7 Skype voor bedrijven Tips en trucs voor geweldige vergaderingen

Skype voor bedrijven, voorheen Lync, is Microsoft's oplossing voor zakelijke berichten en vergaderen. Je kunt tot 250 mensen ontmoeten - zelfs als ze het programma niet gebruiken - en een combinatie van audio, afbeeldingen en chat gebruiken om je vergadering te hosten.

We hebben een lijst samengesteld met enkele van onze favoriete Skype voor Bedrijven-functies waarvan u misschien nog niet weet. Van het opnemen van uw vergadering tot het delen van uw PowerPoint-presentaties Office-bestanden online delen met Docs.com Office-bestanden online delen met Docs.com Hoe deelt u documenten en waarom? Als u regelmatig bestanden, privé of openbaar, beschikbaar moet maken, overweeg dan Microsoft Docs.com. U kunt online of rechtstreeks vanuit Office 2016 delen. Lees meer, we hebben u een aantal fantastische tips gegeven.

Als u uw eigen advies over Skype voor Bedrijven heeft om te delen, kunt u ons dat laten weten in de opmerkingen.

1. Maak een vergadering binnen Outlook

Verspil uw tijd niet aan rommelen met planningsbijeenkomsten in externe hulpmiddelen. Er is zoveel potentieel om het mis te gaan met online vergaderingen Fed Up Of Inefficient Meetings? Stuur deze 8 regels naar je baas Gevoed door inefficiënte vergaderingen? Stuur deze 8 regels naar je baas Als een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die moeten worden gevolgd voor effectieve vergaderingen. Lees meer en dat doet het vaak.

Misschien vergeet iemand zich op tijd aan te sluiten, heeft de juiste browser-plug-in niet geïnstalleerd of kan de headset niet worden aangesloten. Raak al dit gedoe kwijt door een Skype voor Bedrijven-vergadering te gebruiken bij het plannen van vergaderingen.

Bij het maken van een afspraak in Outlook, op de Afspraak tab, klik Skype-vergadering. Dit zal dan een link insluiten in de beschrijving, waarop mensen kunnen klikken om deel te nemen aan de vergadering. Als ze herinneringen hebben geactiveerd in Outlook, kunnen ze gewoon klikken Deelnemen aan de vergadering wanneer het opduikt en Skype voor Bedrijven het automatisch start. Weg is de zorg om mensen handmatig uit te nodigen voor een oproep - als ze op de uitnodiging zijn, kunnen ze meedoen.

Als je de. Niet kunt zien Skype-vergadering knop, hoeft u alleen maar een snelle wijziging aan te brengen in uw Outlook-instellingen. Ga naar Bestand> Opties> Add-ins. Op de Beheren dropdown selecteren COM-invoegtoepassingen en klik Gaan… Vink het vakje naast aan Skype Meeting-invoegtoepassing voor Microsoft Office en klik OK. Gedaan!

2. Neem uw vergaderingen op

Als je zoiets als ik bent, ben je in een vergadering geweest, heb je de oproep opgebeld en had je later een complete blanco geest. Heeft die persoon dat zeker gezegd? Wat waren de actiepunten? U kunt dat volledig ondervangen door al uw Skype voor Bedrijven-vergaderingen op te nemen. Alle oproepactiviteiten, zoals audio, video, scherm delen en instant messages, worden vastgelegd in de opname.

Klik tijdens een vergadering op de ... symbool en dan Start met opnemen. Iedereen in de vergadering krijgt een melding dat je het opneemt en een rode cirkelsymbool zal bovenaan het gesprek verschijnen. U kunt de pauze en hou op pictogrammen zoals nodig. Wanneer de vergadering is voltooid, wordt de opname automatisch opgeslagen in MP4-indeling.

Om een ​​opname te vinden, gaat u naar het hoofdscherm van Skype voor Bedrijven en klikt u op instellingen tandwiel dropdown. Vanaf hier ga je naar Hulpmiddelen> Recording Manager. Dit toont u metadata voor uw opnamen, zoals de datum en lengte. Je kan ook Spelen de opname en Bladeren ... om het bestand op uw pc te vinden.

