Fed Up of Inefficient Meetings? Verzend deze 8 regels naar je baas

De overgrote meerderheid van ons weet hoe vaak een afvoervergadering kan zijn op zowel onze tijd als onze productiviteit. Maar als een vergadering goed georganiseerd is (en goed wordt geleid), is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en de moraal niet kan verbeteren, voor elke individuele deelnemer.

Er is veel inhoud over waarom we vergaderingen haten. Facebook tekent geschreven in een moment van volledige frustratie vanwege gemiste kansen, geheel te danken aan een slecht georganiseerde, schijnbaar zinloze vergadering die ver voorbij zijn toegewezen tijd trok.

Hier volgen enkele regels die u moet volgen voor betere vergaderingen en om te voorkomen dat u ieders tijd verspilt. Geloof me.

Een doel hebben en er zeker van zijn dat mensen er verstand van hebben

Als je gewoon iedereen bij elkaar roept om een ​​update te geven of om te klagen, is dat een lezing. Een lezing is geen vergadering. Als u iedereen wilt bijwerken, een e-mail sturen of posten naar iedereen in een teamtool zoals Slack, waardoor groepscommunicatie eenvoudiger wordt Slack Maakt groepscommunicatie Sneller en eenvoudiger Slack maakt groepsmededeling snellere en gemakkelijkere groeps-e-mails kunnen de productiviteit echt verlagen. Het is tijd om e-mailclients te laten rusten en gebruik te maken van samenwerkingsservices zoals onlangs gelanceerde Slack. Lees verder . Dit zal een veel beter gebruik van ieders tijd zijn.

Als u zich in een positie bevindt waar een vergadering inderdaad nodig is (dat wil zeggen wanneer u iets aan de groep moet toevoegen, dingen moet bespreken, ideeën moet rondsturen enzovoort), moet u ervoor zorgen dat het een duidelijk doel heeft. Waarom krijg je iedereen allemaal bij elkaar??

Slecht doel: “Om iedereen op de hoogte te brengen van wat er gaande is”.

Beter doel: “Om ideeën te verzamelen, een schema in te stellen en aan elk teamlid volgende acties toe te wijzen, zodat we eind maart een succesvolle lancering van product X360 kunnen uitvoeren”.

En zorg er alsjeblieft voor dat alle aanwezigen het doel van de vergadering kennen voordat het gebeurt. Als mensen weten wat de eindresultaten van een vergadering zullen zijn, zullen ze veel eerder bereid blijken te zijn en hopelijk hebben ze een aantal van de onderwerpen besproken die ter discussie staan ​​in plaats van on-the-fly te denken.

Maak een duidelijke, gestructureerde agenda

Je doel is je bestemming. Je agenda is je routekaart voor hoe je daar aankomt. Zonder deze routekaart lopen vergaderingen vaak uit de hand, gaan ze van het onderwerp af en zijn er lang niet zoveel beslissingen genomen als je had gehoopt. Als u merkt dat uw vergaderingen van het onderwerp af gaan, stop dan die eigenzinnige discussie en zet deze zo snel mogelijk weer op het goede spoor.

Uw vergaderagenda structureren Eenvoudig vergaderingsagenda's maken met behulp van vergaderverwachtingen [iPad] Eenvoudig vergaderingsagenda's maken met behulp van vergaderverwachtingen [iPad] Hoewel niemand van ons uitkijkt naar het bijwonen van vergaderingen, zijn er gelukkig een aantal nuttige online en mobiele toepassingen, zoals AgreeDo, dat maakt het eenvoudiger om vergaderingen te plannen. Alle succesvolle vergaderingen starten ... Lees aandachtig met behulp van een product zoals Meeting Expectations (iPad) of online tools zoals MyCommittee en Minutes.io. Stel een strikte deadline in voor elk item op de agenda, en geef individuele mensen een inleiding over wat van hen wordt verwacht. Als u wilt dat iemand een bijdrage levert aan een bepaalde discussie tijdens de vergadering, laat het hem weten! Bijvoorbeeld:

Agenda

1. Doelverklaring voor de vergadering en voorbereiding- (5 minuten)
2. Postmortem over de lancering van de laatste weken - wat waren onze KPI's (Kim om hierover te rapporteren). Wat ging goed? wat niet? (15 minuten)
3. Ideeën over hoe we bewustzijn kunnen creëren voor de volgende lancering (iedereen - denk alsjeblieft eens aan enkele ideeën voor de vergadering) - (15 min.)
4. Beslis over 3 van deze ideeën om nog meer uit te werken voor de volgende vergadering - (10 minuten)
5. Volgende acties toewijzen aan elk teamlid - (5 min.)

