Word Pro Outlook-gebruiker door veel voorkomende fouten te voorkomen

Als u in een normale kantooromgeving werkt, is de kans heel goed dat het e-mailsysteem een ​​Exchange-sever is en dat de mailclient naar keuze Outlook is. We hebben Outlook hier op MUO behandeld vanuit een aantal invalshoeken, waaronder Outlook Journal Track e-mails, telefoongesprekken en taken met Outlook Journal Track e-mails, telefoongesprekken en taken met Outlook-journaal, aangezien Outlook ongeveer net zo vaak voorkomt als Word en Excel op de meeste werk computers over de hele wereld, ik wil graag een paar tips met je delen over hoe je de echt coole dagboek kunt gebruiken ... Lees meer en maak een back-up van je Outlook-gegevens 5 eenvoudige manieren om een ​​back-up te maken van je Microsoft Outlook-gegevens 5 eenvoudige manieren om terug te komen Uw Microsoft Outlook-gegevens hoger lezen Meer lezen. We hebben zelfs een aantal coole VBA-scripting in Outlook behandeld, waar je je taken in een Excel-spreadsheet kon exporteren. Exporteer je Outlook-taken naar Excel met VBA Hoe exporteer je Outlook-taken naar Excel met VBA Of je nu een fan bent van Microsoft, één goede dingen die gezegd kunnen worden over MS Office-producten, is hoe gemakkelijk het is om elk van hen te integreren met elkaar ... Lees meer .

In dit artikel ga ik de Outlook-client zelf en een paar veelvoorkomende Outlook-fouten bekijken waarvan mensen vaak het slachtoffer worden. Gelukkig zijn er een paar ingebouwde hulpprogramma's die je kunt gebruiken om te proberen jezelf te beschermen tegen het maken van een van die fouten op je werk waardoor je lang moet leven.

Wat zijn enkele van die fouten? Hoe zit het met slaan? “allen beantwoorden” naar een van die massale e-mails en je compleet voor de gek houden? Hoe zit het met het schrijven van iets snel in de hitte van passie aan je baas die je volledig betreurt het moment dat je op klikt “sturen“? Er zijn zoveel situaties dat mensen die zich in dit soort situaties kunnen bevinden, en veel mensen hebben hun eigen e-mail-horrorverhalen. Het is dus logisch dat Microsoft een aantal belangrijke tools zou insluiten om te waken tegen die veelvoorkomende Outlook-fouten.

De gevaren van e-mail

Er zijn drie e-mailgevaren die ik in dit artikel ga behandelen - het versturen van die e-mail dat je spijt hebt van het moment dat je het verzendt, een e-mail stuurt naar de verkeerde persoon en als laatste dat oude antwoord-alle vergissing dat er zoveel mensen zijn schuldig aan.

De e-mail die u spijt van het verzenden

Weet je wat, we hebben allemaal die dagen. Je krijgt nog een e-mail van een baas of collega die je gewoon op de verkeerde manier wrijft. Je hebt een slechte ochtend gehad, of je hebt je eerste kop koffie nog niet gemaakt, en dus reageerde je op het antwoord en ontketende je al je frustratie en woede in één, vreselijke e-mail.

5 minuten en verschillende vloekwoorden later, voltooi je die e-mail en met nauwelijks een pauze klik je op “Sturen“. Dan, na ongeveer drie of vier seconden tevreden te hebben gezeten, begint het je precies te dagen wat je net hebt gedaan - en de mogelijke gevolgen. Je realiseert je, met een zinkend gevoel van je maag, dat je het echt niet had moeten sturen.

Wees niet bang, Outlook komt met een heel cool hulpmiddel alleen voor dit soort dingen - behalve dat je het op je client moet doen voor je maakt deze emotionele fout, niet daarna. Ik noem het het “verzekering tegen e-mail”. Om het in te schakelen, klikt u gewoon op “het dossier”, “info” en klik op “Regels en waarschuwingen beheren“.

Kortom, wat u hier gaat doen, is een regel maken die al uw uitgaande e-mails gedurende 5 minuten vertraagt. Dit geeft je een beetje “Kalmeer” verzekering, zodat u kunt voorkomen dat deze fouten gebeuren voordat ze gebeuren.

Klik op het scherm E-mailregels op “Nieuwe regel… ”

Klik vervolgens op “Regel toepassen op berichten die ik verzend“. Hiermee wordt de vertraging toegepast op elke e-mail die u verzendt vanaf het moment dat u op de knop klikt “Sturen” knop.

Bij de volgende stap in de wizard Regels hebt u de mogelijkheid om het aantal uitgaande berichten te beperken waarvoor dit geldt. Het kunnen bijvoorbeeld alleen belangrijke berichten zijn, of met bepaalde woorden in de body van uw bericht (misschien controleren op bepaalde vloekkeuzen die u wilt gebruiken?)

In dit voorbeeld ga ik het gewoon toepassen op alle uitgaande berichten, dus klik je op Volgende en klik je vervolgens gewoon op “Ja” voor het waarschuwingsbericht.

