Hoe Microsoft Word Mailings te gebruiken om e-mails te automatiseren

Hoewel er veel dingen zijn die ik niet leuk vind aan Microsoft Word, zijn er nog veel meer dingen waar ik dol op ben. Ik hou vooral van hoe flexibel de tekenhulpmiddelen zijn, de meegeleverde sjablonen voor zaken als brieven en cv's, en vooral, ik hou van het vermogen om veel van de taken die je vaak doet te automatiseren. Een van die taken is het verzenden van rapporten of e-mails.

De meesten van ons worden geconfronteerd met een baan waarbij je een rapport moet sturen naar een heel team van mensen. Wat dit nog erger maakt, is dat je individueel op maat gemaakte e-mails moet sturen naar elke persoon met specifieke informatie over hen. Misschien is 80 tot 90% van de woordenschat hetzelfde, maar dat 10 of 20% specifiek voor de persoon uniek is - dus je merkt dat je uren aan het schrijven bent via e-mail na e-mail.

Het verzenden van geautomatiseerde e-mails

In het verleden schreef ik over hoe Google Analytics voor u kan werken met e-mailrapporten Hoe Google Analytics voor u werkt Met e-mailrapporten Meer lezen u kunt Google Analytics automatiseren om geplande rapporten te verzenden, die u vervolgens kunt doorgeven op naar je baas of klant. Maar de vorm van automatisering die ik je vandaag laat zien, is een beetje anders. In plaats van de gegevens voor u te produceren, gaat Word automatisch de gegevens invullen over de persoon in uw lijst met contactpersonen, terwijl u snel de gegevens of informatie kunt invoeren die u naar die persoon wilt verzenden. Hierdoor voelt de e-mail persoonlijk en direct aan, maar tegelijkertijd besteed je geen uren aan het opschrijven van tientallen of honderden persoonlijke, directe e-mails.

Als u aan de slag wilt gaan, klikt u in Word (in mijn voorbeelden is dit Word 2007) op “mailings” en klik vervolgens op “Start Afdruk samenvoegen.”

De Wizard is niet noodzakelijk, maar het is leuk omdat het je helpt alles te onthouden wat je moet doen. Kies eerst een sjabloon die u wilt gebruiken voor uw generieke rapport.

Word heeft veel goede stijlen en lay-outs. Zodra u uw sjabloon hebt gekozen, klikt u gewoon op OK. Nu is uw hele rapport voor u geschreven, u hoeft alleen de tekst in te vullen. Als het gaat om de datum, moet je ervoor kiezen “vandaag” zodat het document altijd de datum van vandaag gebruikt telkens wanneer u het later opnieuw maakt.

Wanneer u uw ontvangerslijst kiest om deze e-mails te ontvangen, kunt u uw huidige Outlook-contactpersonen gebruiken, een actuele contactenlijst die u ergens anders hebt geëxporteerd of een nieuwe lijst met contactpersonen maken.

In mijn voorbeeld heb ik ontvangers geselecteerd uit mijn huidige Outlook-contacten.

Nu uw ontvangers zijn geselecteerd, gaat u het document vertellen welke informatie moet worden opgehaald uit de contactinformatie en automatisch wordt ingesloten in het rapport. Dit doet u door te klikken op de “Voeg Samenvoegveld in” knop.

Ik maak bijvoorbeeld een rapport over een specifieke website voor een klant, dus ik heb die website gedefinieerd in hun contactgegevens en hier vertel ik Word dat ik die URL in het rapport moet gebruiken.

Als u Outlook gebruikt, vergeet dan niet dat Outlook-contactpersonen gebruikersvelden bevat, waarin u alle gewenste informatie voor die persoon kunt invoegen.

Dit is handig als de informatie die u voor die persoon wilt insluiten niet wordt gevonden in de velden in de lijst met contactpersonen.

Het coolste aan de Microsoft Word Mailings is dat je in principe creëert “Vul in” velden voor de delen van het rapport die uniek zijn voor elke persoon.

Dus terwijl je het generieke bericht schrijft en je komt op een plek waar je iets moet schrijven dat specifieke gegevens zou hebben die relevant zijn voor die persoon, klik je gewoon op “Reglement” en kies “Vul in“. Hiermee kunt u de promptvraag en een standaardantwoord definiëren. Wat er zal gebeuren, is wanneer u uw geautomatiseerde document laadt, het zal u vragen om elk van de invulvelden voor elke ontvanger in te vullen.

Zodra u klaar bent met het maken van uw geautomatiseerde mailing, zal uw document bestaan ​​uit een aantal velden die automatisch invullen op basis van de contactgegevens van de ontvanger, en andere velden zullen invullen op basis van wat u heeft opgegeven voor informatie.

Voor elk document kunt u snel het e-mailrapport uit Word verzenden door op de knop Outlook in de rechterbovenhoek van het scherm te klikken “Verstuur e-mail” (of verzend als bijlage PDF), en u bent klaar!

Met deze techniek vermindert u uw correspondentiewerk met minstens 50% of meer. Vooraan kost het je enige tijd om het document perfect in te stellen, maar elke week of maand die je nodig hebt om het rapport uit te brengen, zul je heel blij zijn dat je de moeite hebt genomen.

Geef Microsoft Word Mailings een kans en laat ons weten hoe het ging. Heb je tijd bespaard? Deel uw eigen ervaringen ermee in de opmerkingen hieronder!

Afbeeldingscredit: clix op sxc.hu

Ontdek meer over: Bedrijfstechnologie, Computerautomatisering, E-mailtips, Afdruk samenvoegen, Microsoft Word.