boos of blij. Maar nooit neutraal

Wanneer Boemerang, een toonaangevende Gmail-app, analyseerde de gegevens, ze vonden iets ongelooflijk interessant. “Een van de belangrijkste factoren bij het bepalen van responspercentages is hoe positief (woorden als geweldig) of negatief (woorden als slecht) de woorden in het bericht zijn”.

Beide redelijk positief en negatieve e-mails ontvingen 5-15% meer reacties dan neutrale e-mails. Dat gezegd hebbende, uiterst vijandige e-mails 10 E-mailtips voor het omgaan met boze, trolse of onbeschofte e-mails 10 e-mailtips voor het omgaan met boze, trollish of onbeleefde e-mails Het is ongelooflijk frustrerend om uw e-mailinbox alleen te controleren om een ​​volledig hatelijke boodschap te vinden. Waarom in de wereld gedragen mensen zich zo? Met dat gezegd, zou je moeten leren jezelf te verdedigen terwijl ... Lees meer ontving nauwelijks enig antwoord. Buitensporig vleiende e-mails presteerden ook niet veel beter. Met andere woorden, kom over je gevoelens heen, maar overdrijf niet.

4. Houd het kort (Maar hoe kort?)

Ik weet het. Hierop zijn uitzonderingen. Een van mijn favoriete cerebrale sites Lees meer Intelligente inhoud in 2016 met deze 35 sites Lees meer Intelligente inhoud in 2016 met deze 35 sites We zouden deze 35 sites vaker moeten lezen. Als je moe bent van gedownloade content, maak je het komend jaar iets bedachtzamer met deze superlijst. Lees meer, Brain Pickings stuurt ongelooflijk lange e-mails die een genot om te lezen zijn. Maar over het algemeen suggereren de gegevens dat je lange e-mails moet vermijden.

In feite vond Boomerang, naast die informatie over de soorten woorden die je in je berichten zou moeten gebruiken, ook de “ideaal” lengte van een e-mail. Op basis van hun analyse van 40 miljoen e-mails, ontdekten ze dat die met niet meer dan 50-175 woorden de meeste kans hadden op een antwoord (49-50%). Dit wordt ook ondersteund door de bevindingen van een MIT-onderzoek uit 2010.

Dit is wijs advies, maar is niet altijd praktisch. Maar de les is om uw e-mails beknopt te houden. Een manier om dit te doen is je te abonneren op de filosofie van Five Sentences en nooit e-mails van meer dan vijf zinnen in lengte te verzenden. Zoals investeerder en auteur Guy Kawasaki aan Entrepreneur.com hebben verteld, “minder dan vijf zinnen zijn vaak bruusk en onbeschoft, meer dan vijf zinnen verspillen tijd.”

5. Gebruik het Woord “Omdat”

Als je het lef hebt om iemand te vragen iets voor je te doen, vertel het hem of haar dan waarom. We weten dit al sinds de jaren '70, toen professor in psychologie aan de universiteit van Harvard, Ellen Langer, een onderzoek publiceerde waarin het belang van het woord werd benadrukt “omdat”.

We krijgen veel te vaak e-mails die gewoon iets vragen (“Kunt u mij dat rapport vóór 14.00 uur sturen?”), zonder uit te leggen waarom. Maar door het woord te introduceren “omdat” in ons verzoek (“Kunt u mij dat rapport vóór 14.00 uur sturen omdat het om 17.00 uur moet worden bewerkt), dan neemt de kans op naleving toe.

Volgens die studie zou dit kunnen zijn omdat “mensen gaan op 'automatisch' gedrag ... als een vorm van een heuristiek of een kortere weg. En het horen van het woord 'omdat' gevolgd door een reden (hoe slap de reden ook is), dwingt ons eraan te voldoen.”

6. bied niet meer dan 3 keuzes aan

De Paradox of Choice is waar we zo'n overvloed aan opties hebben dat we verlamd raken. Om ervoor te zorgen dat uw e-mails niet resulteren in een Paradox naar keuze, probeer dan niet meer dan drie opties aan te bieden.

De menselijke geest houdt van de magie van drie. Daarom geven we drie medailles op de Olympische Spelen. We analyseren dingen in termen van optimistisch, realistisch en pessimistisch (of hoog, gemiddeld en laag). En het is waarom economische markten vaak volwassen zijn om slechts drie grote concurrenten te huisvesten.

Wat betreft de besluitvorming, vertrouwen we ook graag op drie redenen of drie keuzes. Dit werd aangetoond door onderzoek getiteld When Three Charms But Four Alarms, uitgevoerd door twee gedragswetenschappers. Toegepast op e-mailen, als u een vergadering of een oproep wilt arrangeren, probeer dan maar drie opties voor tijd en datum te geven. U kunt ook een tool voor vergaderplanning zoals Doodle gebruiken, die we hebben besproken. Doodle verwijdert de frustratie van het plannen van vergaderingen of evenementen Doodle verwijdert de frustratie van het plannen van vergaderingen of evenementen Vaak wordt een vergadering of evenement gepland voor een groep mensen om overeenstemming te bereiken kan net zo frustrerend en tijdrovend zijn als het vinden van uw kinderen verloren in een druk winkelcentrum. De online poll webapplicatie, ... Lees meer in het verleden.