Zorg ervoor dat iedereen heeft wat ze nodig hebben

Ik ben bang om te denken hoeveel tijd er elk jaar wordt verspild door mensen die onvoorbereid op vergaderingen afstevenen (inclusief niet weten hoe je goede vergadernotities moet nemen.) Maak de notulen goed: hoe kan ik effectieve notities maken tijdens een vergadering De notulen laten werken: Effectieve notities maken tijdens een vergadering Het is een vaardigheid die maar weinig mensen hebben geperfectioneerd: de perfecte vergaderminuten. De registratie van gebeurtenissen bespaart u hoofdpijn in de loop van de tijd. Hier leest u hoe u effectieve notulen neemt tijdens een vergadering. Meer lezen). Deel uw agenda met alle aanwezigen minstens een paar dagen van tevoren, zodat ze alles kunnen verzamelen wat van hen wordt gevraagd.

Als u een bepaald teamlid nodig hebt om iets mee te nemen, zorg er dan voor dat ze begrijpen hoe belangrijk het is en dat het van tevoren wordt afgedrukt (indien nodig) om ervoor te zorgen dat ze niet in de wachtrij voor de printer komen te zitten. Het laatste dat je nodig hebt is dat de aanwezigen zichzelf verontschuldigen- “Sorry, ik heb geen kans gehad om het voor elkaar te krijgen. Ik zal het klaar hebben voor volgende week“. Dit helpt niemand.

Als u een vergadering houdt met mensen die op afstand werken, bekijk dan eerst onze gedetailleerde informatie “Online ontmoetingsgids” plus, zorg ervoor dat iedereen weet hoe je de conferencing-tool moet gebruiken die je besluit te gebruiken. Vóór de vergadering waarschuw je mensen om hun microfoon en webcam te controleren en ervoor te zorgen dat ze geïnstalleerde plug-ins hebben die nodig zijn voor zaken als Google+ Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google Hangouts Met de hedendaagse internettechnologie kan het houden van online vergaderingen zowel efficiënt als kosteneffectief zijn, vooral als u van tevoren plannen maakt en gebruik maakt van tijdbesparende hulpmiddelen. De afgelopen maanden heb ik deelgenomen aan online vergaderingen ... Lees meer .

Nodig alleen mensen uit die nodig zijn

Nodig niet het hele team uit om jezelf het gevoel te geven dat je de grote baas bent. Nodig alleen de mensen uit die je nodig hebt. Dat wil zeggen, de mensen die in een positie zijn om u te helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Alle anderen kunnen later worden bijgewerkt door de notulen van de vergadering te lezen of door op een geschikter moment een gesprek met hun collega's te voeren.

Houd gedetailleerde notulen

Gebruik een product zoals Agreedo (gratis) om gedetailleerde notulen bij te houden. Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergadering Minuten voor gratis online Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderminuten voor gratis online Al enkele weken ben ik op zoek naar een gemakkelijke om een ​​website of applicatie te gebruiken waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele benadering van tekstdocumenten is niet langer een productieve ... Lees meer waarop u betrouwbaar terug kunt gaan naar en werkelijk begrijpen. Met deze tool kunt u gedetailleerde notulen maken met sneltoetsen op het toetsenbord, de resultaten van vergaderingen bijhouden (zoals taken) en deze minuten snel en eenvoudig delen met uw team. Als u een iPad gebruikt, kunt u ook MinuteTaker ($ 7,99) proberen voor professionele vergaderverslagen MinuteTaker en vergaderingen Helpt u bij het produceren van professionele iPad Minute-rapporten MinuteTaker en vergaderingen Helpt u bij het produceren van professionele iPad-minutenrapporten In mijn gratis online MakeUseOf online vergaderinggids waar ik gaf enkele tips voor het plannen en houden van vergaderingen via het web, ik verwees ook naar een paar minuten om apps te nemen. Hoewel weinigen van ons ... Lees meer .

