Hoe facturen voor klanten te maken met behulp van WordPress

Het maken en verzenden van facturen is een essentiële en toch lastige taak voor de meeste freelancers en kleine bedrijven. In plaats van handmatig een factuur te maken met behulp van een sjabloon, kunt u veel tijd besparen met de juiste hulpmiddelen. In dit artikel laten we u zien hoe u facturen kunt maken voor klanten die WordPress gebruiken.

Hoewel er een WordPress-plug-in voor facturen is, raden we aan een meer intuïtieve oplossing genaamd Freshbooks te gebruiken. Daarom zullen we twee methoden voor het maken van facturen delen. FreshBooks en WP-factuur.

Methode 1: Freshbooks gebruiken

De gemakkelijkste en meest professionele accountingtool voor freelancers en professionals is Freshbooks. Het is een accountingtool ontworpen voor niet-accountants en is perfect voor WordPress-professionals.

Er is een gratis proefversie van 30 dagen voor elke betaalde functie en ze hebben zelfs een voor altijd gratis abonnement.

Aanmelden is heel eenvoudig en u hoeft niet eens uw creditcardgegevens in te voeren voor de proefperiode. Na registratie beland je op een eenvoudig dashboard dat er als volgt uitziet:

Uw eerste factuur maken in Freshbooks

Het maken en verzenden van facturen met Freshbooks is een fluitje van een cent. Klik eenvoudig op de knop Nieuw en selecteer Factuur in het vervolgkeuzemenu.

Als u uw bedrijfsadres niet hebt toegevoegd, vraagt ​​Freshbooks naar uw bedrijfsadres dat op uw factuur zal verschijnen.

De factuurassistent vraagt ​​ook waarvoor factureert u uw klanten? U kunt tijd, items of beide kiezen, afhankelijk van welke services of producten u aan uw klanten verstrekt.

Op het volgende scherm moet u klantinformatie verstrekken. Freshbooks slaat deze informatie op en u kunt deze later gebruiken wanneer u een factuur naar die klant moet sturen.

Nadat u uw klantgegevens hebt opgeslagen, kunt u naar beneden scrollen om de taken en items, tarieven en verschuldigde bedragen in te voeren. U kunt meerdere regels voor elk item of elke taak toevoegen, samen met aanvullende opmerkingen en algemene voorwaarden.

Als u tevreden bent met de factuur, kunt u deze opslaan als een concept of direct per e-mail verzenden. U kunt ook een factuur per post verzenden.

Dat was eenvoudig, niet waar?

Betalingsmethoden toevoegen in FreshBooks

Met Freshbooks kunt u online betalingen van klanten accepteren. Het ondersteunt standaard PayPal en Stripe en u kunt andere populaire betalingsgateways inschakelen. Als u betalingen moet instellen, moet u op Instellingen in het hoofdmenu klikken en op Creditcards accepteren klikken.

Activeer de betaalmethode die u wilt gebruiken en beantwoord enkele eenvoudige vragen voor uw accountgegevens. Dat is alles, uw klanten kunnen u nu online betalen wanneer zij een factuur van u ontvangen.

Tracking-tijd en kosten met FreshBooks

Met FreshBooks kunt u uw uitgaven beheren en volgen. Klik eenvoudig op het tabblad uitgaven om aan de slag te gaan.

Freshbooks kan uw uitgaven importeren bij meer dan 13000 financiële instellingen. U kunt het eenvoudig aansluiten op uw bankrekening en creditcards. U kunt ook handmatig uitgaven toevoegen en bonnen opslaan door eenvoudig een momentopname van uw telefoon te maken.

Als u op uurbasis werkt, moet elke seconde van uw werk aan de klant worden gefactureerd. Freshbooks wordt geleverd met een ingebouwde tijdregistratietool. Klik eenvoudig op het tabblad Tijdregistratie om aan de slag te gaan.

Het enige dat u hoeft te doen, is de projectgegevens invoeren en uw uren registreren. U kunt ook de tijdtracker starten door op de knop Start Timer te klikken.

Methode 2: Een WordPress-plug-in gebruiken

Een andere manier om met facturen om te gaan, is door de WP-Invoice-plug-in te gebruiken. Op deze manier wordt uw WordPress-website het centrum van uw facturen en betalingen.

Het eerste wat u hoeft te doen is de WP-Invoice-plug-in installeren en activeren. Na activering zal de plug-in een nieuw menu-item 'Factuur' toevoegen aan uw WordPress-beheerder. Je moet bezoeken Factuur »Instellingen om de plug-in te configureren.

Eerst moet u uw bedrijfsnaam invoeren zoals u wilt dat deze op de facturen verschijnt. Vervolgens moet u een pagina selecteren om facturen weer te geven. We raden u aan om een ​​nieuwe WordPress-pagina met de titel Facturen te maken en die pagina hier te selecteren. Deze pagina wordt gebruikt om uw facturen weer te geven.

WP-facturen worden geleverd met meerdere betalingsopties (zie onze lijst met 5 PayPal-alternatieven voor freelancers om betalingen in WordPress te verzamelen.) U moet een standaardbetalingssysteem kiezen uit Stripe-, 2CheckOut-, PayPal-, Creditcard- of Interkassa-betalingsgateways. schakel gateways in of uit en laat uw gebruikers hun gewenste betaalmethode kiezen.