7. Schrijf op het niveau van de derde graad

Het leesniveau van uw e-mails kan een enorm effect hebben op uw responspercentages. Volgens Boomerang hadden e-mails die op een college-leesniveau werden geschreven een responspercentage van slechts 39%. De meest effectieve leesgraad was de derde graad, die een respons van 53% behaalde.

Het leesniveau wordt voornamelijk bepaald door te kijken naar “aantal lettergrepen in uw woorden en het aantal woorden in uw zinnen.” Om je responspercentage te verbeteren, houd je zowel je zinnen als je woorden kort. Als u de leesgraad van uw eigen e-mails wilt controleren, kopieert en plakt u deze in hulpprogramma's zoals Readability-Score of Hemingway Editor.

8. Proefleest uw tekst

Voor langere e-mails is dit vanzelfsprekend, maar voor kortere e-mails wordt proeflezen vaak over het hoofd gezien. Dit is een slecht idee.

In een onderzoek uit 2001 toonde Larry Beason dat fouten bij het schrijven (inclusief spelling en grammaticale fouten, evenals logische fouten) verschillende negatieve effecten hebben op de perceptie van de schrijver.

Wanneer een lezer een fout opmerkt, nemen ze automatisch aannames over de schrijver. In deze studie waren de meest voorkomende veronderstellingen dat de schrijver een foute denker was, geen gedetailleerde persoon, een slechte communicator en / of slecht opgeleide.

Dit zijn enkele vrij schadelijke attributen waarvan je kunt voorkomen dat je ze ziet, gewoon door Grammatica Lite te corrigeren - Een browser-extensie voor al je leesbehoefte [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Een browser-extensie voor al je leesbehoefte [Chrome, Firefox , Safari] Hoe test je momenteel wat je op je computer typt? Typ het in Google? Plak je het in Word? Of gebruik je een proefleessite waar je je tekst in plakt? Ik ben zeker ... Lees meer over al je e-mails.

9. Geef nummers weer als cijfers

Als cijfers zoals statistieken, gegevens, datums, tijd enz. Belangrijk zijn in uw bericht, geeft u deze weer als cijfers in plaats van ze uit te typen (12, in plaats van twaalf).

Oogvolgstudies hebben aangetoond dat de ogen van een lezer in het algemeen over tekst scannen, terwijl “Cijfers stoppen vaak het dwalende oog”. Dit is zo omdat “getallen vertegenwoordigen feiten”. Nummers zijn harde gegevens die de geest snel kan uitzoeken. De lezer gaat ervan uit dat die cijfers een belangrijk onderdeel van het bericht zijn.

Houd hier rekening mee bij het maken van uw eigen e-mails. Als cijfers een belangrijk onderdeel van uw bericht zijn, geeft u deze weer als cijfers, zodat uw lezer het belangrijke van het onbelangrijke filtert.

E-mail voor u laten werken

In de meeste banen vormen e-mails een cruciaal onderdeel van hoe we communiceren met onze collega's. Of u nu 10 of 100 e-mails per dag verzendt, weten hoe u effectieve berichten kunt maken, is een vaardigheid die u moet leren.

Zoals je van boven kunt zien, is dit niet moeilijk. Kleine veranderingen, zoals het beknopter maken van uw e-mails, proeflezen of het veranderen van de emotie van uw schrijven, kunnen grote gevolgen hebben. En met gratis hulpprogramma's voor het verbeteren van e-mail 5 Hulpmiddelen die u kunnen helpen betere e-mails te schrijven 5 Hulpmiddelen die u kunnen helpen betere e-mails te schrijven Iedereen probeert het e-mailprobleem nog steeds op te lossen. Laten we dus ook praten over de meest elementaire gewoonte van allemaal: de kunst om betere e-mails te schrijven. Met de hulp van een aantal coole tools. Meer lezen om te helpen, er is geen excuus.

Deze kansen kunnen niet alleen de kans vergroten dat uw e-mails worden opgemerkt en beantwoord, maar zullen ook helpen om een ​​verbeterd professioneel imago van uzelf te cultiveren..

Welke wijzigingen heb je aangebracht in de manier waarop je e-mails schrijft die hun effectiviteit hebben verbeterd? We horen het graag!

Image Credits: Hug by Hernán Piñera (Flickr), Question Mark door Marco Bellucci (Flickr), Proofreading marks voorbeeld door volkspider (Flickr), Email door Dennis Sklay (Flickr)

Ontdek meer over: Bedrijfstechnologie, Emailtips.