3. Ken de sneltoetsen

Net als elk Office-product zit Skype voor Bedrijven vol met sneltoetsen 60 Essentiële Microsoft Office-sneltoetsen voor Word, Excel en PowerPoint 60 Essentiële Microsoft Office-sneltoetsen voor Word, Excel en PowerPoint Honderden sneltoetsen zijn beschikbaar in Office, maar dit zijn de belangrijkste die je zou moeten weten omdat ze je veel tijd zullen besparen. Lees meer om u te helpen dingen snel gedaan te krijgen.

Om te beginnen met de basis, drukt u op Windows-toets + Shift + O om een ​​inkomende uitnodiging of te accepteren Windows-toets + Esc om het te weigeren. Druk op om het geluid te dempen / op te heffen Windows-toets + F4. De camera werkt hetzelfde, maar is Windows-toets + F5.

Druk tijdens een gesprek op Ctrl + Shift + H om het in de wacht te zetten, of Alt + Q om het helemaal te beëindigen. Druk op wanneer u uw scherm deelt Ctrl + Alt + S om daarmee te stoppen. Als alternatief, als iemand anders de controle over uw scherm heeft overgenomen, drukt u op Ctrl + Alt + spatiebalk om de controle terug te krijgen.

Het programma heeft te veel snelkoppelingen om hier te vermelden, dus ga naar de Skype voor Bedrijven-snelkoppelingspagina van Microsoft voor de volledige laag-omlaag, waar ze snelkoppelingen voor IM, PowerPoint delen, bladeren door contacten en meer omvatten.

4. Stel Contact Privacy Relatie in

U kunt elk van uw contacten een van de vijf relatieniveaus toewijzen. Standaard zijn die binnen uw bedrijf collega's, en die buiten zullen zijn Externe contacten. Elk relatieniveau heeft verschillende rechten, bijvoorbeeld, Vrienden en familie kan uw vergadergegevens niet zien en Workgroup kan uw Do Not Disturb-status onderbreken.

De relatiestatus van een contact wijzigen, klik met de rechtermuisknop op hun naam en ga naar Verander privacyrelaties. Hier kunt u de huidige relatiestatus bekijken en beschrijvingen van de andere opties vinden. Als u meerdere contactpersonen wilt selecteren om de relaties in bulk te wijzigen, houdt u ingedrukt Ctrl en links klikken op elke naam om de beurt.

Situaties waarin het veranderen van de relatie nuttig is, zijn bijvoorbeeld als u met iemand van buiten werkt met wie u constant vergaderingen organiseert, of als er iemand is waarmee u altijd contact met u wilt opnemen, ongeacht uw status. Als u de relatie terug naar de standaardinstelling wilt wijzigen, klikt u op Relatie automatisch toewijzen.

5. Start een peiling, vragen en antwoorden en een whiteboard

U kunt uw vergaderingen spannender maken met de whiteboard-, poll- en vraag-en-antwoord-functies. Als u deze tijdens een vergadering wilt gebruiken, klikt u op Aanwezige inhoud knop, selecteer Meer, en kies vervolgens een van beide Whiteboard, poll, of Q & A.

selecteren Whiteboard opent het op ieders schermen. Dit is een geweldige functie voor wanneer het gemakkelijker is om iets te tekenen dan erover te praten. U kunt het rechterpaneel gebruiken om te schakelen tussen de verschillende annotatie-opties, zoals pen, markeerstift en wisser. Het whiteboard wordt gesloten als u naar een andere presentatieoptie overschakelt, maar de inhoud blijft behouden als u hier later op terugkomt.

selecteren poll opent de Maak een peiling venster. Hier kunt u de naam van uw poll en de antwoordkeuzen invoeren. De peiling wordt vervolgens aan iedereen in de vergadering getoond, zodat ze kunnen stemmen en de keuzes van anderen kunnen bekijken. U kunt klikken Poll-acties om de instellingen aan te passen, zoals het verbergen van de stemmen van de deelnemers, het opslaan van de resultaten of het sluiten van de poll.

Eindelijk, selecteren Q & A zal de standaardchat in een vraag- en antwoordmodule veranderen. Wanneer een deelnemer een vraag stelt, ontvang je een melding. Klik Antwoord, typ een antwoord en druk vervolgens op invoeren. Dit toont de vraag en het antwoord voor iedereen. Als u klaar bent, klikt u op Stop Q & A, ga dan naar Opslaan als als u een registratie van de sessie wilt hebben.