Zorg ervoor dat wanneer mensen deze notulen lezen, ze de belangrijkste punten / samenvattingen kennen van wat er is besproken en wat is besloten, en dat ze snel weer naar dit document kunnen verwijzen om te weten wat ze zelf moeten doen..

Uitsluiting is niet altijd beter dan inclusie

Ik weet dat ik (net) heb gezegd dat alleen die mensen die echt nodig zijn een vergadering bij mogen wonen, maar af en toe moet je ook iedereen opnemen voor een meer informele jamsessie, waar je allemaal ideeën kunt rondstippelen, praten over wat zou kunnen de organisatie verbeteren.

Gebruik dit als een kans om een ​​sterker team te bouwen. Doe dit tijdens een maaltijd of een biertje. Laat lekker eten het kantoor binnenkomen en zorg ervoor dat iedereen een uur of twee op een dag de tijd neemt om hun collega's beter te leren kennen, terwijl ze allemaal samenwerken om het bedrijf als geheel een beetje te verbeteren. Nogmaals, hebben een doel en een agenda, maar probeer dit soort samen te komen meer informeel, minder gestructureerd, maar nog steeds met een algemeen thema, zoals “De organisatie efficiënter maken”, of “Ideeën over hoe we kunnen diversifiëren”.

Wijs 'Volgende actie-items' toe”

Voordat u de vergadering beëindigt, moet u ervoor zorgen dat iedereen in de ruimte precies weet welke actie zij moeten ondernemen en wat de tijdlijn is. Dit is een truc die echt door David Allen wordt gepushed in zijn fantastische boek 'Getting Things Done'. Welk project iemand ook aan het uitvoeren is, zorg ervoor dat er een duidelijke volgende actie moet worden ondernomen om dit project in beweging te houden.

Nogmaals, dit moet een specifieke actie (of een reeks acties) zijn, met een strikte deadline en niet alleen maar een breed idee dat 'ASAP' moet worden gedaan. Bijvoorbeeld

Slechte volgende actie: “Vat de lancering van de vorige maand samen '.

Betere volgende actie: “Stel een spreadsheet samen (met een paar handige grafieken) waarop onze KPI's van de algemene startperiode worden weergegeven. Deel dit met het lanceringsteam, samen met het verzenden van een korte e-mail waarin wordt uitgelegd hoe je denkt dat de lancering verliep. Zorg dat dit uiterlijk donderdag klaar is”.

Vraag om feedback

Veel mensen zijn op hun hoede voor kritiek op hun 'superieuren' of collega's, dus vraag na elke vergadering mensen om anonieme feedback achter te laten via een online formulier (er is een lijst met gratis online enquêtetools That's What Everyone Says: 5 gratis tools voor effectieve online enquêtes Dat is wat iedereen zegt: 5 gratis tools voor effectieve online enquêtes Een tijdje had u niet veel keus gehad over welke enquêteservice u moest gebruiken, maar tegenwoordig is er nog veel om uit te kiezen. Welke is het beste voor u? Lees meer hier). Ontdek wat mensen van de bijeenkomst vonden - was het te lang? Voelde het nuttig voor hen? Zijn ze naar hun mening geluisterd? Hoe kan de vergadering de volgende keer worden verbeterd??

Welke feedback u ook ontvangt, zorg ervoor dat u deze niet negeert. Evolueer uw vergaderingen om ervoor te zorgen dat ze goed werken voor alle betrokkenen.

Kortom, door deze eenvoudige regels te volgen om ervoor te zorgen dat uw vergaderingen goed zijn voorbereid en goed worden uitgevoerd, kunt u de duur verkorten en de efficiëntie van uw vergaderingen verhogen, terwijl de frustratie van iedereen tot een minimum wordt beperkt!

En jij dan? Als uw vergaderingen meer op deze manier worden uitgevoerd, denkt u dan dat ze effectiever zijn?

Image Credit: Woodleywonderworks, teammeeting, via Flickr

Ontdek meer over: Time Management.