Selecteer tot slot “uitstel van levering met een aantal minuten“, Klik op de “een getal” link en stel de vertragingsperiode in op de hoeveelheid tijd die u denkt nodig te hebben om af te koelen en het bericht te annuleren voordat het daadwerkelijk wordt verzonden.

In de laatste stap kunt u uitzonderingen op deze regel toepassen, zodat deze geen berichten uitstelt die naar bepaalde mensen zijn verzonden (als een voorbeeld). Ik weet bijvoorbeeld dat ik eigenlijk helemaal iets kan schrijven dat ik wil aan mijn vriend John, en hij zal niet boos op me worden. We zijn tenslotte de beste maatjes - dus ik ga een uitzondering maken voor die berichten met zijn e-mailadres in de “ontvanger” veld-.

Geef uw vertragingsregel een naam en u bent klaar om te gaan (vergeet niet de regel in te schakelen).

Telkens wanneer u een e-mail verzendt, blijft deze gedurende 5 minuten in de postvak UIT. Dus als je na een minuutje besluit of het verzenden van de e-mail een grote vergissing was, kun je in je postvak UIT gaan en het bericht verwijderen - en een grote crisis vermijden.

Verifiëren wie uw boodschap is

Er is een veelgemaakte fout die mensen maken bij het snel verzenden van e-mails naar mensen - je hebt het waarschijnlijk zelf ervaren. Je gaat een e-mail sturen naar een vriend met de naam Ryan Dube bijvoorbeeld. Dus je typt erin “ry” en er komen drie overeenkomende namen uit de globale contactlijst van de Exchange-server of uit uw persoonlijke contactenlijst.

Omdat je zo'n haast hebt, kun je per ongeluk selecteren “Bryan Dube“, en ga verder met schrijven over je weekenduitje in Vegas. Je geeft een gedetailleerde beschrijving van alle dingen die je daar hebt gedaan - je weet wel, alle dingen die werden verondersteld blijven in Vegas? Je klikt “Sturen“, open je “Verzonden” om ervoor te zorgen dat het naar je buddy ging oke, en dan dringt het tot je door dat je het naar de verkeerde persoon hebt gestuurd. Erger nog - Bryan Dube is toevallig de bedrijfsvoorzitter die u vorige week een massale e-mail heeft gestuurd (vandaar dat hij opdook als een vervolgcontact).

Ja, dat heet neuken.

Gebruik in plaats daarvan een kleine pro-tip, bekend als Control-K, meteen nadat je de eerste paar letters van de naam van je vriend hebt getypt. Dit opent de “Controleer namen” hulpmiddel en kunt u de naam van de persoon daadwerkelijk selecteren in de officiële lijst met contactpersonen.

Dit lijkt in eerste instantie misschien een extra stap, maar voor die bijzonder gevoelige berichten is het een heel belangrijke extra stap. Hiermee kunt u bevestigen en ervoor zorgen dat de boodschap dat uw schrijven naar de juiste persoon gaat.

Laat MailTips u waarschuwen voor fouten in de gemeenschappelijke Outlook

Persoonlijk denk ik dat MailTips een van de grootste uitvindingen is die ooit in Outlook is ingebouwd. MailTips beschermt u tegen een lange lijst met problemen door u te waarschuwen voor zaken als of de ontvanger waarnaar u een e-mail stuurt eigenlijk een groep met een groot aantal ontvangers is (die u tegen de fout alle antwoorden zal beschermen), of u stuur een e-mail naar iemand buiten het bedrijf en vergelijkbare informatietips.

Als u MailTips wilt inschakelen, gaat u naar Outlook-opties, selecteert u “Mail” en schuif dan omlaag totdat je de “MailTips-opties” knop.

U ziet alle dingen die MailTips voor u doet in dit vak Opties. Als je alles wat je ziet leuk vindt, bevestig dat dan “Weergeven automatisch” is geselecteerd en klik vervolgens op OK.

MailTips kan echt een redder in nood zijn. Wanneer er kritieke e-mails binnenkomen, krijg je een fooi dat je dit misschien wilt beantwoorden. Het geeft ook aan of het afkomstig is van een geautomatiseerd systeem dat de e-mail automatisch naar u heeft doorgestuurd - een leuke functie voor IT-mensen die automatisch doorstuurregels hebben ingesteld van verschillende scripts die computersystemen en servers controleren.

MailTips zal u ook adviseren wanneer u een e-mail probeert te verzenden naar een ongeldig e-mailadres of naar een adres met een groot aantal ontvangers. MailTips kunnen u helpen om veelgemaakte e-mailfouten op veel te veel manieren te maken om hier een lijst te maken.

Alleen al het gebruik van deze drie belangrijke pro-tools in Outlook kan uw leven redden - of op zijn minst uw trots. Schakel ze in en gebruik ze en bespaar jezelf de hoofdpijn van het maken van deze veelvoorkomende Outlook-fouten. Het kan zelfs je carrière redden!

Heb je ooit eervolle e-mailfouten gemaakt waarbij tips als deze je zouden hebben gered? Deel uw ervaringen in de opmerkingen hieronder!

Beeldcredits: noodlijdende vrouw via Shutterstock

Ontdek meer over: Desktop Email Client, e-mailtips, Microsoft Outlook.