6. Presenteer een PowerPoint

U kunt uw scherm delen in Skype voor Bedrijven, maar soms wilt u misschien alleen een presentatie weergeven. De integratie met PowerPoint maakt dit mogelijk. Open uw presentatie in PowerPoint, ga naar de Diavoorstelling klik en klik Present Online> Skype voor bedrijven. U krijgt de mogelijkheid om dit naar een reeds lopende vergadering te sturen of om een ​​nieuwe vergadering te maken.

U kunt hetzelfde doen in andere Office-toepassingen Microsoft Office Wat? Een gids voor Office Suite Ecosysteem Microsoft Office Wat? Een gids voor het Office Suite Ecosysteem Iedereen weet wat Microsoft Office is, toch? Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote - eenvoudig. Hoe zit het met Office Online, Office Mobile, Office 2016 en Office 365? De Office-suite is complex geworden. We zullen het ontrafelen voor ... Lees meer. Ga hiervoor naar Bestand> Delen> Online presenteren. Eenmaal hier, zorg ervoor Skype voor bedrijven is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op Aanwezig.

Wanneer u presenteert in Skype voor Bedrijven, ziet u de nodige pictogrammen op het scherm om de inhoud te besturen, zoals pijlen om te schakelen tussen PowerPoint-dia's. Klik Stop met presenteren op elk moment om het bestand niet meer met iedereen te delen.

7. Overzetten naar mobiel

Als u ooit midden in een Skype voor Bedrijven-gesprek bent beland en de computer moet verlaten, kunt u het gesprek eenvoudig naar uw mobiele telefoon omschakelen. Ga naar om dit in te stellen Instellingen> Extra> Opties> Telefoons> Mobiele telefoon ... Voer je in Telefoonnummer (voeg een land / regiocode toe) en klik op OK.

Klik nu in een Skype voor Bedrijven-aanroep op de Oproepbesturing knop en klik vervolgens op Overdracht. Selecteer nu Mijn mobiel en klik Overdracht. U ontvangt een oproep op uw mobiele telefoon waarmee u automatisch verbinding kunt maken met de Skype voor Bedrijven-oproep.

Het mooie hiervan is dat je de Skype voor Bedrijven-applicatie die op je telefoon is geïnstalleerd niet nodig hebt. Er is momenteel echter geen manier om het gesprek terug te zetten van de telefoon naar Skype voor Bedrijven.

Host uw vergaderingen als een professional

Met al deze tips onder uw riem kunt u nu uw vergaderingen als een professional hosten. Uw collega's zullen onder de indruk zijn van uw efficiënte vergaderingsorganisatie, hoe soepel u content deelt en hoe cool het is wanneer u die peiling maakt.

Nu je de technologie onder controle hebt, zou je ook ons ​​artikel over hoe je vergaderingen op je werk moet overleven De introverte gids voor overlevende vergaderingen op het werk De introverte gids voor het overleven van vergaderingen op werk Vergaderingen zijn intimiderende evenementen voor introverte mensen. Maar u kunt uw interacties op de werkplek efficiënter maken met de juiste vergaderhulpmiddelen en -tips. Als u iemand bent die worstelt met vergaderingen op de werkvloer, kan dit artikel helpen. Lees verder . Als u op zoek bent naar meer tips buiten een bedrijfsomgeving, bekijk dan onze handleiding over hoe u een efficiëntere Skype-gebruiker kunt zijn 10 Tips om u efficiënter te maken Skype-gebruiker 10 Tips om u efficiënter te maken Skype-gebruiker Skype kan meer doen Dan jij denkt. Met dit artikel leert u alles over zijn best verborgen en geavanceerde functies. Het is het Skype-productiviteitshandboek. Lees verder .

Wat is je favoriete Skype voor Bedrijven-functie? Is er iets waarvan je denkt dat het programma ontbreekt??

Afbeeldingscredits: Robert Kneschke / Shutterstock

Ontdek meer over: Contactbeheer, sneltoetsen, vergaderingen, presentaties, audio opnemen, video opnemen, Skype.