Blijf op de hoogte van klantproblemen en prioriteiten met de helpdesksoftware van Close Support

Als u een computerondersteuningsbedrijf hebt of een IT-helpdeskcentrum beheert, weet u dat IT-ondersteuning meer omvat dan alleen het oplossen van computerproblemen. Elk probleem vertegenwoordigt een symptoom dat een veel grotere systeemfout zou kunnen betekenen. Meerdere problemen die allemaal overeenkomen, wijzen ook op softwarefouten die mogelijk tijdens het testen zijn gemist.

Een van de beste manieren om alle problemen op te sporen en te analyseren, is via gecentraliseerde helpdesksoftware. Met een dergelijk systeem volg je niet alleen computer- of systeemproblemen, maar volg je ook welke leden van je personeel zorgden voor de tickets, een log van welke klanten of klanten de helpdesk het vaakst gebruikten en het biedt een geweldig hoog niveau overzicht van hoe goed uw IT-personeel problemen beheert.

Een van de beste gratis helpdesk software-oplossingen die ik heb gevonden en die dezelfde functionaliteit aankan als sommige van de duurdere tegenhangers die er zijn, is de Close Support Service Desk.

Instellen Sluiten Ondersteuning Servicedesk

De software is gebeld “service balie” liever dan “helpdesk” omdat het eigenlijk handig is voor meer dan alleen IT-problemen. Als u een service uitvoert waarbij klanten of klanten u over problemen ondervragen, kunt u deze software gebruiken om die problemen op te sporen. Misschien runt u een reparatieservice voor elektronica, een sanitairbedrijf of een ander veld dat problemen met het oplossen van problemen en reparaties omvat. Deze software kan u helpen die problemen te onthouden, op te sporen en te analyseren, vooral als u een team van technici voor u heeft.

Wanneer u de software voor het eerst instelt, zult u merken dat deze u vraagt ​​waar u toegang wilt tot de systeemdatabase. Close Support maakt gebruik van Access Runtime en de achtergronddatabase, CloseSupportBE.mdb genaamd, slaat alle gegevens voor het systeem op. Om verspreide gebruikers toegang te geven tot dit systeem voor het invoeren, beheren en sluiten van trouble tickets, sla de database gewoon op in het lokale netwerk. Als u het via internet wilt gebruiken, stelt u gewoon een online in “harde schijf” zoals Dropbox en sla de centrale database op die account op.

De enige ergernis als je de gratis software gebruikt, is een eerste vak dat opduikt wanneer je de software laadt, waar je moet klikken “Doorgaan met” om de aanmelding voor de gratis proefperiode te weigeren. Zodra u de software hebt geopend, ziet u vier belangrijke gebieden.

Bovenaan (1) vindt u snelzoekvelden en -knoppen om een ​​nieuw telefoonincident te maken of om een ​​nieuwe taak voor een van de medewerkers (of uzelf) te maken. Taken kunnen aan een bepaald probleem en een bepaalde technicus worden toegewezen. Het gebied Service aan de linkerkant bevat actieve taken (2) en actieve oproepen (3). Aan de rechterkant van het hoofdscherm ziet u oproepen gesorteerd op toegewezen persoon, status en prioriteit (4).

Gegevens invoeren wanneer een probleem (of e-mail) binnenkomt, is net zo eenvoudig als het gebruik van de verschillende vervolgkeuzelijsten om de prioriteit en de categorie van het probleem te selecteren. Een vak aan de rechterkant biedt specifieke informatie over het probleem.

Zodra de oproep in het systeem is, blijft deze in de “leven” gebied totdat het is opgelost of geannuleerd. Zodra er een actief probleem is, wordt elke wijziging in het systeem automatisch in de oproep vastgelegd “geschiedenis” Gebied.

Het toevoegen van een nieuwe taak is een handige manier om taken voor werknemers te maken en te bewaken die al dan niet gerelateerd zijn aan specifieke problemen die zijn opgeroepen. U kunt zelfs bepaalde taken op een terugkerende basis instellen, zodat het systeem kan worden gebruikt voor werkplanning evenals het afhandelen van probleemoproepen.

Als u vanuit de navigatiebalk aan de linkerkant op bedrijven klikt, ziet u alle klanten waarvoor u gewerkt hebt. Hier kunt u handmatig nieuwe bedrijven invoeren en alle contactgegevens invullen. Wanneer u vanuit een taak of op een oproep op het bedrijf klikt, wordt deze gekoppeld aan deze gedetailleerde informatie, zodat u eenvoudig contactgegevens kunt opvragen vanuit de oproep of taakweergave.

Hetzelfde geldt voor mensen, of dit nu individuele klanten zijn of de medewerkers die het werk doen. Voer hier alle details in, en voor werknemers, dit is waar u hun gebruikersnaam toewijst om het Servicedesk-systeem te gebruiken. Het leuke is dat wanneer u een klantnaam in een ticket gebruikt, u direct toegang hebt tot hun contactgegevens.

Ten slotte is een andere handige functie van het systeem dat u gesprekken of taken (actief of archieven) kunt exporteren naar een Excel-spreadsheet die u kunt gebruiken om uw eigen rapporten te maken of om uw eigen archief met opgeloste problemen te maken.

Er zijn tal van toepassingen voor deze gratis Help Desk-software die verder gaat dan alleen IT-technici. U kunt het gebruiken om zowat elk bedrijf dat problemen moet oplossen of problemen op te lossen, te beheren en organiseren. Geef het een kans en kijk of het je eigen bedrijf stroomlijnt!

Laat ons weten wat u vindt van de helpdesk van Close Support, of ken vergelijkbare hulpprogramma's die even nuttig zijn. Deel uw inzichten in de opmerkingen hieronder.

Afbeelding tegoed: Carlos Chavez

Meer informatie over: technische ondersteuning.