Wanneer u een betaalmethode kiest, ziet u een nieuw tabblad onder de instellingen om die specifieke betalingsgateway te configureren. Elke betalingsgateway heeft verschillende instellingen die u moet configureren door u aan te melden bij uw account op die gateway en uw API-sleutels te ontvangen.

Na het configureren van uw betalingsgateways, klikt u op Bewaar alle instellingen knop om uw wijzigingen op te slaan.

Een nieuwe factuur maken

Om een ​​nieuwe factuur te maken en naar een klant te sturen, gaat u gewoon naar Facturen »Nieuw toevoegen. U wordt gevraagd om het e-mailadres van de klant op te geven.

Na het invoeren van het e-mailadres laadt de plug-in het scherm Factuureditor. U ziet verschillende metaboxen op het bewerkingsscherm samen met de vertrouwde velden Title en Post Editor. Net onder het berichtbewerkingsvak ziet u een metabox om de items toe te voegen die u op deze factuur vermeldt.

Voer eenvoudig een artikel, aantal en prijs in. De plug-in berekent het totale bedrag en geeft het weer als saldo. U kunt op de omschrijvingslink klikken om een ​​beschrijving voor een item in de lijst toe te voegen. U kunt ook op 'Korting toevoegen ' knop om het kortingsbedrag af te trekken op basis van een percentage of een vast bedrag.

Onder het vak met factuuritems ziet u het vak met de betalingsgateway. Hier worden uw standaardbetalingen en alle betaalmethoden weergegeven die u op uw site hebt ingeschakeld. U kunt deze instellingen voor een factuur wijzigen als u dat wilt, of u kunt het verlaten om de standaardopties te gebruiken die u hebt ingesteld in de plugin-instellingen.

Aan uw rechterhand ziet u de Metabox voor gebruikersinformatie. Het zal het e-mailadres van de klant tonen. U kunt de rest van de informatie invullen. Als u niet over alle informatie beschikt, kunt u deze leeg laten en de klant kan deze invullen bij het uitvoeren van de betaling.

In de metabox voor publiceren zijn er opties om deze factuur als een prijsopgave te publiceren, gedeeltelijke betalingen toe te staan ​​of een periodieke factuur te maken. Klik op de Schakel vooruit Met de koppeling kunt u een vervaldatum voor de factuur toevoegen en belastinggegevens invoeren.

Na het publiceren van de factuur ontvangen uw klanten een e-mailmelding met een link naar de factuurpagina op uw WordPress-site. Als uw klanten geen e-mailmeldingen ontvangen, moet u onze handleiding over het oplossen van het probleem met WordPress-e-mail bekijken. De factuur wordt weergegeven met een koppeling om de PDF-versie af te drukken voordat de betaling wordt uitgevoerd. Klanten kunnen hun persoonlijke gegevens ook op de pagina wijzigen.

Facturen en rapporten bekijken

Alle facturen die u maakt, zijn toegankelijk vanaf Facturen »Alles bekijken. U kunt uw facturen sorteren en filteren via het menu aan uw rechterhand.

Om een ​​overzicht te krijgen van uw inkomsten en facturen, moet u een bezoek brengen Facturen »Rapporten. Daar kunt u grafieken en diagrammen voor alle facturen bekijken.

Fijn afstemmen van uw facturen, e-mails en betalingen

De instellingenpagina voor facturen zal veranderen nadat u uw initiële instellingen hebt opgeslagen. Nu als je bezoekt Facturen »Instellingen, u zult vele andere opties kunnen zien die u kunt configureren. U kunt bijvoorbeeld de e-mailsjablonen aanpassen, meerdere sjablonen maken, regelitems toevoegen waarmee u snel items aan een factuur kunt toevoegen. U kunt zelfs uw factuurgegevens importeren / exporteren naar een XML-bestand.

Voors en tegens van WP-factuur en Freshbooks

Met WP-Invoice krijgt u een gratis plug-in die precies op uw website past. U hoeft niet afhankelijk te zijn van een externe service om uw klanten en betalingen te beheren. U kunt automatische WordPress-back-ups instellen op een cloudopslag om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig zijn.

Aan de andere kant wordt FreshBooks gebruikt door duizenden professionals. Uw gegevens worden opgeslagen in de cloud en u hoeft zich geen zorgen te maken over back-up of beveiliging. Wat nog belangrijker is, het is niet alleen een factureringssoftware, het is een volwaardige boekhoudoplossing voor niet-accountants. U kunt kosten bijhouden, bankrekeningen koppelen, online betalingen ontvangen, enzovoort. Daarnaast maakt FreshBooks elke dag verbinding met meer services en wordt het krachtiger en eenvoudiger in gebruik.

Dat is alles, we hopen dat dit artikel u heeft geholpen bij het maken van facturen voor klanten die WordPress gebruiken. U kunt ook onze tutorial bekijken over hoe u testimonials van roterende klanten toevoegt in WordPress.

Als je dit artikel leuk vond, meld je dan aan voor onze YouTube-video-tutorials over WordPress. U kunt ons ook vinden op Twitter en Google+.